Cosas que deberías hacer después de cada reunión: actas

¿Por qué mi empresa necesita un gestor de actas?

El área de organización de tu empresa es decisiva a la hora de alcanzar los objetivos marcados. Conseguirlos depende, en gran medida, de la planificación de tareas y responsabilidades que se lleven a cabo, así como de la coordinación y los recursos disponibles.

A medida que aumenta el número de empleados en la empresa, es importante organizar reuniones, planificarlas, optimizarlas y sacar el máximo partido de ellas para aumentar la productividad laboral. No obstante, con el paso del tiempo, son muchas las compañías que han adoptado pequeñas soluciones informáticas para salir del paso: un calendario organizativo en una hoja de cálculo de Excel, una aplicación para planificar reuniones, un programa para emitir recordatorios…

¿Crees que es la solución más acertada? En realidad, estas medidas resultan efectivas a corto plazo, pero a medida que crece el número de empleados, clientes y documentos, más complicado resulta organizar las reuniones. Por tanto, necesitamos invertir en otro tipo de soluciones.

¡Bienvenido! En este post vamos a presentar el gestor de actas, sus características y ventajas.

¿Qué son las actas?

Las actas son documentos vitales donde se relaciona lo presentado en las reuniones. Tienen una gran importancia en el ámbito empresarial y pueden servir para múltiples cosas: desde dar cuenta de la elección de un cargo en la empresa hasta registrar los puntos tratados y las decisiones tomadas durante el encuentro.

En cualquier caso, estos documentos dejan constancia del contenido de las reuniones, lo que resulta muy útil para hacer seguimiento de la toma de decisiones de una empresa. Estas actas son recogidas en el libro de actas, donde se almacena la información cronológicamente. Cuando esta es redactada, debe recibir el visto bueno de los participantes y firmar.

Este proceso puede resultar fácil cuando realizamos 1 o 2 reuniones, pero ¿qué sucede cuando nos reunimos continuamente con numerosos miembros internos y externos?

Para ello, necesitas el apoyo de un gestor de actas, la mejor solución organizativa para resolver todas las carencias de tu empresa. No solo ganarás flexibilidad para gestionar las actas de las reuniones, sino que también obtendrás trazabilidad de lo realizado en las mismas, mejorarás la coordinación sin necesidad de que los participantes estén presentes físicamente, ahorrarás en viajes y desplazamientos y serás mucho más eficiente.

En definitiva, un gestor de actas es la forma más ágil de organizar tus reuniones, hacer seguimiento y tomar decisiones.

¡Todo gracias a la automatización de la gestión de actas, convocatorias y toma de decisiones!

La importancia de tener reuniones eficaces

Las decisiones más importantes de una empresa siempre se toman en una reunión. Imagina su importancia…

Sin embargo, no siempre resultan efectivas, dado que muchas veces ni siquiera cuentan con un espacio óptimo para celebrarse, los miembros se encuentran distribuidos en otras zonas geográficas o no disponen de la información suficiente para nutrir los argumentos expuestos.

Las reuniones pueden ser desde diarias (de corta duración antes de iniciar la jornada, normalmente) hasta semanales (para evaluar los resultados), mensuales (se organizan sobre todo por departamentos) y anuales (se informa sobre la consecución de objetivos y se extraen conclusiones).

Sus objetivos pueden ser muy diversos, desde informar sobre un asunto en concreto o formar al equipo, hasta definir un plan estratégico, buscar mejorar los proyectos a través de sugerencias y resolver conflictos mediante el diálogo.

En cualquier caso, las reuniones son una herramienta fundamental para la buena marcha de la compañía. No es suficiente con realizarlas a menudo, debe existir un software que se encargue de automatizar todo. Y con todo nos referimos a organizar personas, repartir documentación, organizar asuntos, gestionar convocatorias, organizar tareas, realizar videoconferencias y gestionar actas automáticamente.

¿Y ahora qué? Ahora, es el momento de conocer las ventajas de los gestores de actas en las empresas.

Ventajas de usar un gestor de actas en la empresa

¿Cómo estás gestionando las actas de tus comités y reuniones? La importancia de estos documentos es única, dado que en ellas se registra todo lo ocurrido durante la reunión. ¿Conoces sus principales beneficios?

Toma nota, te los presentamos a continuación:

1. Ahorro en viajes, desplazamientos y, naturalmente, tiempo.
2. Reuniones más eficaces gracias a la automatización del sistema.
3. Mayor facilidad para tomar decisiones.
4. Trazabilidad de lo realizado por cada uno de los responsables.
5. Flexibilidad en la gestión de los asuntos y comités.
6. Reuniones efectivas y obtención de un repositorio de actas.

Eso no es todo. Lo mejor es que este tipo de herramientas pueden integrarse fácilmente con tus sistemas y aplicaciones para alimentar automáticamente nuevos asuntos o recibir las decisiones de los mismos.

¿Qué deberías hacer después de cada reunión?

Como sabes, las reuniones siguen siendo un recurso vital para el funcionamiento de las empresas.

Después de una reunión, lo primero que debes hacer es redactar un acta de todo lo acordado para enviarlo a los participantes, pero ¿cómo crear el acta? A continuación, te contamos todos los elementos que deben aparecer en la misma:

• Fecha, hora y lugar de la reunión.
• Nombres de los miembros convocados.
• Identificación del participante que preside la reunión.
• Orden del día con los temas tratados durante la reunión.
• Decisiones tomadas entre las partes, así como los plazos de entrega establecidos y los responsables para cada una de las tareas pendientes.
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• Firma del presidente y el secretario de la reunión.
• Fecha del próximo encuentro.

¿Y si estos pasos pudieras realizarlos automáticamente? ¿Sabes cómo influye la gestión de actas en la productividad y la satisfacción de los participantes? ¿Estás pensando en organizar tu próxima reunión?

En Cibernos, contamos con la solución Gestor de Comités con la que podrá organizar mejor la toma de decisiones sobre asuntos.