¿Cómo liberarnos de las limitaciones de Microsoft Excel?

¿Usar o no usar Excel? ¿Es posible prescindir completamente de esta herramienta en las empresas? No lo creo.

Excel lleva más de 30 años evolucionando y lo que no sabemos hacer con ella supera lo que conocemos. Pocos usuarios avanzados son capaces de exprimir todo su potencial en las estadísticas, las matemáticas, el análisis de datos, los cálculos y el análisis financiero con el uso de macros y VBA.

Sin embargo, es indiscutible que Excel es ineficiente cuando lo apuntalamos para funciones en las que ya existen herramientas mejores.

El programa de Microsoft es útil para recopilar datos, organizarlos, hacer cálculos y previsiones y visualizar esos datos. De hecho, aún muchísimas empresas en España utilizan Excel como herramienta de planificación y los documentos en ese formato van de una bandeja de entrada a otra, cargando aciertos y errores. Sin hablar de las actualizaciones sucesivas cuando se cuelga en una plataforma de acceso compartido como puede ser Google Drive.

Destruyendo las barreras para el cambio

¿Es esta la manera correcta de gestionar la información en una empresa?

Desde luego que no. Aunque entiendo que la inercia y las urgencias por sacar adelante las tareas arrastra a los colaboradores a echar mano de los recursos que tienen a mano: ¡ahí está Excel, por defecto, siempre cerca en Microsoft Office!

Para trascender el “hago lo que puedo” y llegar a “gestiono con eficiencia la información y los flujos de trabajo” es necesario dar un salto de Excel a herramientas más completas. Hablo de un ERP, de un CRM, de un BPMS o un software desarrollado a medida capaz de responder a diversas necesidades de las organizaciones en cuanto a gestión y análisis de la documentación.

¿Cómo liberarte de las limitaciones de Microsoft Excel?

Para liberarte de las limitaciones de Excel debes ir a un sistema superior en la gestión.  Y existen signos que delatan cuándo una organización necesita con urgencia un desarrollo de software a medida:

• Es una compañía con más de 10 trabajadores y gestionan proyectos que generan mucha documentación.
• La empresa tiene diversas fuentes de información distribuidas en sucursales físicamente distantes.
• Los proyectos para ponerse en marcha requieren el visto bueno o los permisos de diversas organizaciones o personas.
• La empresa trabaja con más de cuatro herramientas diferentes: una para el flujo de tareas y cargas de trabajo, otra herramienta para la gestión documental, otra para la gestión de la comunicación con clientes, etc.
• Es una locura generar un informe que muestre el avance de la empresa.
• Es imposible ver datos y analizarlos en tiempo real.
• No existe una herramienta que aglutine estadísticas y que las muestre según los criterios que tú selecciones sin la intervención de un colaborador de IT..
• El volumen de clientes se ha multiplicado y no puedes seguir creciendo con los recursos de que dispones si no organizas los procesos.
• A tu equipo se le agotan las horas saltando de una herramienta a otra, comparando Excels.

¿Algunos de estos ‘dolores’ te parece familiar? Tienen solución. Podemos liberarnos de las limitaciones de Excel.

El camino ya ha sido recorrido por miles de organizaciones en todo el mundo. Abundan las soluciones tecnológicas que reemplazan de forma eficiente la “vieja herramienta de Microsoft”.

¿Qué te ofrecen los ERPs y que no encontrarás en el Excel?

Eficiencia: se reducen los procesos repetitivos y la entrada manual de información que tanto se presta a los errores.

Facilidad: una vez se han entrenado a los colaboradores en su uso, todos perciben y agradecen la facilidad con que realizan ciertas tareas que antes requerían horas.

Centralización de la información: con un programa desarrollado a medida tendrás en un solo sitio toda la información de la compañía, siempre actualizados y accesibles.

Análisis de datos: los ERPs te permiten generar informes personalizados. Eliges los KPIs. Configuras los cuadros de mando. Dejas de molestar a IT si eliges una solución amigable y que no requiera excesiva programación.

Seguridad: subir a Drive -con todos mis respetos GOOGLE- los documentos de una empresa no es seguro. Tener quinientos Excel escondidos en carpetas y cada trabajador editándolos a su manera, tampoco es seguro, aunque tus técnicos de IT sean obsesivos con las copias de seguridad. Con un ERP tienes un programa robusto, con altos estándares de seguridad y donde se activan usuarios varios y sus privilegios. La información no desaparece ante un clic desafortunado.

Mi punto de vista y lo que debes hacer

Excel es fantástico como herramienta complementaria a un ERP.  Sigue usándolo pero tómate tu tiempo para cambiar si lo que he comentado explica tus problemas y quieres ahorrar tiempo, optimizar tus recursos y seguir creciendo.

Para empezar:

• Determina con claridad cuáles son tus objetivos de crecimiento y si los puedes conseguir con el ritmo actual de trabajo y herramientas. (Intuyo que la respuesta es no)
• Analiza los procesos en tu compañía ahora y qué esperas solucionar con la nueva herramienta.
• Busca a través de Linkedin un partner tecnológico capaz de desarrollarte en poco tiempo una solución eficaz, a medida y que cumpla con tus expectativas.
• No des un paso hasta que no sientas que estás totalmente convencido de que ese proveedor cumplirá con sus promesas, y te dará lo que necesitas.
• Exige que te muestre pruebas de su trabajo.
• Rétalo a que hagan un prototipo o pequeño desarrollo en poco tiempo para un propósito menor de la empresa.

Te podría contar cómo lo hacemos en Agile Plan, pero eso requiere un encuentro cercano.
¿Lo hablamos?