ERP y BPM: ¿cuáles son las diferencias?

Si te estás preguntando cuáles son las diferencias entre Business Process Management (BPM) y Enterprise Resource Planning (ERP) entonces sigue leyendo. En este artículo explico qué los distingue desde mi punto de vista, pues sé que en la práctica muchos perfiles no técnicos los confunden.

Si algo tienen en común el ERP y el BPM es que son implementados en las organizaciones con el objetivo de mejorar la productividad; pero, cada uno lo consigue de una manera diferente.

Al BPM lo entiendo como una metodología de trabajo, una práctica que requiere ciertas herramientas; mientras que el ERP es una de tantas de las soluciones tecnológicas que desde los años sesenta circulan en el ámbito empresarial para la gestión de la producción. Por tanto, BPM es metodología (implementable) y ERP es herramienta (recurso).

Profundicemos más.

Veamos qué es un BPM y para qué se utiliza.

BPM: qué es y sus usos

Cuando hablamos de Business Process Management nos referimos también a la disciplina que utiliza varios métodos para descubrir, modelar, analizar, medir y mejorar los procesos de negocio.

Cuando el BPM se acompaña de herramientas, esas que se utilizan para su implementación, se conforma todo un sistema que es lo que llamamos el Business Process Management System (BPMS) que es ya una solución tecnológica y que aglutina los procesos de gestión del negocio: recursos humanos, marketing, finanzas y lo que desee el cliente.

Gartner define BPM como un medio para mejorar el desempeño y la agilidad operativa de la empresa. Gracias al BPM se reducen las barreras entre los colaboradores de la empresa. Fluyen mejor las informaciones y se definen los sistemas de trabajo. Otro beneficio está asociado a como un mayor orden en los procesos da consistencia a la entrega de valor de forma sostenida a los clientes y otros públicos importantes de la organización.    

Con un BPM se realizan mapas de procesos y se focaliza la empresa hacia las necesidades del cliente.

Para concretarlo aún más, te diría que una solución BPM que adquieras para tu empresa podría:

• Ayudarte a conectar con tus clientes de una manera más directa; escucharles cuando te necesitan y en el momento correcto.
• Simplificar las operaciones más complejas y tediosas de la empresa mediante la iteración, la automatización y el seguimiento de las tareas con herramientas tecnológicas.
• Mejorar las sinergias de colaboración entre las áreas funcionales.
• Facilitar el trabajo de IT para que responda con mayor rapidez a las incidencias.
• Crear procesos que cumplan las normativas de cada mercado o país.

Con respecto a todos las posibilidades y escribo ‘podría’ porque el BPM es como un guante que se adapta a los requerimientos de cada empresa.

Con una solución BPM puedes en esencia:

• aumentar los beneficios;
• reducir costes;
• y entregar mayor valor añadido a los clientes.

Otros problemas específicos que solucionas con un BPM son:

• mejorar la operatividad de una empresa tras una fusión  o adquisición que requiere normalización;
• incrementar la coordinación de IT con las otras áreas;
• re-estructurar la organización hacia proyectos más colaborativos;
• acelerar la transformación digital de la empresa;  
• facilitar el flujo de comunicación con diversos públicos;
• mejorar la normalización y estandarización de procesos;
• etc.

En resumen, que mientras el BPM tiene un enfoque hacia los procesos, el ERP va por un camino paralelo y centrado en las tareas. Ahora lo explico. Veamos qué es un ERP.

ERP: qué es y sus usos

Un ERP es un sistema de software que consiste en la integración de un conjunto de programas para recopilar datos y gestionarlos. Pueden ser datos de facturación, nóminas de trabajadores, control de stocks y datos de la cadena de producción.

Con un ERP observamos los procesos de la empresa en tiempo real gracias a la integración con las bases de datos. Lo más común es que se utilice en el sector manufacturero, aunque con opciones más avanzadas también se aplica con éxito en el sector de la salud, las aseguradoras, el marketing, el transporte, etc.

Según Wikipedia , “un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los datos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estén disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa de una manera centralizada”.

El ERP es eficaz para las siguientes tareas:

1. gestión de la cadena de suministros;
2. gestión de los datos financieros y de contabilidad;
3. planificación de proyectos;
4. estandarización de temas críticos de la cadena de producción;
5. reducción de tareas redundantes con la automatización;
6. reducción de los costes de las órdenes de compra;
7. gestión de recursos humanos y sus nóminas.

En estos momentos el ERP evoluciona en virtud de todos los avances que se operan en Business Intelligence, los dispositivos móviles, redes sociales, integración, servicios en la nube y SaaS. Por tanto, el ERP no es una herramienta muerta, ni obsoleta -como muchos señalan- sino que debe evolucionar hacia las nuevas necesidades de las empresas.

Y ahora sí, una vez claro qué es un ERP y qué es un BPM, podemos ir a las diferencias.

Diferencias entre ERP y BPM

El ERP es más bien una herramienta de almacenamiento de datos de diversas áreas en un solo sitio, mientras que el BPM es una solución integral de gestión de procesos y automatización que a nivel tecnológico se implementa con un Business Process Management System o BPMS.

Un ERP te puede ayudar en la automatización de tareas; pero, si quieres ir más allá y orquestar varias tareas encadenadas, una solución BPM es la mejor opción; a menos que utilices una versión de ERP de nueva generación que integran funcionalidades de análisis.

Un BPM puede ser un buen soporte o enriquecimiento del ERP que tienes ahora mismo en tu empresa, sobre todo como capa de colaboración y toma de decisiones; sin embargo, a la inversa es imposible.

Mientras que el ERP es integración de la información, las soluciones tecnológicas de BPM o BPMS se centran en la coordinación del trabajo de personas, abarcando diversas funcionalidades que constituyen una capa analítica o inteligente para el ERP.

El ERP tiene compartimentada su actividad en determinados departamentos, mientras que el BPM permite construir procesos interdepartamentales.

El BPMS incluye integración de procesos y servicios, registro de información, diseño y simulación, creación de reglas, repositorio de datos (como el ERP) y seguimiento de datos. Y tal ves lo más importante, sabe cómo se hacen las tareas y ello permite mejorarlas.

Insisto en que los BPMS tienen un enfoque centrado en los procesos mientras que el ERP se centra en las funciones de la organización. Y esto es algo a tener claro. Sin embargo, esta diferencia, no impide que ambos se integren y aprovechen juntos.

Si tienes un ERP y deseas evolucionar a un enfoque BPM, en AgilePlan te escuchamos. 

Tenemos experiencia en soluciones BPM para diversos sectores.