Consejos para aumentar el rendimiento empresarial con un gestor de comités

¿Estás buscando aumentar el rendimiento de tu empresa? ¿Te preguntas cómo hacerlo sin aumentar el coste?

Una solución puede ser el uso de un gestor de comités con el que ayudar a tu negocio a mejorar el rendimiento al proporcionar una solución de administración de equipos eficiente y de bajo coste. En este artículo, te proporcionaremos consejos para ayudarte a aprovechar al máximo el uso de un gestor de comités con el fin de incrementar el rendimiento empresarial. Te mostraremos cómo ahorrar tiempo y dinero a la vez que aumentas la productividad.

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Agiliza y normaliza la toma de decisiones con un gestor de comités

Antes de empezar con los consejos, es necesario recordar que un gestor de comités es un sistema diseñado para ayudar a las empresas a organizar, controlar y administrar sus comités de una forma eficiente. Esta herramienta proporciona a los líderes de equipo y miembros de comités una herramienta para planificar, organizar y administrar sus reuniones con el objetivo de mantener a todos los miembros organizados y al tanto de los progresos del proyecto o tarea, así como de los temas a tratar, el cronograma de la reunión, los documentos relacionados y los recursos.

Además, permite que toda esta información fluya de manera adecuada en un contexto en el que las fugas o pérdidas de datos entre personas y departamentos es muy alta debido a la falta de centralización de la información y al exceso de reuniones.

Si quieres saber cómo facilitar la organización de la toma de decisiones y el seguimiento de los temas acordados, descarga este eBook completo sobre el gestor de comités de forma gratuita. Y sigue leyendo, porque hemos recopilado una serie de recomendaciones para maximizar el rendimiento empresarial con esta herramienta.

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8 consejos clave para aumentar el rendimiento con un gestor de comités

¿Tienes dificultades para tomar decisiones sobre los asuntos tratados en tus reuniones? ¿La tramitación de proyectos y la gestión de convocatorias te llevan demasiado tiempo? ¿Sabes cómo elaborar automáticamente el libro de actas para cada uno de los órganos de gobierno?

Aquí te daremos algunos consejos clave que puedes implementar de inmediato para aumentar la eficiencia y los resultados con tu gestor de comités:

1. Permite que las personas adecuadas puedan dar de alta asuntos al proporcionar un entorno organizado, estructurado y centralizado para la comunicación, la documentación, el seguimiento y la gestión de tareas relacionadas con los asuntos del comité. Estos comités son grupos de trabajo que se reúnen para discutir y tomar decisiones sobre temas específicos, tales como: la estrategia a seguir para el desarrollo de un nuevo producto o la contratación de nuevos empleados.

2. Da prioridad a los asuntos de forma automática y ahorra tiempo. El gestor de comités permite analizar y clasificar los asuntos por orden de prioridad, permitiendo a los usuarios centrarse en los temas más importantes primero. Supongamos que hay varios temas a tratar en la reunión, pero el más importante es la decisión sobre el presupuesto de la empresa. El gestor de comités dará prioridad a este asunto por encima de otros de menor importancia.

3. Facilita la actuación de cada participante en función de su rol gracias a la información detallada sobre los perfiles y responsabilidades de cada miembro del comité. Los participantes sabrán exactamente qué se espera de ellos sin la necesidad de preguntar constantemente al resto acerca de sus responsabilidades. Siguiendo el ejemplo del presupuesto empresarial, con el gestor de comités, el CFO sabrá en todo momento cuáles son sus tareas pendientes (proporcionar información financiera concisa a la alta dirección para ayudar a tomar decisiones, analizar datos financieros de la compañía, desarrollar informes de presupuesto para el año fiscal, etc.).

4. Crea avisos y notificaciones y envíalas a quienes necesites para estar informados sobre lo que está sucediendo en el comité, así como proporcionar opiniones y sugerencias sobre los temas discutidos. Es importante que mantenga informados a los participantes sobre las decisiones relacionadas con el proyecto o tarea, de manera que garantice que todos los miembros estén al tanto de lo sucedido y sepan de antemano cuándo se espera que asistan a reuniones y aporten su opinión. Esto también facilitará la organización del comité.

5. Facilita la organización y coordinación de reuniones remotas. Con el gestor de comités resulta más sencillo que los equipos puedan coordinar reuniones virtuales, mantener un seguimiento de las tareas relacionadas con estas y compartir información. La coordinación de reuniones remotas es mucho más fácil cuando dispones de un gestor de comités, ya que es un lugar central para almacenar y compartir información relevante sobre proyectos, tareas, etc. Esto permite a los usuarios compartir archivos y documentos pertinentes en un solo lugar, así como el seguimiento de los asistentes, el establecimiento de agendas y la asignación de tareas. Como resultado, se logra una mejor coordinación.

6. Haz seguimiento de los asuntos y facilita a los miembros del comité mantenerse al tanto de los temas discutidos y tomar decisiones informadas. Esto es posible al proporcionar una plataforma para la gestión de reuniones, comunicación, documentos y seguimiento de tareas, lo que permite conocer los asuntos discutidos, acceder a los documentos relacionados y seguir el progreso de los asuntos. En Cibernos, disponemos de un vídeo donde puedes ver el funcionamiento de un gestor de comités de cerca para hacer seguimiento de los proyectos y tareas. ¡Descárgalo!

7. Utiliza un sistema de gestión de comités a tu medida para administrar mejor los procesos y recursos de la empresa. De esta forma, aumentará la eficiencia en los tiempos de los proyectos, y asegurarás que todas las tareas se realizan dentro de los plazos previstos. Este sistema puede ser utilizado para administrar el calendario de reuniones, el seguimiento de objetivos, la consecución de resultados, la documentación de los asuntos debatidos, la generación de informes, la asignación de tareas y la comunicación entre los miembros del comité.

8. Involucra a los miembros del comité en la toma de decisiones para asegurar que los problemas se abordan desde una perspectiva más amplia. Esto ayudará a la organización a aprovechar el conocimiento y la experiencia de todos los miembros del comité para obtener el mejor resultado posible. Y para ello, puedes establecer una agenda para la reunión y asegurarse de que todos los miembros del comité están al tanto de los temas a tratar, fomentar la discusión para contribuir con ideas y opiniones, analizar los pros y los contras de todas las opciones posibles, etc.

Si tu empresa tiene una estructura cada vez más compleja y se encuentra geográficamente dispersa, entonces, seguro que sabes lo complicado que resulta a veces reunir a todo el mundo para tomar decisiones. Hay que coordinarse, planificar, convocar a los implicados, recopilar la información y distribuir resultados en las decisiones tomadas.

Está claro, necesitas facilitar la organización de esas reuniones y el seguimiento de los temas acordados con una herramienta ágil. ¡Solicita una demo del gestor de comités de Cibernos!