Comprueba si el Responsable de Cumplimiento está haciendo estas tareas

Cuando realizamos la pregunta ¿cuáles son las labores del RC?, estamos haciendo referencia, también, a lo que no debería hacer y probablemente esté haciendo. Puede que parezca un trabalenguas, pero, en realidad, no estamos más que contándote cuáles son las tareas de cumplimiento que debe llevar a cabo el RC.

Y si eres un RC, seguro que en algún momento te has preguntado si lo que está haciendo tu equipo es lo más adecuado. Compruébalo a lo largo de este post.

Las 5 tareas que no debería realizar el área de cumplimiento

No es imposible generar en una compañía el sentimiento de hacer lo que se debe hacer, pues basta con echar un vistazo a los grandes programas de cumplimiento integral de algunas empresas. Se trata de un camino que bien ejecutado debe llevar al éxito. Para conseguirlo, creemos que el primer paso necesario es tomar conciencia de aquellas tareas que desvían a las organizaciones del buen cumplimiento. Te contamos 5 tareas que consumen mucho tiempo y aportan poco valor:

• Perseguir a la organización para recoger datos y documentos.
• Realizar manualmente los informes justificativos internos y para terceros.
• Diseñar y rellenar el documento de presentación del estado de la matriz de riesgos.
• Asignar y comunicar las tareas por no cumplimiento.
• Perseguir la ejecución de estas tareas, para conocer qué se ha hecho, cuándo, su grado de realización o identificar los problemas que han impedido su realización.

¿Crees que el Área de Cumplimiento de tu empresa está llevando a cabo estas tareas? ¿Y cuáles crees que debería estar realizando y que nadie puede hacer en su lugar? Ha llegado el momento de dar un paso más.

5 tareas a las que el RC debería dedicar más tiempo

Acabamos de mencionarte algunas tareas que las Áreas de Cumplimiento realizan a menudo sin ser conscientes del tiempo y el esfuerzo implicado. ¿Cuántas veces he oído “tengo mi gente enterrada haciendo informes para terceros”. Sobre todo, porque ya existen programas de cumplimiento automático capaces de realizar estos procesos. En su lugar, vamos a contarte 5 tareas en las que sí deberías enfocarte a:

• Revisar los cambios normativos (externos) y procedimentales (internos) para identificar nuevos riesgos y las medidas de mitigación que van a requerir.
• Controlar el cumplimiento de terceros, como los socios, proveedores y clientes.
• Promover la formación y divulgación de la ética y cumplimiento en la organización y entidades colaboradoras.
• Identificar áreas/funciones con peores indicadores de cumplimiento y estudiar sus causas.
• Determinar las mejores acciones de corrección según su coste/mejora proporcionada.

¿Por dónde empiezo?

En muchas ocasiones esta puede ser la primera pregunta que se gesta en la mente del RC, una pregunta que puede resolverse con una consultoría GRC. Este servicio profesional es desempeñado por expertos en cumplimiento con una amplia experiencia y conocimiento. 

El Buen Gobierno, los Riesgos y el Cumplimiento Normativo, que van más allá del ámbito estrictamente legal, de manera que hablamos de un modelo de gestión que integra todas las actividades que pueden ser objeto de control, para determinar aspectos que conviene corregir si no se encuentran en los valores adecuados. De este modo, además de asegurar el cumplimiento legal, se mejora la capacidad de las empresas para lograr todos sus objetivos.

A raíz de una consultoría, las empresas pueden comenzar a establecer un plan y entrar en acción para identificar e implantar controles de mitigación. La evaluación del cumplimiento es el siguiente paso más lógico, un punto en el que la automatización se coloca como principal alternativa. Gracias a ella puedes realizar controles frecuentes y detectar a tiempo situaciones no alineadas con la normativa, ética, valores u objetivos corporativos.

El control de seguimiento forma parte de la tercera fase integral del cumplimiento, un momento en el que cobran importancia la identificación de incumplimientos y la puesta en marcha de un plan de acción. Una parte muy importante es el seguimiento del plan de acción con un enfoque colaborativo, trazable y autoalimentado.

Si todavía no has puesto en marcha este proceso, quizás te falte el punto más importante: tomar conciencia. Ahora, ya conoces nuestras recomendaciones.

¿Estás dispuesto a empezar tu recorrido integral de cumplimiento?