Sistemas de aprobación, la clave en la adopción de Salesforce

La baja adopción del software sigue siendo uno de los grandes retos al que se enfrentan las empresas que implementan un CRM como Salesforce. Pero hay mecanismos para asegurarse de que los trabajadores usan la plataforma. Establecer sistemas de aprobación es una de las posibles soluciones.

Según Forrester Research, el 49% de los proyectos de CRM acaban siendo fallidos . ¿Uno de los principales motivos de desastre? La baja adopción por parte de los trabajadores.

No hay una fórmula más efectiva para el fracaso en la implementación de un CRM como Salesforce: que los empleados no lo utilicen. Es un problema que trae de cabeza a muchas empresas, que temen perder su oportunidad de ser competitivas y perder posiciones en la carrera de la transformación digital.

Los motivos de la adopción baja o insuficiente de Salesforce son con frecuencia los mismos:

• Miedo o resistencias al cambio.
• Falta de comprensión del valor que aporta la plataforma.
• Procesos poco intuitivos o demasiado complejos.
• Falta de integración con otras herramientas de software de la empresa.
• Poca implicación de directivos y ejecutivos.
• Ausencia de un administrador interno que proporcione soporte.
• Etc.

Hace poco hablé  en otro artículo sobre las razones por las que los comerciales no adoptan Salesforce, puedes ampliar esta información de la lista anterior visitando el enlace. Se centra en la baja adopción entre el personal de ventas, pero las causas se pueden extrapolar a otros departamentos.

Pero hay otro punto importante que deberíamos añadir, y que está relacionado con la poca implicación de directivos, ejecutivos y mandos intermedios en la gestión y el liderazgo, pero que también tiene que ver con el desconocimiento de las propias herramientas que nos ofrece Salesforce para una gestión automatizada.

El sistema de aprobación para solucionar la baja adopción de Salesforce

Más que un CRM, Salesforce es una plataforma con muchas posibilidades, y algunas de ellas tienen utilidad para gestionar de la transformación digital. En otras palabras, Salesforce nos proporciona todo lo necesario para crear un sistema de forma nativa que nos permita supervisar mejor el uso de la plataforma por parte de los empleados. Y la funcionalidad de Salesforce que nos permite hacerlo son las Aprobaciones, disponible en Salesforce Classic y en Salesforce Lightning Experience.

Un proceso de aprobación permite automatizar flujos de trabajo en los que, para poder realizar sus tareas, los empleados deben registrarlas en el sistema mediante una serie de pasos que requieren la aprobación de un superior.

Para entender el funcionamiento de un proceso de aprobación en Salesforce, imaginemos que un empleado del departamento de marketing envía un registro de gasto para su aprobación. El sistema podría programarse para aceptar el registro de forma automática cuando no exceda por ejemplo de 100 euros. También se puede configurar para enviar una solicitud de aprobación a su supervisor inmediato cuando el monto total no exceda de los 100 euros, por ejemplo. Sin embargo, si los gastos ascienden a 1.000 euros, el sistema puede enviar una solicitud de aprobación al CMO. Dependiendo de la cantidad de dinero que conste en el registro de gasto, un sistema de aprobación puede enviar una solicitud a la persona indicada .

Es un ejemplo de cómo se pueden automatizar flujos de trabajo para supervisar la actividad de los trabajadores.

Esta forma de crear sistemas de aprobación se puede aplicar a cualquier departamento y adaptar a cualquier proceso. Se puede utilizar específicamente para asegurarnos de que los empleados utilizan Salesforce para realizar sus tareas, reportar su actividad, etc., bajo la supervisión de los distintos cargos gerenciales.

¿Cuál es el límite de los sistemas de aprobación para mejorar la tasa de adopción?

Establecer sistemas de aprobación es algo que hay que planificar bien. Abusar de este recurso creyendo que eso nos permitirá tener un mayor control y obligará a los trabajadores a adoptar el CRM Salesforce más rápido es un error.

Implementar procesos demasiados procesos de aprobación puede tener las siguientes consecuencias:

• Acumulación de solicitudes.
• Gestión lenta de las aprobaciones.
• Desmotivación del personal.

En resumen, usar sistemas de aprobación en exceso supone una pérdida de eficiencia y agilidad en la gestión de los procesos.

¿Estás pensando en implementar medidas para mejorar la adopción de Salesforce por parte de los empleados? ¿Te gustaría saber más sobre los sistemas de aprobación? Puedes consultarme lo que desees. Te ayudaré a resolver tus dudas.