Cómo determinar el ROI del ERP de la empresa

Las soluciones ERP aportan grandes beneficios a las empresas cuando se implementan de forma correcta. Pero las empresas necesitan contar con datos objetivos que les ayuden a evaluar el impacto de un software de Enterprise Resources Planning en la organización. Pero, ¿cómo se puede determinar el ROI del ERP de la empresa?

En los últimos 8 años, el uso de ERP ha aumentado un 22 % en la Eurozona. Es la conclusión a la que llega un estudio de la Unión Europea en el marco del Mercado Único Digital. Y es que los beneficios de las soluciones ERP para las empresas están fuera de toda duda, si se enfoca bien el proyecto y se evitan los errores que pueden llevar al fracaso un ERP.

Pero por muy evidentes que sean las ventajas de una inversión como la que debe realizarse para la implementación de un ERP, las empresas necesitan apoyarse en cifras, no solo en valoraciones generales. Y para ello está el cálculo del ROI, que sirve para evaluar cualquier tipo de inversión, y en este caso, también la de un software empresarial como el ERP.

Pero ¿realmente se puede cuantificar objetivamente el ROI de un ERP?

¿Qué es el ROI y por qué me interesa calcularlo para mi ERP?

El ROI (Return Of Investment) es el cálculo que nos permite saber qué beneficios obtendrá (o ha obtenido) la empresa al realizar cualquier tipo de inversión. En este caso, la implantación de un ERP en la empresa.

La forma de calcularlo es, en teoría, de lo más sencillo. Basta con realizar la siguiente operación

ROI = (B – I) / I * 100

La B se corresponde con los beneficios obtenidos y la I con la inversión realizada. La operación consiste en restar la inversión realizada a los beneficios, dividir por la inversión y multiplicar por 100.

¿Pero realmente es tan sencillo? Probablemente no.

Los principales problemas a la hora de determinar el ROI de un ERP

La mayor dificultad no está en la operación, que como has podido comprobar es muy sencilla. Los problemas empiezan cuando intentamos calcular objetivamente los beneficios. Otro factor que añade complejidad es la ausencia de datos cuando se trata de estimar el ROI de un implantación del ERP (porque se hace a priori).

Veámoslo con mayor detenimiento.

1. El carácter intangible de algunos de los beneficios

Algunas de las aportaciones de un ERP a la empresa son muy difíciles de cuantificar económicamente, porque se trata de transformaciones de carácter  cualitativo que afectan a toda la organización, y que son muy difíciles de aislar y analizar numéricamente.

Si tu ERP te permite mejorar la atención al cliente optimizando los procesos de entrega del producto, tu imagen de marca experimentará una mejora. Pero eso es muy difícil de poner en cifras.

2. La ausencia de datos en una estimación previa a la implantación del software

El cálculo del ROI puede ayudar a tu organización en la toma de decisión acerca de si se debe o no implementar un ERP. Sin embargo, no puede haber datos disponibles del ROI efectivo que puede conseguir el software, porque es un cálculo que se realiza antes de la implantación.

Se puede, por lo tanto, calcular el ROI de forma aproximada y subjetiva, aventurar un período de amortización, unos costes indirectos estimados, etc. Los cálculos deberían repetirse de forma posterior a la implantación, y de forma periódica, determinando la desviación de la estimación inicial al ROI efectivo (teniendo en cuenta que algunos beneficios aparecerán a medio-largo plazo).

Pero la existencia de dificultades a la hora de determinar el ROI de un ERP no significa que debamos renunciar a calcular el retorno de la inversión.

Por suerte, algunos datos sí son precisos y relativamente fáciles de obtener, y otros pueden determinarse de forma aproximada recurriendo a encuestas internas, estimaciones de los responsables de cada departamento, etc.

¿Cómo determinar el ROI de un ERP?

Para estimar el ROI de forma previa a la implementación como factor de decisión, hay que calcular la diferencia entre los beneficios que se espera obtener, menos los costes de la inversión necesaria.

Beneficios

Calcular los beneficios que puede aportar la implantación del ERP no es fácil, porque hablamos de un cambio estructural que afecta a cada aspecto de la organización (de ahí la presencia de numerosos beneficios intangibles o incluso ocultos).

Algunos de los más evidentes son:

•      Aumento de la productividad.
•      Posibilidad de ampliar la variedad de productos/servicios ofertados.
•      Mejor control de stocks (y su repercusión directa sobre la tesorería).
•      Mejora de la atención al cliente.
•      Eliminación de redundancias.
•      Mayor eficacia al centralizar la gestión de los procesos.
•      Estandarización de los procesos.
•      Automatización de tareas.
•      Incremento de la seguridad en la gestión de los datos.

Recuerda prestar especial atención a los beneficios intangibles, imaginando la transformación que experimentará tu organización, y cómo afectará a cada uno de los aspectos de su actividad.

Inversión

En lo que se refiere a la inversión necesaria hay que tener presentes los costes que conocemos, pero también hay que plantearse diversos escenarios con gastos imprevistos.

Los costes indirectos suelen ser los siguientes.

•      Gastos en las herramientas y licencias (si las hay) de software.
•      Importe de la implementación en cada una de las fases de su ciclo[Autor des1]  (auditoría, diseño del software, reingeniería de procesos, formación del personal, etc.).
•      Inversión en las infraestructuras de TIC.
•      Costes de mantenimiento.

También hay que tener presentes los costes indirectos, más difíciles de ponderar, como por ejemplo:

•      Interrupciones operativas.
•      Costes generados por baja adopción o resistencia al cambio.
•      Asignación de recursos humanos internos (pago de horas extra, subcontratación de personal, etc.).
•      Tiempo empleado en la resolución de imprevistos y problemas técnicos.

Una vez realizadas las estimaciones necesarias, tanto respecto a los beneficios esperados como a la inversión necesaria, la operación de cálculo del ROI (tal y como la he especificado al inicio) es de lo más sencillo.

También hay que aclarar que una estimación de ROI negativo al principio no significa necesariamente que no haya un buen retorno de la inversión a medio-largo plazo.

Lo importante es que la estimación sea realista, algo que será más fácil si cuentas con un socio tecnológico experimentado que realice una buena labor de consultoría y te guíe en el proceso.

En AgilePlan tenemos una dilatada experiencia en implementaciones de software empresarial así como en incorporar capas funcionales para la mejora de la interfaz, soportar una ágil toma de decisiones o para la mejora de la compartición de la información . Si estáis pensando en implantar un ERP en la empresa, o en una mejora funcional sobre él,  podemos ayudarte a determinar el ROI asesorándote para que te formes unas expectativas realistas. ¿Hablamos?