Conoce el sistema de gestión de actas de Cibernos

Las actas son el lugar donde se registra todo lo acontecido durante la reunión, y en ellas se hace hincapié en los asuntos tratados y en las decisiones tomadas durante ésta. Sin embargo, el formato de estas actas varía en función del tema, aunque es ideal que exista un orden y una estructura similar entre ellas.

Mejorar la organización de las reuniones, los comités y las actas es fundamental para garantizar el éxito del área de Organización de la empresa. Teniendo en cuenta que vivimos en un mundo cada vez más globalizado, interconectado y competitivo, mejorar se ha convertido casi en una obligación. Sus ventajas no solo repercutirán en los clientes, sino también en los empleados y accionistas.

A lo largo de este post vamos a contarte cómo puedes mejorar tus reuniones y hacer que sean lo más eficaces posibles. Para ello, te vamos a presentar el Gestor de Comités de Cibernos.

¿Estás preparado para descubrir de qué se trata?

¿Qué problemas encuentran las empresas al gestionar sus reuniones?

Garantizar reuniones eficaces, así como llevar a cabo una correcta gestión de actas, son dos objetivos prioritarios en todas las empresas. Sin embargo, aquellas con estructuras complejas y con participantes geográficamente dispersos, como las Juntas del Gobierno, los Patronatos, etc., a menudo se encuentran con numerosos problemas que desembocan en una gestión poco acertada, malas decisiones, escaso gobierno…

Por el contrario, lo ideal sería garantizar principalmente dos cosas:

• Elaboración automática del libro de Actas para cada uno de los Órganos de Gobierno.
• Alimentación automática de catálogos de negocios que se generan a partir de la aprobación de los asuntos. Por ejemplo: nuevos servicios o productos.

Ante esta cuestión, los expertos en gestión y toma de decisiones por comités de Cibernos han creado un sistema capaz de automatizar las decisiones de los Órganos de Gobierno.

Gestión de Actas de de Cibernos

Para afrontar este tema, vamos a apoyarnos en la solución que Cibernos ha puesto a disposición de las compañías. Su Gestor de Comités es la aplicación definitiva para organizar reuniones y forma parte de la suite colaborativa Beesuite. Hace referencia al conjunto de soluciones de gestión por procesos encargada de facilitar el trabajo colaborativo, la toma de decisiones y la compartición de información en un entorno de comunicación completamente estructurado.

Con el paso de los años, las necesidades y exigencias de las empresas han ido cambiando, de manera que las reuniones ya no son siempre necesariamente físicas. También pueden hacerse de forma online para reducir costes y desplazamientos. ¿Tú también te has visto en esta situación? Te recomendamos que le eches un vistazo al Gestor de Comités para organizar reuniones, llevarlas a otro nivel y hacer que tu empresa sea más y más eficiente.

El Gestor de Comités es una solución compartida para coordinar, planificar y gestionar las reuniones, ya que alrededor de estas es fundamental que no quede nada en el aire, ni cabos sueltos. Para ello, es importante llevar a cabo una gestión correcta de las convocatorias, recogida de asuntos, actas, así como el seguimiento de las tareas solicitadas.

Con las soluciones de organización que ofrece la suite AgilePlan de Cibernos:

• Se acelera la toma de decisiones.
• Se comprenden las necesidades de los clientes a tiempo.
• Incrementa la efectividad de la empresa.
• Aumenta la competitividad y la oportunidad de negocio.

¿Estás preparado para resolver la problemática de gestión desestructurada que provoca la ingente cantidad de llamadas, mensajes y documentos en papel?

Gracias a una adecuada gestión de comités, podemos ayudarte a crear un entorno estructurado de información y, de paso, constituir un repositorio del conocimiento de la empresa, lo que disminuye su dependencia puntual de las personas.

Reuniones eficaces, ¿cómo conseguirlas?

Si bien es cierto que en todas las empresas no existen las mismas necesidades y, por tanto, tampoco las mismas soluciones, la disrupción tecnológica nos ha traído herramientas que facilitan el control de las tareas que se requieren antes y después de las reuniones. Quédate con estos 5 consejos y no dejes que tus reuniones se escapen de tu control:

1. Disponer de un circuito de aprobación claro entre comités para cada uno de los asuntos a tratar en la empresa.
2. Claridad en la generación de órdenes del día y de priorización de unos asuntos sobre otros.
3. Convocar las reuniones con suficiente antelación y de forma alternativa a las reuniones físicas. Los participantes de las mismas estarán agradecidos de ahorrar desplazamientos.
4. Identificación completa de los asuntos y la de información de acompañamiento.
5. Identificar rápidamente a los responsables de las acciones que se solicitan.

Con estos consejos y la ayuda del software de Gestor de Comités, podrás gestionar fácilmente tus convocatorias, recoger las decisiones tomadas de la participación física o virtual y generar de forma automática las actas de las reuniones.

Conclusión acerca de tus reuniones eficaces

Nada de esto sería posible sin la automatización, el pilar imprescindible de este sistema. Olvídate de preocupaciones acerca de la información, la gestión o el papeleo en cada una de las reuniones. Ahora, el propio gestor se encargará de hacer todo el proceso. Flexibilidad, trazabilidad y coordinación del trabajo también son parte de esta solución.

Merece la pena, sobre todo si necesitas gestionar eficazmente tus reuniones y actas. Deja de invertir más tiempo del necesario y no te vuelvas loco organizando papeles. ¿Necesitas más información? ¿Tienes muchos comités en tu empresa? ¿Los miembros de tus reuniones están en distintas zonas geográficas? ¿Te resulta complicado hacer seguimiento de los asuntos que se han solicitado? La eficacia está de tu lado.

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