Diferencias entre ERP y SAP

¿Cuántas veces has confundido o usado como sinónimos ERP y SAP? ¿En qué se diferencian?

En este blog ya hemos hablado en alguna ocasión de estos conceptos, pero lo hemos hecho por separado —primer indicio de su bajo parentesco. Los hemos reunido en este post para contarte qué son, cuáles son sus características, ventajas y diferencias. 

¿Y si de repente descubrieras que SAP y ERP no son eso que habías pensado durante tanto tiempo? Vamos a comprobarlo. 

ERP y SAP: principales diferencias

¿Qué es ERP? Enterprise Resource Planning, su acrónimo. Es un sistema de planificación de recursos empresariales, un software que permite a las organizaciones integrar y gestionar distintas operaciones desde un único programa. Estas tareas pueden ir desde la recogida y explotación de los datos generados desde las distintas áreas de la empresa hasta su aprovechamiento. Desde este sistema informático es posible integrar, unificar, asegurar y gestionar el acceso a la información corporativa de valor.

¿Qué es SAP? Son las siglas en inglés de Systems, Applications, Products in Data Processing y funciona en todas las áreas de la administración empresarial (recursos humanos, logística, contabilidad, inventario, producción, etc.). SAP es un sistema a medida con el que se da información, basándose en los datos y analizando todo lo que se procesa. La información aportada sirve para interpretarse y tomar mejores decisiones en la empresa. Sectores como el de las materias primas, la metalúrgica, los servicios, las farmacéuticas y el sector público utilizan el sistema SAP para organizar todas las acciones que forman parte de su plan empresarial.

Eso son dos definiciones, pero debajo hay un mundo de características y diferencias entre ERP y SAP. Mientras Enterprise Resource Planning es el nombre general con el que hacemos referencia a un sistema de planificación de recursos empresariales, independientemente de la marca, SAP es un ERP específico. Con un ejemplo lo verás más claro: la diferencia entre estos conceptos es la misma que entre pizza y Buitoni. O yogur y Danone. 

En definitiva, la gran diferencia es que SAP es uno de los mayores proveedores de software ERP del mundo, mientras que el ERP no es una marca como tal, sino un producto, servicio o sistema del que existen diferentes proveedores.

Características de un planificador de recursos empresariales

Ahora que ya conoces la principal diferencia entre ERP y SAP, es el momento de conocer las características del software de gestión empresarial:

• Es modular, adaptable e integrado.
• Es un sistema complejo, pero flexible.
• Permite la automatización de procesos y tareas. 
• Su utilización es transversal. 

Tu empresa podría necesitar un software ERP si…

• Utilizas diferentes programas para distintos procesos.
• La información que necesitas no se obtiene fácilmente.
• La gestión se complica en la facturación, los pedidos, el inventario y las ventas.

¡Pide ayuda y no te quedes con la duda!

Ventajas y desventajas de usar ERP y SAP en la empresa

Ventajas del software ERP empresarial:

• Automatiza los procesos de la organización. 
• Unifica en una misma plataforma toda la información y las tareas se unifican en un entorno de colaboración. 
• Se integran las distintas bases de datos en un solo sistema.
• Ahorra tiempo y costes.
• Mejora la atención al cliente.
• Aumenta la seguridad en el almacenamiento de la información.
• Se eliminan las duplicidades y los procesos redundantes en la organización de la empresa.
• Aumenta el control de la calidad en los distintos procesos.

De cara a los procesos de la empresa, el software ERP aporta flexibilidad a la hora de satisfacer todo tipo de necesidades organizativas y operativas, como las siguientes:

• Gestión integral de la cadena de suministros.
• Gestión de los recursos humanos.
• Gestión del almacén y la logística.
• Gestión de las relaciones con los clientes.
• Gestión financiera y de la contabilidad.
• Business Intelligence e informes.
• Gestión de proyectos y de los recursos asociados a los mismos.

Sin embargo, no todas las organizaciones necesitan el mismo ERP para gestionar sus procesos. SAP es un ejemplo de la multitud de software empresarial que podemos encontrar en el mercado. Te mostraremos algunos puntos que deberías tener en cuenta para elegir el software ERP más adecuado para tu empresa:

• ¿Cuál es tu sector, tamaño y naturaleza operativa?
• ¿Cuáles son los objetivos de tu negocio?
• ¿Cuáles son tus necesidades y tu presupuesto? 
• ¿Cuentas con algún aliado tecnológico?
• ¿Cómo es el escenario futuro de tu empresa?

La migración de datos es uno de los principales desafíos cuando realizamos el cambio de datos a un nuevo sistema. Por eso, es importante tener una planificación exhaustiva antes de emprender la migración. Para que la transición sea de calidad debe enfocarse en la reducción el riesgo, los costes operativos y en la mejora de la calidad de los datos.

Conclusiones sobre SAP y ERP 

Si has llegado hasta aquí, es muy probable que estés buscando una solución ERP para tu compañía. La mayoría de las empresas —por no decir todas— comienzan siendo pequeños negocios. Con el tiempo, crecen y necesitan soluciones para gestionar sus recursos de forma eficiente. Es decir, necesitan un software ERP, pero ¿cómo saber si tu negocio está preparado?

Para ello, es importante fijarse en si el tamaño de la empresa ha aumentado y la dirección no puede tener bajo control todo el personal y sus funciones; si el tiempo requerido para actualizar la información es demasiado alto; si las exigencias de terceros (bancos o Hacienda) lo requieren; si la necesidad del software ha despertado por la influencia de proveedores o clientes; o si estás adquiriendo soluciones sencillas que no encajan con las necesidades de una compañía que está en crecimiento. 

En cualquier caso, SAP es un ejemplo de ERP con una larga trayectoria en el mercado. Muchas empresas adoptan esta solución para integrar sus procesos o resolver problemas en la tramitación de pedidos. Otras, buscan acabar con los excesos de inventario/stock. Incluso, afrontar la obsolescencia de hardware y software. 

¿Y tú? ¿Por qué necesitas un software ERP? Cuéntanoslo.