Cómo saber si tu empresa necesita un sistema RPA

RPA o Robotic Process Automation significa ‘automatización de procesos mediante robots’, aunque creemos que la denominación de “tareas” es más adecuada que la de “procesos”. Vamos a profundizar un poco más. Esta tecnología puede reducir los costes operativos en un 80% y el tiempo de ejecución de tareas entre un 80% y un 90%, como señala la consultora Accenture.

Nos encontramos ante una de las soluciones más de moda en las empresas para llevar a cabo su transformación digital por varias razones: ahorra personal, incrementa la agilidad y la productividad del trabajo (funcionan 7x24, sin vacaciones ni festivos) por lo que aumenta la rentabilidad y los KPIs del negocio.

Ahora bien, ¿cómo puedes saber si tú también puedes aplicar un sistema RPA en tu empresa? Acompáñanos, vamos a desvelarlo juntos.

6 pasos para saber si necesitas un sistema RPA

La automatización robótica de procesos es una tecnología emergente que surge a raíz de la transformación digital de las empresas. Se basa, principalmente, en usar un software o implantar robots inteligentes en el núcleo de la compañía. A continuación, vamos a contarte cómo saber cuándo debes robotizar las tareas de tu compañía:

1. Demasiado tiempo y dinero invertido en procesos y tareas rutinarias que no aportan valor al negocio.
2. Alto volumen de estas tareas y poca previsibilidad.
3. Escasa rentabilidad derivada de la cantidad de horas que invierten los empleados en hacer sus tareas.
4. Dificultades para alinear los recursos humanos a demandas variables y de agilidad ante necesidades imprevistas por la lentitud en el tiempo de respuesta.
5. Poca capacidad de mejora con el sistema productivo actual sin invertir mucho en la modificación de los sistemas actuales

La combinación de todas estas debilidades demuestran la necesidad de automatizar las tareas en la empresa y, por tanto, de implantar un RPA. Sin embargo, esta decisión depende directamente del tamaño de la empresa. Hay que hacer números. Por lo general, se está llevando a cabo en organizaciones de distribución y logística (para los precios y programas de fidelización), en la banca y los seguros (para detectar fraudes), en el sector público (para calcular impuestos), en los medios de comunicación (para las comisiones o los royalties), etc.

¿En qué se diferencia el RPA de otros sistemas de automatización?

Podemos encontrar diferentes soluciones tradicionales TI que permiten a las empresas automatizar parte de sus actividades y ahorrar algún que otro coste y tiempo que se invertía. Sin embargo, el RPA se diferencia de este tipo de soluciones por varias e importantes razones:

• No tiene una naturaleza intrusiva.
• No provoca ningún tipo de interrupción en la empresa ni en sus sistemas, sino que se lleva a cabo sobre la infraestructura ya existente.
• Su implantación no es compleja ni costosa.
• Y tiene un retorno de inversión muy importante y fácilmente medible.

Sólo requiere un mínimo servicio de monitorización para detectar cuando el robot tiene algún problema. Esto normalmente sucede cuando se ha producido algún cambio en la interfaz de usuario que no se había comunicado previamente y que por ello el robot no sabrá tratar.

La automatización a través de un sistema RPA permite la rápida obtención de beneficios, una inversión inicial mínima y el proceso se ejecuta de forma continua. Otras de las ventajas que puedes obtener directamente a partir de este sistema de automatización son:

• Calidad en la ejecución de los procesos, ya que se reduce el número de errores y se normaliza la tarea al ejecutarse siempre con el mismo procedimiento
• Aumenta el retorno de la inversión, ya que tiene un impacto significativo sobre la reducción de costes y tiempos.
• Reduce las cargas de trabajo administrativo y burocrático par dedicarlo a labores de más valor añadido.
• Facilita la integración en los sistemas y sin producir ningún tipo de disrupción en el sistema.
• Los robots no se ven sometidos a un horario de trabajo y pueden estar operando de manera indefinida sin ver mermado el rendimiento, ya que pueden estar ejecutando tareas durante las 24 horas del día y los 365 días del año de forma consecutiva.

Los procesos que pueden ser objeto de un sistema RPA son…

Puede que los procesos de contabilidad y financieros sean los primeros en venirte a la mente cuando hablamos de automatizar, pero no son los únicos. El informe Automatización Robótica de Procesos (RPA) publicado en 2017 ya los identificaba: específicos, que se engloban en un proceso más grande y son operaciones repetitivas; multifuncionales que son múltiples robots que trabajan coordinadamente en las actividades que se requieren); end-to-end  que afectan a múltiples departamentos y por ello son transversales.

De una manera más concreta, y al margen de los sectores que te mencionábamos anteriormente (banca y seguros, medios de comunicación, distribución y logística), vamos a mencionar qué características concretas son las más idóneas para la aplicación de RPA:

• Implicar un elevado volumen de carga de trabajo.
• Funcionales y estables.
• Basados en hechos desencadenantes ya preconfigurados.
• Basados en reglas y no depender del juicio humano.

En definitiva, Robotic Process Automation puede automatizar la interacción con otros sistemas a través de la propia interfaz de usuario sin requerir desarrollo ad-hoc. Esta acción puede tener sentido para aplicarla a una tarea en concreto, sin embargo, se le puede sacar mucho más partido siempre que se enfoque desde una óptica global del proceso. Si una tarea del proceso no aporta valor, tampoco lo hará automatizada, aunque nos cueste menos.

Breve conclusión acerca del RPA en las empresas

¿Necesitas contratar una empresa que aplique las mejores soluciones RPA para empezar a automatizar tus tareas? Te invitamos a solicitar información y a resolver todas tus dudas, estaremos encantados de ayudarte.

Pero antes de que lo hagas, queremos recordar cuál es su relación con la transformación digital. El RPA es la palabra de moda en estos procesos y uno de los segmentos tecnológicos que más rápido crecen. En definitiva, es una de las tecnologías más aterrizadas dentro de la nube de la transformación digital, de manera que la automatización está sustituyendo tareas donde hay un gran porcentaje de intervención humana. Ninguna empresa rechazaría la posibilidad de ejecutar tareas de negocio más rápido y a mucho menor coste. Tanto RPA como transformación digital buscan agilizar las tareas del negocio.

¿Estás preparado para dar el paso? ¿Qué te frena? ¿Ya has optimizado tus procesos e identificado las tareas manuales repetitivas de escaso valor añadido? ¿Te interesa liberar recursos para otras actividades más valiosas? Cuéntanos todas tus dudas.