¿Cómo puedo asegurar un buen cumplimiento en mi empresa?

¿Sois conscientes de la cantidad de Responsable de Cumplimiento (RC) que se hacen esta pregunta?, ¿cómo encuentran una respuesta eficaz?, ¿qué alternativas tienen?, ¿conocen todas las posibilidades?, ¿qué formas existen en la actualidad para mejorar el proceso de cumplimiento?, ¿dónde deberían focalizarse?

Queremos compartir contigo las respuestas a estas preguntas, pues creemos que es un primer paso necesario para afrontar las responsabilidades del Compliance con éxito. ¿Estáis preparados?

¡No esperemos más!

9 funciones que convierten el cumplimiento en efectivo

Calificar de efectivo un hecho o acción significa que hemos encontrado alcanzado además de la eficacia, la eficiencia. Es decir, que se ha logrado un cumplimiento sin invertir más esfuerzo del necesario y operando con menos riesgos.  Este puede ser el sueño de muchos RC, por lo que es necesario que conozcan cuáles son las funciones que deben realizar para conseguirlo: 

1. Gestionar un modelo de prevención.

Viene establecido en el artículo 31 de la Ley Orgánica 10/1995 de 23 de noviembre, del Código Penal y establece la supervisión del funcionamiento y cumplimiento del modelo, así como el control y la vigilancia del personal que se encuentra sometido a este. Se trata de dos funciones inherentes al modelo de prevención con el que debe contar la empresa.

2. Contar con una herramienta de automatización del Control del Cumplimiento.

Se trata de soluciones, desarrolladas por profesionales expertos en la materia de Compliance, que permiten a las empresas operar con menos riesgos y mayor eficacia, al facilitar la evaluación continua del cumplimiento, como por ejemplo Motor de Cumplimiento.

3. Adoptar técnicas de gamificación para la formación.

Por si todavía no lo sabíais, existe la posibilidad de vincular la cultura del cumplimiento con actividades lúdicas. Ambas pueden integrarse perfectamente para hacer de la formación un proceso ameno y eficaz con el que el personal puede sentirse motivado. Lograr la formación adecuada de los empleados puede ser complicado, pero lograr su complicidad puede ser una tarea casi inalcanzable. Por ello, las técnicas de gamificación se han convertido en una opción perfecta, para comunicar ese ladrillo que suele ser la formación “ética de la empresa” u otras similares.

4. Supervisar un modelo de funcionamiento y cumplimiento del modelo establecido.

Es una de sus funciones más importantes, pues conlleva la verificación de que “el mapa de riesgos en base al que se ha diseñado todo el modelo es fruto de una adecuada valoración de los mismos”. Llevar a cabo una gestión correcta del modelo de cumplimiento es esencial para que el RC pueda asesorar e informar adecuadamente en todas y cada una de las decisiones internas que puedan influir en el cumplimiento.

5. Informar y formar sobre el modelo de prevención.

Para ello, podemos utilizar las técnicas de gamificación de las que os hablábamos antes. El RC debe generar un manual que sirva a los diferentes departamentos empresariales para informarse y formarse sobre la parte que puede afectarles. A veces, puede ocurrir incluso que existan consideraciones generales del cumplimiento que deben ser conocidas por todos los miembros de la organización.

6. Vigilar y controlar al personal de la empresa.

Puede que sea una de las funciones más complicadas para el RC, pero resulta necesario que estén sometidas a la supervisión, así como al cumplimiento de las normas del programa de prevención. No obstante, cuando hablamos de vigilar y controlar no nos referimos a sus acciones como tal, sino más bien a una especie de asesoramiento y recomendación para minimizar cualquier tipo de riesgo.

7. Revisar y actualizar el modelo de prevención.

Es fundamental para poder detectar cualquier situación de riesgo, fallos o comportamientos irregulares en el programa de cumplimiento, a partir de datos objetivos proporcionados por fuentes complementarias. Así, nuestra compañía puede modificarlos a tiempo o buscar una solución para que no vuelvan a producirse. Poco a poco, el RC debe conseguir un modelo de prevención eficaz que permita evitar con mayor fiabilidad cualquier tipo de conducta no acorde con el cumplimiento establecido.

8. Gestionar el canal de denuncias e investigaciones de la organización.

Nos referimos al sistema mediante el cuál el RC se investiga posibles comportamientos irregulares en la empresa. Este tipo de denuncias pueden venir tanto de los propios trabajadores como de proveedores, clientes, etc. Para ello debe existir una política clara de penalizaciones o castigos. No debe olvidarse dar también cobijo a las dudas que se les puede presentar a los empleados ante situaciones como si pueden o no recibir un regalo, o hasta de qué cuantía por poner un ejemplo.

9. Actitudes acordes con su puesto.

Estas actitudes pueden ser: capacidad de comunicación, habilidades para gestionar equipos, resolución de conflictos, proactividad, independencia, conocimiento tecnológico y legal, iniciativa, valores íntegros, ética personal, conocimiento en los procesos de la empresa, así como de sus estrategias, capacidad de influencia en las decisiones clave de la empresa, etc.

A modo de conclusión

El RC de las empresas tiene una alta responsabilidad en materia de cumplimiento, y es que su comportamiento debe estar basado en tres deberes imprescindibles: supervisión, vigilancia y control. Se trata de una figura prácticamente novedosa para las organizaciones, pero muy necesaria. Para conseguirlo, es importante que esté dotado de instrumentos adecuados y eficaces en la prevención de riesgos y disponer de una partida presupuestaria específica es uno de ellos.

Nuestros resultados son consecuencia de nuestra conducta.