Cómo coordinar las reuniones de equipo para que sean efectivas

¿Sabías que más del 70% de los empleados suele dedicarse a completar otras tareas durante el tiempo que dura una reunión? Revisar el correo electrónico, enviar mensajes por WhatsApp o simplemente navegar por internet.

Si tus tareas rutinarias, como coordinar, planificar, convocar a los implicados, recopilar información y distribuir resultados de las decisiones tomadas en las reuniones, se convierte en un trabajo arduo, sigue leyendo este artículo. Te explicaremos cómo coordinar las reuniones de equipo para que sean efectivas.

¡Empezamos!

Qué es una reunión de equipo efectiva

Es el espacio laboral en el que se logra la interacción y el compromiso de personas hacia un objetivo determinado con el que se sienten involucradas y comprometidas. Es importante que todos los miembros del equipo se sientan cómodos y seguros para compartir sus ideas y opiniones, además de estructurar la reunión para que sea colaborativa. Las reuniones de equipo son efectivas si se constituyen equipos de trabajo que hacen un buen uso de sus recursos y capacidades.

Los retos que enfrentan las reuniones de equipo

¿Te preguntas por qué tus reuniones de equipo fracasan? ¿Sabes que la mitad de las reuniones que haces pueden evitarse? Hemos recopilado cinco sencillos retos que te sacarán de tu zona de confort y te ayudarán a mejorar tus comités:

• Comprender el objetivo. ¿Por qué se ha convocado la reunión? ¿Cuál es el objetivo? Si no se tiene clara la misión, es probable que la reunión no sea efectiva.

• Ser selectivos. ¿Qué miembros deben estar en la reunión? No conviene invitar a más personas de las necesarias, ya que puede hacer que esta se vuelva confusa y que se pierda el foco.

• Llevar un orden. ¿Cómo se va a llevar a cabo? La reunión debe comunicarse con anticipación, así como establecer un orden y una estructura. De esta forma, se puede abordar todo lo que se tiene que tratar de manera eficiente.

• Gestionar el tiempo. Hay que tener en cuenta que las reuniones suelen tener un tiempo limitado, por lo que es necesario gestionar el tiempo de forma adecuada para que se pueda abordar todo lo que se tiene que tratar.

• Tomar decisiones. ¿Sobre qué asunto se va a decidir? Es importante tener claro cuáles son las decisiones que se van a tomar, de modo que la reunión tenga un objetivo concreto y se puedan alcanzar los resultados deseados.

Ahora bien, para conseguir que estas reuniones de equipo sean eficaces hace falta algo más que iniciativa. 

Así se coordinan reuniones de equipo con éxito

Por un lado, las reuniones de equipo se coordinan con éxito cuando todos los miembros están al tanto de los objetivos de la reunión y se sienten comprometidos con alcanzarlos. Es importante que todos se sientan cómodos y seguros de participar activamente en las discusiones. Además, requieren un líder que pueda mantener el foco y asegurarse de que se alcancen los objetivos.

Cada minuto cuenta en los resultados de tu empresa, por lo que es importante empezar a optimizar tus reuniones para incrementar la productividad laboral. Con este objetivo, llegan sistemas de gestión de comités, soluciones ideales para:

• Dar de alta los asuntos por las personas autorizadas.
• Priorizar estos asuntos automáticamente, cada uno puede llevar implícita una prioridad.
• Actuación de cada persona en función de su rol
• Lanzar avisos y notificaciones correspondientes a la labor que debe hacerse.
• Hacer reuniones remotas síncronas para evitar traslados y viajes.
• Conocer el estado de los asuntos gracias a la trazabilidad del sistema.

Superar los retos mencionados y coordinar las reuniones de manera efectiva tiene una serie de beneficios para la organización y para los equipos de trabajo que asisten a las reuniones. Sigue leyendo para conocer más detalles.

Ventajas que obtienes al organizar reuniones eficaces

Las reuniones efectivas constituyen una herramienta de gestión de mucho valor para todos. Presta atención a las ventajas:

Para la organización:

• Permite poner en práctica la filosofía de gestión colaborativa y participativa.
• Posibilita soluciones para las necesidades y los desafíos de la empresa.
• Mejora la comunicación entre los miembros del equipo, lo que mejora la eficacia.
• Mejora el rendimiento al establecer expectativas claras y fomentar el compromiso.

Para los miembros del equipo:

• Proporciona oportunidades para trabajar en equipo, orientados a la estrategia de la organización.
• Supone una oportunidad para resolver desafíos y problemas de forma colaborativa.
• Facilita la generación de ideas en conjunto.
• Permite compartir ideas y apoyarse mutuamente.
• Aumenta el compromiso con los resultados y las acciones de la empresa.
• Permite aprender de los demás.

¿Te gustaría profundizar en este tipo de soluciones? ¿Necesitas apoyo para organizar reuniones de equipo efectivas? ¿Quieres obtener un repositorio de las actas?

Solicita una demo y descubre cómo puede ayudarte un sistema de gestión de comités.