¿Cómo gestionar efectivamente las reuniones con mi equipo?

Maximizar el rendimiento y mejorar la productividad son objetivos comunes en la mayoría de las empresas. Para conseguirlos, es imprescindible aprender a gestionar las reuniones de manera eficaz, especialmente aquellas con altos cargos que conllevan un coste elevado.

¿Sabías que las estadísticas dicen que un empleado desperdicia en promedio 31 horas mensuales en reuniones ineficaces? En una empresa de cien empleados, eso representa un coste inútil de 704.500 euros al año, según el portal web Think Big.

Las reuniones son clave porque permiten a los líderes comunicar las metas y objetivos a los empleados, proporcionan un foro para que estos puedan compartir sus ideas y opiniones sobre cómo mejorar el rendimiento, ayudan a fomentar el espíritu de equipo y el compromiso de los empleados con la empresa, etc. En definitiva, las reuniones son el lugar y el momento en el que se toman y se comunican decisiones de negocio importantes.

Por eso, es fundamental llevar a cabo una buena organización de reuniones y encontrar un sistema de gestión eficaz de comités que lo haga posible. En este artículo, te contaremos por qué lo necesitan las empresas y cómo elegir el adecuado. ¿Vienes con nosotros?

Síntomas de que necesitas mejorar la gestión de tus comités 

En el momento de elegir un sistema de gestión de reuniones adecuado para tu equipo, no todo es cuestión de blanco o negro. Independientemente del sector al que pertenezca tu negocio, necesitas coordinar las actividades de los distintos comités y asegurar que se cumplen los objetivos marcados, tal y como afirma Beatriz Viejo, experta en la herramienta de Gestor de Comités.

¿Has notado alguno de los siguientes síntomas? Podrían estar indicando la necesidad de mejorar la gestión de tus comités:

• Reducción notable del rendimiento y la productividad.
• Sensación de desorden y caos en el día a día.
• Falta de coordinación entre los miembros del comité.
• Decisiones poco adecuadas. 
• Gran inversión de tiempo en tomar las decisiones.
• Ausencia de pautas, procedimientos y normas a seguir en el comité.
• Estructura empresarial cada vez más compleja. 
• Plantilla geográficamente dispersa, lo que complica las reuniones.
• Incumplimiento de objetivos y falta de resultados esperados.
• Falta de motivación e interés entre los miembros del comité.
• Incumplimiento de las tareas planificadas.

Si sientes que alguna de estas situaciones se ha convertido en algo habitual para tu empresa, te aconsejamos que sigas leyendo este artículo. En las siguientes líneas encontrarás una serie de recomendaciones a tener en cuenta en el momento de elegir un sistema de gestión eficaz para las reuniones de tus equipos. O si lo prefieres, déjanos tus datos en este formulario de contacto para que un consultor contacte contigo. 

Los ingredientes para elegir un sistema de gestión que garantice reuniones eficaces

Ni todos los sistemas son iguales, ni todas las empresas necesitan el mismo. Por eso, hemos recopilado los factores generales que deberías de tener en cuenta si te has sentido identificado con alguno de los síntomas expuestos en el apartado anterior. 

Lo que las empresas necesitan de un sistema de gestión de comités es:

• Facilidad de uso

Debe ser fácil de usar, intuitivo y no requerir mucha capacitación para que los miembros del comité puedan usarlo con eficacia.

• Flexibilidad 

Debe ser flexible, permitir que los participantes se adapten a las decisiones cambiantes del comité y puedan realizar tareas de manera eficiente.

• Escalabilidad 

Debe ser escalable, permitir que el comité se expanda y contrate según sea necesario para cumplir sus objetivos.

• Seguridad 

Debe ser seguro, proteger la información y asegurar que solo los miembros autorizados pueden acceder a ella.

• Asequibilidad 

Debe ser asequible. Es decir, que no sea demasiado costoso de adquirir o de mantener.

¿Para qué sirve un sistema de gestión de comités?

Antes de elegir una solución para tus reuniones, recuerda que un gestor de comités es una solución organizativa que:

• Agiliza y normaliza la toma de decisiones.
• Facilita las reuniones remotas síncronas.
• Ahorra desplazamientos y viajes.
• Genera y publica las actas.
• Controla las tareas solicitadas.
• Aporta trazabilidad en la tramitación.
• Prioriza asuntos automáticamente.
• Da de alta asuntos por las personas autorizadas. 
• Permite la actuación de cada persona en función de su rol.
• Lanza avisos y notificaciones por cada tarea que debe hacerse.

Y eso no es todo, ya que un sistema de gestión de reuniones eficaz también permite conocer el estado de los asuntos por todos gracias a la trazabilidad que aportan este tipo de sistemas. 

Una solución organizativa para resolver carencias de gestión

Piensa… ¿Inviertes a menudo tiempo excesivo en tus reuniones que no es recompensado? ¿Tu empresa tiene problemas derivados de una gestión desestructurada? ¿Manejas a diario un gran volumen de llamadas, mensajes y documentos en papel?

Quizás, este sea un buen momento para pararse a reflexionar en la manera de mejorar las reuniones y la gestión de las actas. Aunque existen diferentes tipos de sistemas de gestión y cada uno es diferente, en general, permiten a las reuniones:

• Ganar flexibilidad para manejar los asuntos y los comités.
• Ser más eficiente en la automatización de la gestión de actas, convocatorias y toma de decisiones.
• Mejorar la coordinación sin que los participantes tengan que estar físicamente en el lugar de la reunión.
• Ahorrar tiempo y dinero, gracias a que se evitan viajes y desplazamientos.
• Se integra fácilmente con otros sistemas y aplicaciones para alimentar nuevos asuntos o recibir las decisiones sobre estos.

Si necesitas reuniones más efectivas y acelerar la toma de decisiones comprendiendo en todo momento las necesidades de tus clientes a tiempo, mientras aumentas la competitividad de tu negocio, agenda tu reunión con Cibernos. O si lo prefieres, solicita una demostración de la herramienta.

Podemos ayudarte a resolver tus dudas y a encontrar la herramienta que necesitas en este momento.