Cómo implementar con éxito un BPM en tu negocio

¿Sabes qué es un BPM? ¿Conoces sus ventajas? ¿Lo necesitas en tu compañía? ¿En qué se diferencia de un ERP? La implantación de programas BPM supone una mejora en la productividad, pero desplegar la gestión por procesos a través de un software no es una tarea fácil. Sin la adecuada preparación, este puede convertirse en un arduo trabajo. En este post vamos a contarte cómo implementarlo con éxito en tu negocio. ¡No te pierdas nada!

¿Qué es un BPM?

Si echamos mano de la definición que nos aporta Gartner, “el BPM es una solución tecnológica que permite a las empresas diseñar, analizar, ejecutar, monitorear y optimizar procesos importantes”. Teniendo en cuenta que la transformación digital está llamando cada vez más fuerte a la puerta de las empresas, y que cada vez hay más tecnologías desencadenadas, como el Internet of Things (IoT) o la Inteligencia Artificial (IA), las empresas y las herramientas requieren la cultura de cambio. El BPM puede ser el instrumento capaz de inyectar en las empresas la agilidad que necesitan.

Business Process Management o BPM es una metodología de trabajo que requiere determinadas herramientas y métodos para modelar, analizar, descubrir, medir y mejorar los procesos del negocio. Si acompañamos el BPM de herramientas y sistemas para la implementación, nos encontramos con la solución tecnológica Business Process Management System (BPMS). Reúne todos los procesos de gestión del negocio, desde marketing y recursos humanos, hasta finanzas y gestión del cliente.

Este tipo de soluciones ayudan a coordinar la productividad a través de la automatización de las tareas.

4 pasos para implementar un BPM en tu negocio

Ahora que ya tenemos claro en qué consiste una solución BPM, vamos a ver cómo implementarlo con éxito. Sigue estos pasos:

1. Elige el adecuado.

Puede parecer demasiado típico, pero elegir correctamente es fundamental para no condenar un proyecto BPM al fracaso desde el primer momento. La competencia del mercado va creciendo con el paso del tiempo, de manera que habrá diferentes proveedores de plataformas, pero debes ser lo suficientemente ágil para saber que no todos cuentan con las mismas funcionalidades, ni tampoco todos se adaptan a las necesidades concretas de cada compañía.

Procura que el BPM por el que te decantes finalmente cuente con estas características: modelado de la arquitectura empresarial, integración de la gestión de proyectos, captura de datos de gestión y análisis, funciones colaborativas, adaptabilidad para un despliegue en casa del cliente o en la nube, medición y monitorización de KPIs en tiempo real, fácil gestión documental, movilidad, rediseño o actualización desde el origen (modelado), alta capacidad de integración, gestión adaptable a casos y compatibilidad con el estándar BPMN 2.0.

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2. Involucra los 360 grados las partes afectadas.

Los interesados en la implementación de una plataforma BPM deben dar el visto bueno a la elección. Es decir, personal usuario (considerar los factores ergonómicos y la interfaz), departamento TI (encargado de su mantenimiento, debe de tener en cuenta las características técnicas existentes y el expertise de los técnicos), responsables de departamento y cuerpo ejecutivo (necesidades funcionales y de negocio a satisfacer, y en especial el ‘time to market’), y otros implicados que puedan verse afectados por este sistema.

Lo ideal es que todos los departamentos intervengan en la decisión final y puedan lograr un consenso. En este punto, la empresa debe tener muy en cuenta cómo va a gestionar el cambio de los usuarios a los nuevos sistemas, empezando por:

• Alinear las características técnicas de IT con los aspectos funcionales del negocio.
• Escuchar las necesidades y los problemas de los directores y responsables de las áreas.
• Explicarles con detalle cuáles son las ventajas de los nuevos sistemas.
• Contar con el apoyo de los empleados más hábiles en cuestiones tecnológicas.
• Definir la política de movilidad.
• Escoger bien a tu proveedor de tecnología.

3. Prueba primero con un test piloto (QuickWin).

Una vez se haya llevado a cabo el despliegue completo y la optimización, ya se podrá comprobar el impacto real del sistema de gestión, pero este es un proceso que lleva tiempo. El nuevo sistema debe probarse de manera progresiva y en entornos controlados de gran visibilidad donde puedan medir y destacar con claridad los beneficios obtenidos.

En este punto, también debes tener muy presente el escoger un proceso que no resulte crítico para la operatividad de la organización. Así que, comprueba que su gestión sea lo más sencilla posible para reducir los riesgos, garantizar el éxito y facilitar la curva de aprendizaje de los usuarios y responsables técnicos.

4. Analiza los resultados y ajusta los procesos.

El proyecto de implantación debe guiarse por el valor que genera al negocio. Por eso, es importante medir los resultados y hacer cambios/modificaciones si fuera necesario. El esfuerzo invertido no tendría ningún sentido si no se articulara un sistema que pudiera medir y verificar los resultados positivos del ROI. Es necesario hacer seguimiento desde el primer momento y fijar una serie de KPIs estratégicos.

Ventajas de implementar un BPM

La incorporación de esta plataforma tiene una serie de ventajas para la empresa que se resumen en los siguientes puntos:

• Orientado a las personas, para decidir y compartir.
• Mayor eficiencia al contar con una colaboración más fluida y eficaz de los equipos de trabajo.
• Incrementar la productividad, ya que los empleados cuentan con una hoja de ruta clara sobre cuáles son sus funciones.
• Mayor agilidad, ya que se mejora la capacidad de respuesta por parte de la compañía.
• Mejora de la monitorización, visibilidad y transparencia.
• Mayor rapidez en la toma de decisiones, ya que se dispone de información en tiempo real.
• Cumplimiento normativo, ya que la compañía estará al día de todos los cambios legislativos de su actividad.
• Mejoras en la atención al cliente y en su experiencia. Toda la comunicación intercambiada con los clientes podrá centralizarse.

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