12 síntomas de que necesitas automatizar tus procesos colaborativos

Cuando sugiero a mis clientes que necesitan automatizar sus procesos de colaboración, suelen mostrar un gesto de expectación y sorpresa.

A menudo, no son conscientes de que tienen un problema en sus flujos de trabajo.

En otros casos, saben que sus procesos colaborativos no son óptimos pero desconocen que existe una alternativa mejor.

Quizá ahora te estés preguntando si tú también necesitas automatizar los procesos de trabajo colaborativo en tu organización.

Sigue leyendo.

He preparado un listado de 12 síntomas inconfundibles que revelan la urgente necesidad de automatizar tus procesos colaborativos.

Síntoma de la “silla giratoria”

• ¿Cuántas veces tienes que revisar un proceso o tarea hasta que, por fin, es culminado?
• ¿Cuántas aplicaciones necesitas utilizar?
• ¿Cuántas llamadas de teléfono debes realizar?
• ¿Cuántos impresos has de rellenar hasta que consigues la aprobación de todos los departamentos?

Imagina que estás en tu oficina atendiendo a cada una de estas tareas.

Te garantizo que tu silla no va a dejar de girar para desplazarte de un sitio a otro del escritorio, con el fin de cumplimentar todas las fases necesarias del proceso.

La “silla giratoria” es un perfecto resumen de muchos de los problemas que se derivan de la ausencia de una correcta automatización de procesos.

Permíteme concretarlos un poco más.

Síntoma de la “mesa sin horizonte”

En el momento en que tu mesa se llena de carpetas y documentos de tus colaboradores, deberías saber que tienes un problema.

¡Pero eso no es lo peor de todo!

La cuestión es que, hasta que no examines cada uno de esos documentos, no sabrás en qué estado se encuentran los proyectos que gestionas.

Quizá ahora mismo estés pensando: “Nosotros ya no utilizamos papel. Hace tiempo que nos pasamos al email”

¿Ah sí? Tengo un síntoma específico para ti.

Síntoma del “buzón lleno”

El email no es la solución al problema. Todo lo contrario.

Es un peligroso agravante, dado que las mismas comunicaciones, que hace tiempo se te entregaban en papel, ahora te son remitidas a tu bandeja de entrada y se acumulan por decenas.

Esto se debe a que resulta mucho más sencillo darle al botón de “enviar email” que rellenar, imprimir y enviar un formulario.

No. Recibir los documentos y decisiones de los flujos de trabajo por email no es la solución, es parte del problema.

Síntoma del “teléfono comunicando”

Si tienes un proceso establecido, ¿por qué pasas tanto tiempo al teléfono hablando con los distintos responsables de cada departamento y coordinando las actividades?

La respuesta es muy sencilla.

Vuestros procesos no están automatizados, de manera que cada nuevo proyecto requiere una supervisión individualizada para garantizar que no se cometen errores (graves).

Síntoma de la “comunicación caótica”

¿Cuántos canales de comunicación utilizáis en vuestro equipo para la coordinación de las tareas y proyectos?

Si un día recibes un email, al día siguiente una llamada telefónica y, mientras estás almorzando, no dejas de recibir whatsapps en el grupo del “proyecto X”, te garantizo que no tenéis comunicación interna, sino un caos que os impide avanzar.

Síntoma del “Excel perdido”

Este es uno de mis síntomas favoritos.

¿Cuántas veces has tenido que tomar una decisión careciendo de los datos necesarios para hacerlo?

Tu intuición y experiencia son dos importantes recursos, pero ¿no sería estupendo poder disponer de datos fiables y actualizados de los aspectos que afectan al proyecto, para tomar una decisión bien informada?

Es una lástima que el Excel en el que se debían incluir todos estos datos y estadísticas se haya extraviado entre la documentación y los envíos de emails.

Quizá lo tienes, pero no estás seguro de que esté actualizado y ya es tarde para comprobarlo.

Quizá nunca llegó a elaborarse, sino que la solicitud se quedó como un borrador en la bandeja de salida de tu correo electrónico.

Síntoma del “sáltate ese trámite”

Si los procesos no están automatizados y monitorizados, saltarse determinados trámites puede resultar demasiado tentador.

Esto resulta especialmente frecuente cuando:

• Los procesos no están correctamente diseñados.
• El personal no ha sido correctamente entrenado.
• Se acumulan los retrasos.
• La afinidad entre departamentos o determinados miembros del personal no es la idónea.
• Cada uno de estos problemas puede ser corregido con las herramientas de automatización de procesos.

Síntoma del “becario todopoderoso”

Puede parecer exagerado pero, cuando se trabaja a contrarreloj y los procesos no disponen de la necesaria supervisión, siempre hay un empleado sin la suficiente autorización dispuesto a tomar decisiones que no le corresponden.

A menudo, no se hace con mala fe. Al contrario, esta persona suele intentar aportar fluidez a un proceso de parece estancado y urgente.

Cuando su decisión resulta ser correcta, se convierte en el “empleado del mes”. Cuando no… bueno, ya sabes lo que ocurre cuando no.

Síntoma del “jefe ausente”

Cuando no se automatizan los flujos de trabajo, los plazos de ejecución tienden a dilatarse y resulta imposible hacer una estimación fiable de la fecha de entrega.

Por algún misterioso motivo, el cajón de los asuntos prioritarios siempre está lleno de tareas urgentes.

¿Cuál es el problema?

Las ofertas que deberíais haber entregado se retrasan y, en el peor de los casos, se pierden oportunidades de negocio debido a que se llega tarde a la firma del contrato o el firmante está ausente por motivos varios.

Con la automatización de procesos, las tareas se ejecutan más ágilmente y se garantiza el cumplimiento de los plazos estimados.

Síntoma de la “información dispersa”

La incorporación de un nuevo miembro al proyecto suele poner de manifiesto uno de los mayores problemas de la falta de automatización de los procesos.

La información está dispersa, por lo que se invierte una gran cantidad de tiempo en recopilarla y ponerla a disposición del nuevo miembro del equipo.

A menudo, la falta de control sobre la información generada durante los procesos hace que ésta se extravíe definitivamente o incluso salga de la empresa, junto con la marcha de un empleado.

Créeme si te digo que descubrir algo así meses después de que ocurra te deja bastante “tocado”.

Síntoma del “yo no fui”

No importa lo bien que estén planificados vuestros procesos de trabajo. Siempre se van a cometer errores. Es inevitable.

El problema es que, cuando no has automatizado dichos procesos, es mucho más complicado identificar el momento en el que tuvo lugar el error y el responsable del mismo. Y no se trata de identificar culpables y cortar cabezas, no. Se trata de corregir errores y eliminar sus causas.

¿Qué es lo que suele ocurrir?

Todo el mundo se lava las manos y, con suerte, tardas semanas en descubrir quién tomó la decisión, cuándo la tomó y qué criterios utilizó.

Síntoma del “estancamiento”

¿Cuándo fue la última vez que mejorasteis vuestros procesos?

Si tienes que pararte a recordarlo, te aseguro que fue hace demasiado tiempo.

Este último síntoma es, probablemente, el más importante.

En ausencia de un sistema de automatización de procesos, resulta casi imposible analizar su eficiencia y detectar los cuellos de botella.

Así, es imposible probar nuevas alternativas y, mucho menos, mejorar vuestro rendimiento interno.

Toda organización tiene procesos. Es muy probable que los empleados de tu empresa o tú mismo estéis sufriendo los síntomas de una falta de automatización y optimización de los mismos.

En caso de que detectes alguno de estos síntomas, ponte en contacto conmigo inmediatamente.