¿Qué es el canal de denuncias y qué empresas están obligadas a tenerlo?

En un contexto donde la transparencia y la ética adquieren una importancia sin precedentes, contar con un canal de denuncias, también conocido como whistleblowing, se ha convertido en una necesidad y obligación para muchas empresas. 

Esta herramienta empodera a los empleados y colaboradores, reporta irregularidades y pone fin a conductas inaceptables. Además, la Directiva Whistleblowing (UE) 2019/1937 y la Ley 2/2023 han establecido la obligación de implementar este canal en entidades del sector público y privado con cincuenta o más empleados. 

Este artículo explica en detalle qué es el canal de denuncias, quiénes están obligados a tenerlo y cómo puede contribuir a construir una cultura organizacional justa, transparente y responsable. ¡No te lo pierdas!

Qué es el canal de denuncias

Es un sistema establecido para que las personas puedan informar sobre posibles infracciones o conductas inapropiadas en el ámbito laboral. En cumplimiento con la Directiva Whistleblowing y la reciente Ley 2/2023 en España, se exige a las entidades del sector público y privado con cincuenta o más empleados implantar un canal de denuncias. En las siguientes líneas, te contaremos más detalles de este servicio. ¡Sigue leyendo!

Todo lo que debes saber sobre el canal de denuncias

Dada la importancia de este servicio en el contexto de la Ley 2/2023, hemos recopilado los detalles más relevantes que debes tener en cuenta: desde los antecedentes y las empresas obligadas a tenerlo, hasta quién puede denunciar y qué requisitos debe tener el canal.

01# Antecedentes del canal de denuncias

La Directiva Whistleblowing, también conocida como Directiva (UE) 2019/1937, establece la obligación de tener un canal de denuncias en las entidades del sector público y en las privadas con más de cincuenta empleados. Esta directiva tiene como objetivo proteger a las personas que informan sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Recientemente, la Ley 2/2023 ha implementado esta Directiva en España, adaptando sus disposiciones y especificaciones a la realidad jurídica del país. Su objetivo es regular la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y luchar contra la corrupción.

02# Empresas obligadas a tener un canal de denuncias según la Ley 

En España están obligadas a tener un canal de denuncias:

• Las entidades públicas o privadas con 50 o más trabajadores. 

• Las empresas que prestan servicios o productos en mercados financieros. 
• “Las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente”.
• “Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos”
• “Todas las entidades que integran el sector público estarán obligadas a disponer de un Sistema interno de información en los términos previstos en esta ley”.

El Servicio de Canal de Denuncias de Cibernos cumple con todos los requisitos legales y ofrece una solución segura para recibir y gestionar denuncias de conductas inapropiadas de forma confidencial. 

Este canal proporciona un medio seguro y efectivo para recibir informes de posibles infracciones o conductas inapropiadas. Además, es importante destacar que esta obligación tiene como objetivo promover la transparencia y la ética en las organizaciones, brindando un mecanismo para que las personas puedan informar sobre irregularidades sin temor a represalias. De esta manera, se fomenta la detección temprana de conductas indebidas y se contribuye a prevenir la corrupción y otras infracciones del Derecho de la Unión o normativas internas.

Descubre toda la información detallada en el BOE.

03# Quién puede denunciar

Esta nueva normativa tiene un alcance amplio en términos de quiénes pueden realizar denuncias. Se brinda la posibilidad de hacerlo a empleados públicos, autónomos, así como a cualquier persona que trabaje para contratistas, subcontratistas y proveedores.

Además, la protección establecida por esta norma se extiende a diferentes situaciones laborales. Incluye a informantes que hayan tenido una relación laboral o estatutaria, voluntarios, becarios y trabajadores en períodos de formación, independientemente de si reciben o no una remuneración. También abarca a aquellos cuya relación laboral aún no ha comenzado, lo que puede aplicarse a situaciones como entrevistas de trabajo, procesos de selección o negociaciones previas a la firma de un contrato.

04# Qué requisitos debe cumplir el canal de denuncias

El canal de denuncias debe cumplir con una serie de factores para asegurar su eficacia y proteger los derechos de los denunciantes. 

1. Confidencialidad de la identidad del denunciante,ç, protegiéndola de posibles represalias o discriminación.
2. Flexibilidad en los formatos de denuncia, de manera que se permitan tanto las denuncias verbales como las escritas.
3. Reconocimiento de los diferentes protocolos de denuncia que existan en las organizaciones, respetando sus procedimientos establecidos.
4. Investigación independiente, sin influencias ni sesgos, para garantizar la imparcialidad en el proceso.
5. Promoción activa del canal, fomento de su uso e información clara para los trabajadores.
6. Mecanismo de gestión adecuado para recibir, registrar y gestionar las informaciones recibidas de manera segura y eficiente.
7. Responsable del canal de denuncias, quien debe ofrecer garantías de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones en relación con las denuncias recibidas.

Estos requisitos son fundamentales para asegurar que el canal de denuncias sea efectivo, promueva la transparencia y brinde protección a los denunciantes en un entorno seguro y confiable.

05# Plazos para implantar canales de denuncias

Las empresas que están obligadas a implementar canales de denuncia tienen la responsabilidad de promover un entorno seguro y transparente, y deben hacerlo dentro de un plazo que varía de 3 a 9 meses, dependiendo del tamaño de su plantilla.

A continuación, te presentamos los plazos específicos para la implementación de los canales de denuncia:

• Empresas con más de 249 empleados: Tienen un plazo de 3 meses para implementar el canal de denuncia, con fecha límite hasta el 13 de junio de 2023.
• Empresas con entre 50 y 249 empleados: Disponen de 9 meses para implantar el canal de denuncia, debiendo hacerlo antes del 1 de diciembre de 2023.

Adicionalmente, los municipios con menos de 10.000 habitantes también tienen un plazo de 9 meses para establecer su canal de denuncia, siendo su fecha límite el 1 de diciembre de 2023. Estos canales permiten a los empleados y otras partes interesadas informar sobre cualquier comportamiento indebido, fraudes, corrupción o cualquier otra irregularidad.

Es importante destacar que la implementación de estos canales no solo es un requisito legal, sino también una herramienta valiosa para fomentar una cultura de integridad y ética en el entorno laboral. Además, garantiza que las denuncias se realicen de manera confidencial y protege a los denunciantes de posibles represalias.

06# Sanciones por no cumplir la obligación en términos económicos

Las empresas pueden enfrentar sanciones económicas considerables de acuerdo con la Ley que varían ampliamente:

• Para las personas físicas, las sanciones pueden oscilar entre 1.001 y 300.000 euros.
• En el caso de las personas jurídicas, las multas pueden llegar a ser de 10.001 euros hasta 1.000.000 de euros.

Es importante tener en cuenta que también se pueden imponer sanciones a aquellas personas que presenten denuncias falsas o a las empresas que divulguen información confidencial sobre dichas denuncias.

Motivos para tener un canal de denuncias más allá del legal

Es importante destacar que tener un canal de denuncias va más allá de cumplir con la obligación legal. Este sistema de comunicación ayuda a crear un entorno laboral ético y seguro, fomentando la responsabilidad y la transparencia. Además, permite detectar de manera rápida posibles fraudes y malas prácticas. Por estas razones, animamos a todas las organizaciones a implementar este servicio, ya que fortalece la cultura de cumplimiento y ayuda a prevenir comportamientos deshonestos o ilegales.

Una vez implementados los canales de denuncia, las empresas deben asegurarse de que los empleados estén debidamente informados sobre su existencia y funcionamiento. Esto implica proporcionar información clara y accesible sobre cómo presentar una denuncia, qué tipo de incidentes pueden reportarse y cómo se tratarán confidencialmente. Para ello, te recomendamos el Servicio Anual de Concienciación en Ciberseguridad de Cibernos, con el que formar en buenas prácticas de ciberseguridad a tus empleados a lo largo de todo un año.

Además, es recomendable establecer un sistema de seguimiento y gestión de las denuncias recibidas, designando a una persona o equipo responsable de investigar y tomar medidas adecuadas frente a cada caso reportado.

Conoce nuestro Servicio de Canal de Denuncias 

En respuesta a esta legislación, en Cibernos hemos desarrollado junto a nuestro partner especializado Legitec, un canal de denuncias que cumple con los requisitos establecidos. Nuestro canal proporciona a las organizaciones un medio seguro y efectivo para recibir denuncias de conductas inapropiadas y gestionarlas de manera confidencial.

• Disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.
• Adaptado a la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
• Registra la fecha, hora y descripción de los hechos denunciados.
• Permite incluir posibles pruebas como fotografías, documentos y vídeos.
• Acepta denuncias verbales y escritas.
• Garantiza la confidencialidad del denunciante.
• Cuenta con un alto nivel de seguridad para proteger los datos.
• Anonimiza y seudonimiza los datos no relevantes.
• Permite trabajar a nivel de empresa o a nivel de centros de trabajo.
• Registra la actividad realizada por cada usuario.
• Discrimina los niveles de riesgo (irregularidades, incumplimientos, actos delictivos, etc.).
• Permite trabajar con diferentes grupos de interés como empleados, proveedores, clientes, etc.
• Envía notificaciones automáticas al recibir denuncias.
• Cuenta con un repositorio documental.
• Facilita la comunicación bidireccional entre el denunciante y el gestor.
• El centro de datos cuenta con un sistema de gestión de la información certificado en ISO 27001 y ENS.
• Ofrece autenticación de doble factor.
• Dispone de soporte para múltiples idiomas.
• Proporciona asesoramiento jurídico especializado durante el proceso de gestión de denuncias.
• Permite personalizar la imagen corporativa.
• Permite la gestión de múltiples agentes.
• Registra eventos automáticamente y manualmente (Libro de Registro).

Además del despliegue del canal de denuncias en la web del cliente, nuestro equipo técnico brindará apoyo personalizado y configurará los correos electrónicos para las notificaciones durante el proceso.

¿Quieres saber más detalles sobre nuestro servicio del canal de denuncias?

Amplía tu información en nuestra página del servicio y cumple de manera sencilla con la obligación de contar con este canal de comunicación seguro para recibir denuncias de conductas inapropiadas. Si lo deseas, puedes agendar una reunión con nuestros expertos o escribirnos a marketing@cibernos.com.