Cómo evolucionar un sistema documental complejo (Caso de uso)

CIBERNOS ha sido adjudicatario en noviembre de 2020 del contrato “buscador documental avanzado” para una empresa del sector energético, estando ahora en fase de implantación, para la conversión a un Archivo a Largo Plazo de 5 millones de documentos y la potenciación de la Búsqueda Avanzada Documental que necesitan unos 2000 empleados. En este proyecto Cibernos colabora con sus socios tecnológicos IBM y PDF Tools AG, además de contar con la participación de la consultora Numen CI.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El objetivo principal de este proyecto es facilitar la búsqueda documental por contenido y por los metadatos de negocio independientemente del origen y naturaleza de los documentos, pero sin perder de vista aspectos relevantes como el control sobre:

El objetivo secundario es convertir el sistema de gestión documental del cliente, con millones de documentos y en diversidad de formatos, en un Archivo Documental Corporativo que cumpla con las siguientes características:

Requisitos Funcionales

• Convertir todos los documentos a formato de archivo a largo plazo.
• Extracción de metadatos e indexación masiva, incluso desde documentos escaneados.
• Dotar al usuario de un potente sistema de búsqueda corporativa y servicio de carga y migración masiva de la base documental histórica.
• Incluir en los metadatos información de contexto y negocio de los documentos.

Requisitos Documentales

• Norma UNE-ISO 25964-1:2014. Sobre aspectos de descripción de los documentos custodiados en los depósitos, especialmente con la indización y metadatos. 
• Norma ISO/TR 15801:2009. Para demostrar que una vez la información en formato electrónico se ha almacenado, el sistema es capaz de devolver una copia verdadera y precisa del mismo. 
• Norma ISO/TR 18492:2008. Proporciona un marco claro para el desarrollo de estrategias y buenas prácticas que pueden aplicarse a una amplia gama de información electrónica basada en documentos para asegurar la accesibilidad y autenticidad a largo plazo.

Requisitos Sectoriales

• Instrucción IS-24, de 19 de mayo de 2010, del Consejo de Seguridad Nuclear sobre qué documentos a almacenar y durante cuánto tiempo.
• Apéndice 17A-2 de la norma ASME-NQA-1-2012 «Guidance for Electronic Records».  

ARCHIVO A LARGO PLAZO BASADO EN PDF/A 

Se ha aplicado una solución completamente integrada, y apoyada por los servicios de Cibernos, para el tratamiento masivo, automatizado y supervisado de toda la documentación histórica recogida en sistemas de ficheros del cliente o en otros repositorios documentales (buzones de correo, imágenes, ficheros de ofimática, ficheros vectoriales, imágenes escaneadas, aplicaciones propietarias). 

PLATAFORMA DE INDEXACIÓN Y BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL 

El proyecto así descrito, incluye una plataforma empresarial de indexación y el soporte a la búsqueda documental, preparada para el acceso por miles de empleados a millones de documentos, con implementación de una capa de seguridad de acceso, permitiendo recuperar la información por contenido o por sus metadatos de negocio, implementada sobre IBM Watson Discovery.

POSIBLES MEJORAS EN FASES POSTERIORES

Podemos comentar varias líneas de mejora:

• Incorporación de la  Suite IAM de gestión de identidad y control de accesos de Cibernos para el control absoluto del acceso a la documentación interna y externamente a la organización, usuarios, contraseñas reforzadas con multifactor, gestión de dispositivos, políticas de seguridad, monitorización de redes y ubicaciones permitidas para el acceso, etc.
• Posible integración de la plataforma Fileflex Enterprise de QNEXT, que integra Cibernos, con tecnología zero trust para distribución y visualización segura de documentación, con control de acceso, visualización sin descarga por streaming, acceso en movilidad,...
• Aplicar la tecnología blockchain, en particular el Módulo de Protección de Evidencias de Cibernos, para reforzar la garantía de autenticidad y no manipulación de los documentos y de las trazas de acceso.
• Mejora de la salvaguardia del archivo documental y del entorno de respaldo, a través del Servicio Gestionado de Backup Continuo de Cibernos.

RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS 

A modo de resumen, podemos citar las siguientes características más relevantes de este proyecto:

1. Las fuentes documentales son de diferente tipo (gestores documentales, sistemas de ficheros, aplicaciones propias,...)
2. El número de documentos a tratar se cifra en varios millones.
3. Los documentos a convertir pueden ser de diferente formato y tamaño, llegando incluso a estar por encima de 1 GB.
4. La conversión a formato único (PDF/A) garantiza el archivo y consulta a largo plazo en el sistema de almacenamiento elegido por el cliente.
5. El proceso de generación de metadatos incluye datos de negocio y de contexto del documento, así como los textos de su contenido.
6. Se mantiene la vinculación con su documento origen y su actualización permanente, incluyendo los metadatos.
7. Los documentos convertidos se firman digitalmente.
8. Watson Discovery realiza la indexación con los ficheros convertidos  y metadatos que alimentan al buscador que utilizarán los usuarios.
9. Permite el control del acceso según perfiles y guarda la traza de las consultas realizadas.
10. Posible incorporación de productos y servicios que aportan flexibilidad y seguridad adicional.