Cómo pasar del eMail&Excel a la gestión por procesos

Es hora de ser prácticos y subirse al tren de la transformación digital con decisión. Y eso requiere transformar todos los procesos y metodologías de trabajo para adaptarse a los tiempos actuales. 

Aunque Microsoft Excel ha sido durante mucho tiempo la herramienta que utilizábamos todos para gestionar los estados financieros, cada vez son más los directivos que toman conciencia de las desventajas que supone utilizar estas hojas de cálculo: acumulan datos de distintos departamentos difíciles de manejar, dificulta la edición compartida y la recopilación de la información conlleva demasiado tiempo y muchos errores, entre otras cosas.

¿Utilizas Excel para los principales procesos financieros de tu empresa? Hoy vamos a contarte cómo pasar de la hoja de cálculo a la gestión por procesos de Cibernos. 

¿Cómo dejar Excel para implantar la gestión por procesos de Cibernos?

Antes de dar el paso hacia esta solución tecnológica que permite a las empresas diseñar, analizar, ejecutar, monitorizar y optimizar procesos importantes, necesitas un plan que se integre con tus procesos. Estamos hablando de procesos en los que son las personas los actores principales. Porque ellos son los que se informan, toman decisiones y comparten la información de los procesos de negocio en los que participan. Son enfoques que se centran más en el cómo que el qué.

En Cibernos podemos ayudarte a impulsar la transformación digital de tu empresa por medio de la gestión por procesos o BPM (Business Process Management). Estas plataformas requieren herramientas y métodos para modelar, descubrir, mejorar, analizar y mejorar los procesos de tu negocio, desde marketing y recursos humanos, hasta finanzas, aprovisionamiento, logística y gestión del cliente.  Gracias a las plataformas Business Process Management System (BPMS) es posible coordinar la productividad de tu negocio a través de la automatización de tareas. 

Atento a los pasos necesarios para pasar del Excel a la gestión por procesos:

1. Elige la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades, teniendo en cuenta: la cultura organizativa, las capacidades de análisis y reporting, las funciones colaborativas, la importancia del rol, la integración con la infraestructura existente, la flexibilidad de los despliegues, la medición de indicadores de eficacia, entre otras características. 

1. Involucra en el proceso todas las partes afectadas para que den el visto bueno a la solución final. El departamento tecnológico debe tener en cuenta las características técnicas y el expertise de los técnicos. El personal usuario, sin embargo, debe considerar los factores ergonómicos y la interfaz. Y el responsable de departamento ha de tener presentes las necesidades funcionales del negocio.

Todos los departamentos deberían intervenir en la decisión final para implantar la gestión por procesos. Y para ello, han de alinear las características técnicas de IT, escuchar las necesidades y los problemas de los responsables de las áreas, contar con el apoyo de los empleados, escoger bien al proveedor de tecnología, definir la política de movilidad y explicar con detalle cuáles son las ventajas de pasar de Excel a BPM.

1. La gestión del cambio no es un tema menor y muchas veces se olvida el impacto de estos cambios en los usuarios, generando la mayor parte de los fracasos si este aspecto no se cuida lo suficientemente.

1. Analizar los resultados y mejorar. ¿Has acertado a la primera?. Enhorabuena, pero no es lo habitual. Para mejorar hay que medir. Y analizar . El uso de indicadores (KPI`s) nos informará de si vamos por el buen camino o hay que hacer algún cambio. 

Todos aquellos procesos para los que venías utilizando Excel ahora pueden ser integrados y gestionados con mayor agilidad, ya que Cibernos mejora la capacidad de respuesta por parte de la compañía y aumenta la rapidez en la toma de decisiones. Lo mismo ocurría con el paso de PowerPoint a Excel, ¿lo recuerdas? 

8 beneficios de pasar del Excel al BPM

Con Cibernos, te aseguramos una transición sencilla, sin problemas y con éxito. Cuando dejamos atrás Excel para implantar un proceso más moderno, no solo avanzamos hacia la plena transformación digital de nuestra organización, sino que también obtenemos otras ventajas:

• Se mejora la atención al cliente y su experiencia con la empresa, ya que toda la información que se intercambie con él, está integrada. 
• Se facilita el cumplimiento normativo y la uniformidad de tramitación. 
• Se toman decisiones rápida y colaborativamente al disponer de la información en tiempo real.
• Aumenta la productividad debido a la existencia de hojas de ruta (WF) sobre las tareas que deben realizar los empleados. 
• Colaboración mejorada, ya que se da soporta una comunicación mucho más fluida entre los equipos de trabajo, cada uno en función de su rol.
• Se pone el foco en las personas, y no en los datos. 
• Trazabilidad asegurada, al poder hacer el seguimiento de quién, cuándo y por qué.

Por el contrario, a pesar de las grandes ventajas que Microsoft Excel nos ha traído desde su lanzamiento en 1985, no puedes limitar la gestión de tus proyectos multiusuario a las hojas de cálculo y perder tanto tiempo tratando de gestionarnos así.

Existe vida más allá de Excel, que apenas deja libertad de agregar detalles, mantener conversaciones, adjuntar archivos, etc. Por el contrario, con la gestión por procesos aumentas la productividad al gestionarse de forma colaborativa y uniforme, independientemente de quien participe.

Normalización, colaboración, trazabilidad, compartición, trabajo en paralelo y mejoras en el control del estado de los procesos no son solo ventajas. Son el impulso hacia el cambio a gran escala en la organización de la empresa, sus operaciones, procesos y productos con el fin de adaptarse al nuevo comportamiento y exigencias del cliente, la competencia, el sector y los empleados. Eso sí, haciendo uso de las tecnologías digitales.

En vez de invertir tu tiempo en organizar y actualizar hojas de cálculo, ¿por qué no lo dedicas a dotarte de medios más potentes?

Gestión por procesos con AgilePlan

Cibernos ha desarrollado con AgilePlan un completo conjunto de soluciones de gestión por procesos de negocio que pone a disposición de sus clientes en distintas categorías: desde el área de Organización, Administración y RRHH, hasta Marketing y Ventas, Operaciones y Sistemas.

Todas estas soluciones requerirán un paso imprescindible: la adaptación al cliente. ¿Y por qué? Pues porque cada cliente tiene una cultura diferente y una infraestructura que no tiene por qué ser igual a otra ni implantada de la misma forma.

¿La información que gestionas tarda demasiado tiempo en llegar al lugar indicado? ¿Está controlada la intervención de los responsables en cada fase del proceso? ¿Se garantiza el cumplimiento de la normativa? ¿Se procesa de forma uniforme a lo largo de diferentes sedes y entornos culturales?

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