La auténtica checklist para saber si tu Salesforce está optimizado

Salesforce tiene una sorprendente capacidad de configuración y puede adaptarse a la realidad de cualquier tipo de empresa. Pero ese gran potencial de personalización añade una gran complejidad que impide a muchas compañías extraer el máximo provecho a esta potente plataforma de software.

A menudo, el CIO, el CTO o el personal de IT pueden verse desbordados por la magnitud de un proyecto de implementación de Salesforce.

Y es que no se trata de un software que se implementa desde cero. Normalmente, la decisión de adquirir Salesforce llega en un momento en el que la empresa ya cuenta con una gran cantidad de información, bases de datos, software y aplicaciones empresariales de todo tipo.

Salesforce puede gestionar e integrar toda esa realidad compleja de la empresa. Pero debe estar debidamente optimizada y adaptada para lograrlo.

¿Cuál es la checklist que debe cumplir como mínimo un proyecto de implementación de Salesforce en la empresa?

5 casillas que debes validar en tu checklist para saber que el Salesforce de tu empresa está bien optimizado

Como sin duda sabrás, una checklist es una lista con puntos o casillas que debes rellenar para cumplir un objetivo, una misión, etc. No es necesario que la lista esté en un documento digital. Lo importante son los pasos a dar para alcanzar una meta determinada.

Esta es la checklist que considero que toda implantación de Salesforce en una empresa debería cumplir, como mínimo.

1. Definición correcta de perfiles, roles y permisos

Para establecer un buen entorno Salesforce, es muy importante definir bien estos tres parámetros:

• Perfiles: establecen cómo acceden los usuarios a los diferentes objetos y las distintas fuentes de datos. Salesforce incluye perfiles predefinidos y, dependiendo del tipo de licencia por usuario, permite realizar un número limitado o ilimitado de ajustes.
• Roles: al configurar los roles de los usuarios estarás determinando lo que cada uno de ellos puede visualizar respecto a la información de la empresa. La definición de roles se establece de forma jerárquica, dependiendo de los cargos que ocupa cada cargo.
• Permisos: su función es la de definir qué tareas puede realizar cada usuario, y cuáles son las funcionalidades a las que tienen acceso.

La seguridad es crucial en la era de la transformación digital. Hay muchas formas de poner en riesgo la seguridad de la información y los datos sensibles de la compañía (pérdida de dispositivos por parte de los empleados, errores humanos al gestionar la información, etc.).

Pero la correcta configuración de estos tres parámetros en Salesforce con los que se establece qué puede ver y hacer cada usuario, es un importante paso para garantizar la seguridad de la empresa.

2. Sistemas de aprobación

Una de las funcionalidades de Salesforce es la de establecer procesos de aprobación. De ese modo, cuando un usuario quiere introducir un registro en el programa, más allá de la rutina habitual de trabajo, el registro debe recibir la aprobación de un supervisor o gerente.

Si un comercial, por poner un ejemplo, decide aplicar un descuento alto para cerrar una venta, el sistema de aprobación podría enviar un aviso al jefe de ventas para que dé el visto bueno.

Aplicar un sistema de aprobación  permite también supervisar el uso de Salesforce. Obligar a los empleados a introducir determinados registros al sistema puede evitar la amarga sorpresa de descubrir que casi nadie en la empresa está usando Salesforce.

En otras palabras, un sistema de aprobaciones puede ser tu mejor aliado para solucionar el posible problema de la baja adopción del software.

3. Dashboards y reportes

El principal cometido de un Dashboard es convertir los datos en información dotada de sentido y valiosa para la empresa. Su correcta configuración es vital para la empresa.

De ello depende que podáis realizar un análisis de la calidad de los datos, hacer un seguimiento de oportunidades (pipeline), evaluar el rumbo y los resultados de la empresa con un simple vistazo, etc.

Otro aspecto fundamental es la automatización de los informes. La clave está en que el software informe al equipo humano, no a la inversa.

4. Registro de comunicaciones

Las redes sociales internas y otras herramientas de comunicación interna están adquiriendo un gran protagonismo. Y no solo en Salesforce, sino en prácticamente cualquier plataforma de software empresarial lo suficientemente grande.

Además de mejorar el trabajo en equipo, potenciar la eficiencia y la creatividad, la comunicación interna puede servir para añadir conocimiento a Salesforce si se establece el registro de comunicaciones mediante:

• Una correcta implementación de Chatter, la red social interna de Salesforce.
• El registro de todas las reuniones, llamadas, etc.
• El registro de toda la actividad por email (Cirrus, Zinbyt, Ebsta, Inbox... sirven para integrar el correo electrónico en Salesforce. Incluso Outlook o Gmail en Salesforce Lightning).

5. Integración, integración, ¡integración!

Uno de los principales motivos de fracaso en la implementación de Salesforce en las empresas es el hecho de tener la plataforma aislada del resto de herramientas de software de la empresa.

Para empezar, ni siquiera es en muchos casos necesario abandonar el ERP de la empresa, el software de Recursos Humanos, el de facturación o el de ticketing.

La integración es necesaria por varias razones. Ofrece una gran variedad de fuentes y bases de datos para Salesforce, mejora la adopción por parte de los empleados que pueden realizar algunas de sus funciones con las herramientas con las que están familiarizados, permite no elevar demasiado la inversión en licencias aprovechando los recursos ya disponibles y permite extraer todo el potencial de los diversos recursos de la empresa en materia digital.

El problema es que incluso Salesforce tiene sus limitaciones a la hora de realizar integraciones, y es necesario realizar ajustes para conseguir la perfecta integración entre los sistemas de la compañía.

Y eso es precisamente lo que hacemos en AgilePlan. Adaptamos la plataforma a la realidad de la empresa logrando la integración del software disponible con Salesforce para potenciar al máximo todos esos recursos.

¿Estáis trabajando en la integración de Salesforce con los programas y aplicaciones de tu empresa? ¿Tienes alguna duda sobre la integración? Cuéntame vuestro caso. Tenemos mucha experiencia en todo tipo de integraciones, seguro que puedo echarte una mano.