¿Cuántas veces no has sabido responder sobre el estado en un momento concreto?, ¿cuántas veces te has preguntado si estabas cumpliendo eficazmente con tus responsabilidades?, ¿cuántas veces has deseado disponer de un control real sobre el cumplimiento en tu empresa?
Las empresas cometen numerosos errores a la hora de responder a problemas jurídicos, así como en la manera de afrontar la gestión del cumplimiento. Por eso, hoy queremos compartir con vosotros las características que debe tener un control de cumplimiento eficaz. ¿Estáis preparados? A continuación, os lo contamos:
Lo primero que necesitas es disponer de un sistema de gestión y control del cumplimiento, y para que sea eficaz, se debe disponer al menos de estos tres niveles funcionales:
- Nivel Estimativo: que facilita la parametrización de la matriz de riesgos, y claro está, que se debe realizar como un “traje a medida”. Este nivel proporciona un ranking de riesgos por su valor Riesgo Inherente, que determinará donde deberemos concentrar los controles de mitigación. Una vez establecidos, con la mitigación estimada de cada riesgo se obtienen los valores finales del Riesgo Residual, que se deberán refrescar de forma periódica.
- Nivel Objetivo: establece un modelo adicional de indicadores que determinan si los controles de mitigación para la minimización o eliminación de riesgos funcionan adecuadamente. Su función es recoger automáticamente datos y documentos (evidencias) representativos de su correcto funcionamiento y evaluar su eficacia objetiva.
- Nivel Reacción: consiste en establecer un sistema de detección de incumplimientos, proporcionados por los módulos anteriores, y su correcto engranaje con la asignación y seguimiento de las acciones de correctivas.
Estos tres sistemas implementan un potente control del cumplimiento ya que combinan métodos subjetivos, de evaluación del control, con métodos objetivos, y cierran el círculo mágico PDCA al contar con el control y seguimiento de las acciones correctivas.
Los sistemas tecnológicos, se han convertido en palancas del cumplimiento de las empresas, ya que facilitan la gestión automatizada de esos tres niveles. Vamos a intentar convencer a los que todavía dudan de esto. Comenzamos…
Las 5 características que aporta la tecnología al control del cumplimiento
- Colaboración. Toda la organización colabora en el cumplimiento en función de su rol asignado, incluyendo socios y proveedores.
- Trazabilidad. Es la mejor forma de hacer un seguimiento eficaz de quién, cuándo, dónde y cómo se realizan acciones sobre una determinada tarea, así como de su estado.
- Completitud. Permite la inclusión de todos los elementos que engloba el GRC (Buen Gobierno, Riesgo y Cumplimiento Normativo).
- Incumplimientos y Alarmas. Localización de incumplimientos y detección automática de situaciones que hay que corregir.
- Presentación automática. Los datos recolectados, indicadores calculados y estado de las acciones se exponen fácilmente en cuadros de mando e informes de gestión.
Pero aunque que cuentes con estos sistemas de apoyo, sin una adecuada cultura de cumplimiento difundida y compartida, esa inversión puede ser inútil. Es necesario informar a los trabajadores de la cultura ética de la entidad, de los procedimientos establecidos y de las herramientas con las que se ha dotado. Y qué mejor que hacer que esa formación sea además divertida prácticas de gamificación que contribuyen hacer de la formación un proceso más ameno.
Resumiendo: ¿qué debe tener mi sistema para un control eficaz de cumplimiento?
Debe facilitar la identificación de los riesgos más relevantes, su actualización periódica, que realice evaluaciones objetivas de la eficacia de los controles y que disponga de una sistemática de seguimiento de acciones por incumplimiento.