Principales metodologías de implementación de un ERP

El software Enterprise Resources Planning (ERP) es el software empresarial más utilizado en las empresas españolas. Y aunque los beneficios de un ERP para la empresa son incuestionables, la implantación del software es un proyecto complejo. Hoy quiero arrojar un poco de luz sobre el proceso exponiendo las principales metodologías de implementación de un ERP.

Un informe reciente arroja datos que elevan hasta casi el 80 % de empresas con programas ERP (un 66,4 % son soluciones a medida). El éxito de este tipo de software está fuera de toda duda, porque ha demostrado ser una herramienta imprescindible en el proceso de transformación digital de funciones  de las empresas como finanzas, compras, producción, logística, almacenes...

Pero los problemas que puede acarrear si no se enfoca bien, pueden significar el fracaso en la implantación del ERP en la empresa. Y algunos de esos problemas comienzan desde las fases iniciales. Conocer bien las principales metodologías de implementación de un ERP y elegir la que mejor se adapte al proyecto es una buena forma de prevenir futuros desastres.

Metodologías de implementación de un ERP

No tenemos aquí para explicarlas todas en profundidad, de modo que me centraré en las básicas. Algunas de ellas han sido desarrolladas por los proveedores de las soluciones propietarias, aunque después veremos otros procedimientos alternativos que están ofreciendo unos resultados espléndidos, y que se adaptan a proyectos con tecnologías libres de licencias.

ASAP

Su nombre responde al acrónimo de Accelerated SAP. Se trata de una metodología desarrollada por SAP para sus productos de software. Su roadmap es el siguiente:

1.     Preparación del proyecto: definición de objetivos, selección de los recursos humanos, definición de roles y responsabilidades, etc.
2.     Blueprint: se realiza un proceso de documentación, se elabora el diseño de la solución a nivel técnico, se definen requisitos, QADB (Questions and Answers Data Base), etc.
3.     Realización: se elaboran los ajustes básicos para adaptar el software a los procesos de negocio, se procede a su validación, migración de datos, informes...
4.     Preparación final: en esta fase se llevan a cabo pruebas y se testea la integración del software con los procesos. Se elaboran planes de transición, se planifica el arranque del sistema, etc.
5.     Soporte go-live: se proporciona el apoyo necesario al personal durante la fase de arranque del sistema, especialmente en los primeros días, aunque la fase de soporte se puede dilatar en el tiempo.
6.     Ejecución: una vez en funcionamiento, se realiza un mantenimiento de la operatividad del sistema.

AIM

Applications Implementation Methodology (AIM), es la metodología de implementación de ERP de Oracle, con las siguientes fases:

1.     Definición: se realiza el análisis de viabilidad, se delimitan los objetivos y se fijan los plazos.
2.     Análisis operacional: una vez elaborado el plan en la fase de definición, se lleva a cabo la fase analítica, se determinan los requisitos, etc.
3.     Diseño de la solución: se confrontan posibles diseños y se elige el que mejor atiende a los requisitos planteados.
4.     Construcción: se materializan los diseños y se hacen los primeros tests.
5.     Transición: se pasa del entorno de pruebas al entorno de producción.
6.     Producción: en esta fase se utiliza el entorno de producción

SureStep

Otra metodología bastante popular es la desarrollada por Microsoft Dynamics para sus productos de software. A diferencia de las anteriores, que se basaban en metodologías en cascada, SureStep se sirve de un procedimiento iterativo.

1.     Diagnóstico: es la fase de auditoría, en la que se analizan las necesidades propias del proceso de negocio, los requerimientos, etc.
2.     Análisis: se especifican los objetivos y se profundiza en detalles respecto a los requerimientos.
3.     Diseño: es la etapa en la que se empiezan a materializar los procesos para dar respuesta a los requerimientos definidos en un primer diseño del sistema.
4.     Desarrollo: es la fase en la que empieza a desarrollarse el software, se producen las primeras integraciones y migraciones, y se realizan las pruebas.
5.     Implementación: se implanta el software mientras se realizan una serie de pruebas, se evalúa el rendimiento, etc.
6.     Operación: se proporciona asistencia y soporte a los usuarios.

Metodologías agile de implementación de una solución ERP

Un ERP no tiene por qué limitarse a la solución propietaria de las grandes empresas proveedoras de software, sus licencias, etc.

En muchos casos, la mejor opción para las empresas es implementar un ERP a medida, una desarrollo en paralelo, etc. Y como es lógico, en esos casos tampoco se tiene por qué seguir metodologías de implementación como las descritas.

De hecho, las metodologías agile han demostrado muy buenos resultados, y son capaces de reducir los tiempos de implementación, minimizando los costes y ahorrando a las empresas grandes quebraderos de cabeza.

Las principales metodologías agile de implementación de software ERP, son:

Extreme Programming XP

Esta metodología ágil también se basa en iteraciones (10-15).

Sus etapas son las siguientes:

1. Análisis y exploración: el cliente proporciona stories recopiladas mediante consultas a los usuarios para conocer las necesidades. Todo debe quedar recogido en el release plan.
2. Planificación: en esta etapa se decide en qué orden se implementarán las stories,
3. Diseño: se deciden las funcionalidades en un diseño simple sobre el que se añadirán mejoras a posteriori y se refactoriza el diseño mejorando la estructura y el código ya creados sin que afecte a su funcionalidad.
4. Implementación: en Extreme Programming, la implementación es un proceso continuo en el que los programadores trabajan constantemente en la implementación del software funcional obtenido tras cada iteración.
5. Pruebas: los tests son fundamentales en esta metodología de implementación.

Con la metodología XP, se pueden llevar a cabo entre 10 y 15 iteraciones. Tras cada iteración, el cliente recibe software funcional que puede utilizar.

El feedback con el cliente es constante, como en todas las metodologías ágiles.

Scrum

La popular metodología de desarrollo ágil conocida como Scrum consta de las siguientes fases

1. Product backlog: se establecen los requisitos o stories y se priorizan según su importancia desde un punto de vista de negocio.
2. Sprint Planning: se lleva a cabo una reunión en la que se planifica la forma de proceder con los requerimientos recogidos en el product back para ese “sprint” o iteración.
3. Sprint: es la iteración, durante la cual todo el equipo trabaja conforme al Sprint Planning.
4. Sprint Backlog: se trata de la lista de tareas que deben llevar a cabo para dar respuesta a las stories en el sprint.
5. Demo y retrospectiva: tras cada sprint, el equipo se reúne para hacer una demostración de producto con las stories que hayan conseguido completar. En la retrospectiva se plantean posibles mejoras para el próximo sprint.

En esta metodología el feedback con el cliente también es muy importante.

El equipo debe reunirse a diario en las Daily Sprint Meeting para sincronizar sus tareas.

Kanban

La metodología Kanban de desarrollo ágil es una técnica importada de Japón. El método Kanban utiliza una forma de visualización de los flujos de trabajo mediante un tablón en el que se dividen las etapas en columnas y se usan posits para mostrar la información relevante. De ese modo, con un rápido vistazo es muy simple hacerse una idea de la marcha del proyecto.

Nos limitaremos a nombrar sus fases, que guardan sus similitudes con otras metodologías agile:

1.     Petición de tareas.
2.     Selección de tareas.
3.     Desarrollo.
4.     En pruebas.
5.     Terminado.

El método Kanban representa una de las metodologías de implementación de un ERP más flexibles y dinámicas.

Su gran virtud es la capacidad para planificar, gestionar (y reducir) los tiempos. Cada retraso imprevisto debe cuantificarse en un “lead time”.

¿Qué método de implementación de una solución ERP es mejor?

Depende de cada caso. Pero las metodologías agile se adaptan a cualquier tipo de proyecto.

En AgilePlan hemos desarrollado nuestro propio método de implementación de soluciones ERP, tomando lo mejor de cada  metodología de desarrollo agile de software.

¿Estáis interesados en implementar un ERP en tu empresa?