Cómo puedo evaluar eficazmente el cumplimiento de un proveedor

¿No sabes cómo gestionar el cumplimiento de las cláusulas contractuales?, ¿eres el Responsable de Compras de tu empresa y no sabes cómo controlar todas las cláusulas de los contratos de servicio?, ¿no sabes cómo controlar el riesgo asociado a ellos?, ¿crees que les controlas con insuficiente frecuencia?

Si crees que tu empresa se encuentra sumergida en alguna de estas situaciones, te aconsejamos disponer de una solución eficaz para el control de las cláusulas contractuales de servicios.

¡Arranca el cumplimiento en proveedores!

¿Necesito un Control de Contratos en mi empresa?

Dudar de ello ya es en sí un paso hacia atrás en la gestión. El Control de Proveedores es el núcleo facilitador del control en nuestra empresa, pues nos permite hacer un seguimiento y evaluación continua de los proveedores en un doble sentido:

• Administrativo: en el sentido clásico del cumplimiento normativo
• Operativo: en el sentido del cumplimiento de las cláusulas contractuales (SLA)

¿Qué necesito para hacer un control eficaz de los proveedores?

Necesitas una solución. Una solución que se traduce en control. Y un control que se identifica con evaluar eficazmente el cumplimiento de las cláusulas contractuales. Muchas empresas están perdiendo dinero a causa de los proveedores, pues no realizan el control necesario. No queremos que en tu organización ocurra lo mismo, por lo que queremos compartir contigo una solución.

Sabemos que poder controlar todas las cláusulas de los contratos de servicios de clientes con un alto nivel de subcontratación es un auténtico reto. Sin embargo, existen maneras de hacerlo eficazmente, empezando por tomar conciencia de la importancia de disponer de un sistema de control específico para ellos.  

Así lo habitual será definir por cada proveedor:

• Una estructura de control de tipo administrativo.
• Varias estructuras de control operativo, una por cada contrato de servicios firmado.

Control Administrativo

Este nivel deber responder prioritariamente a los procesos de homologación de proveedores de cada empresa, entre las que forma parte las denominadas tareas de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y fundamental en el marco de la prevención de riesgos laborales. El resultado de este nivel es determinar si existen incumplimientos en algunos riesgos que impidan o limiten la actividad del proveedor o levante alguna alerta a tener en cuenta.

Control Operativo

Los controles de tipo operativo, no tienen que ver tanto con un cumplimiento en sentido genérico, sino con el cumplimiento concreto de las cláusulas de un contrato, y tiene dos objetivos claros:

• Determinar las penalizaciones/bonificaciones por incumplimientos o mejoras en el servicio realizado de cada una de las cláusulas contractuales.
• Determinar los pagos a realizar por los volúmenes gestionados

En cada evaluación del proveedor, típicamente una vez al mes, se obtiene una evaluación del cumplimiento administrativo y un resultado económico por contrato, que será una cantidad a pagar en función del trabajo realizado, más los pluses y menos las penalizaciones incurridas.

Además, si la situación así lo requiere, este sistema servirá de vehículo para asignarles tareas de corrección ante incumplimientos, de forma que el proveedor tome las medidas correctoras oportunas que tendrá que acreditar en el propio sistema.

¿Qué ocurre si no cuento con una solución eficaz?

No existen razones suficientes que impidan aprovechar los avances y las oportunidades que tenemos a nuestra disposición en lo que al cumplimiento se refiere. La dirección de las empresas tiene una alta responsabilidad en la gestión eficaz de los contratos, así como en cualquier otro ámbito del cumplimiento. Por eso, el  Control de Contratos se ha convertido en una solución eficaz para evitar:

• No disponer de un modelo de evaluación del cumplimiento para los proveedores.
• Contar con evidencias de cumplimiento administrativo que ni siquiera somos capaces de recoger.
• No realizar controles operativos con la suficiente periodicidad que detecte los problemas antes de que sea demasiado tarde.
• Recoger de forma no estructurada todos los datos y documentos enviados por ellos que ya se podrían introducir en origen por los propios proveedores.
• Dificultad en el seguimiento del estado de las acciones por incumplimiento.
• Dificultad para calcular la facturación por contrato.

Si sobre ti cae la responsabilidad del control de proveedores, no dejes que los documentos y datos que recibes te inunden. Dale la vuelta a la tortilla y que sean ellos los que introduzcan la información que necesites para la evaluación administrativa y de todos los contratos de servicios en vigor.

¡Cambia tu rol de Administrativo a Supervisor y aumenta la frecuencia de los controles sin esfuerzo adicional!