¿Cuál es el ciclo de implementación de un ERP?

Una de las claves para el éxito en la implementación de un ERP en la empresa es completar correctamente cada una de las etapas. Pero ¿cuáles son las fases del ciclo de implementación de un ERP? Conocer en profundidad todo el proceso es vital para supervisar el proyecto y su ejecución.

Según un Informe llevado a cabo en 2014, el 100% de las organizaciones experimentan interrupciones operativas tras la puesta en marcha de un ERP, con incidencias diarias hasta un mes después de la implementación en el 60% de los casos. De ellos, el 50% atribuyen estos problemas a la gestión del cambio hacia el nuevo sistema.

Los problemas e imprevistos pueden aumentar los costes, o en el peor de los casos, conducir al fracaso del ERP.

Pero si cada fase en el ciclo de implementación del ERP se ejecuta correctamente, los problemas deberían reducirse al mínimo.

Las fases del ciclo de implementación de un ERP

El ciclo de vida en la implantación de un ERP en la empresa tiene una serie de etapas bien definidas. Solo así se puede llevar a cabo un proyecto de envergadura, en el que no solo hay que desarrollar o adaptar un programa de software. Es necesario conocer la realidad de la empresa, sus necesidades, el proveedor o la solución perfecta, cómo se debe adaptar a los requerimientos del cliente, etc.

Las fases del ciclo de implementación de un ERP son las siguientes.

1. Planificación

Es la fase en la que se elabora una estrategia para abordar la implementación, se fijan unos objetivos que deben estar alineados con las necesidades de negocio.

En esta fase se debe determinar la viabilidad del proyecto, tener en cuenta los riesgos para la organización, realizar una estimación de los costes que supondrá y planificar los plazos y los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación.

Elegir una consultora experimentada en el desarrollo de proyectos ERP es fundamental.

2. Selección de la plataforma adecuada

Por lo general, no se suele desarrollar el software desde cero para que el cliente pueda recibir una solución a medida. Tampoco es recomendable contratar una solución nativa a un proveedor sin realizar ajustes.

La forma más adecuada de proceder para reducir los costes y el tiempo de implementación, e incrementar la eficacia del software, es tomar como base una plataforma de software y realizar los ajustes necesarios, o incluso desarrollar una solución en paralelo.

Para ello es necesario elegir bien el entorno de desarrollo sobre el que montar el software empresarial que sea juste a las necesidades de la organización, que sea adecuada para el sector de actividad de la empresa, etc.

En el caso del ERP, las posibilidades de adaptación se multiplican al tratarse de un software modular en el que se pueden acoplar diversos paquetes para gestionar funciones muy específicas de la empresa.

3. Auditoría preliminar

Aunque en la primera fase se lleva a cabo la planificación general del proyecto, es necesario realizar un análisis en profundidad sobre el estado actual de la empresa, sus objetivos a medio-largo plazo y los procesos que pone en funcionamiento para llevar a cabo su actividad. Solo así podemos los desarrolladores de software hacernos una idea clara y concreta de lo que realmente tiene que hacer la solución que debemos implementar.

En esta fase pueden identificarse necesidades o requerimientos específicos a la hora de diseñar las funcionalidades del software. Es un proceso bastante técnico en el que habitualmente necesitamos servirnos de protocolos, herramientas y metodologías de análisis para recabar toda la información.

4. Diseño del software y reingeniería de procesos

Con los datos recogidos y los requerimientos identificados durante la auditoría preliminar, es el momento de diseñar la solución de software, con sus funcionalidades, los módulos operativos de los que constará, etc.

En el caso de la implementación de un ERP es muy común que se tengan que modificar algunos procesos de trabajo en la empresa. Es lo que solemos llamar reingeniería de procesos.

5. Pruebas

Ya se ha realizado el desarrollo y se han llevado a cabo los ajustes en el software. Es el momento de realizar pruebas para ver cómo se adapta la solución ERP a los procesos de la organización.

Es recomendable que a estas alturas los empleados ya hayan recibido la formación adecuada. Eso permite ver cómo funciona el software con un nivel de desempeño de los trabajadores lo más "normalizado" posible. La inexperiencia con la plataforma es inevitable; pero unas nociones sólidas de manejo del entorno de trabajo ofrecerán una perspectiva más fiel sobre las fortalezas y las debilidades del software en funcionamiento.

6. Implantación

¡Llegó la hora de la verdad! La solución de ERP se despliega y empieza a funcionar tras realizar los ajustes necesarios, que se determinan en la fase de pruebas.

Si el resto de fases se han planteado y ejecutado de forma adecuada, no debería haber grandes problemas tras la implantación.

7. Mantenimiento y actualización

Como es lógico, el software requiere un mantenimiento y hay que actualizarlo de forma periódica para pulir imperfecciones del programa, permitir que se siga comunicando con otras aplicaciones integradas, etc.

Y hasta aquí llega el ciclo de vida de implementación de una solución ERP.

Las ventajas del desarrollo rápido de software con metodologías agile

Ahora ya conoces las fases que de uno u otro modo debe cumplir el ciclo de implantación de un software de gestión de recursos empresariales. Imagina las ventajas para tu empresa si añadimos un componente de desarrollo con metodologías agile.

¿Qué aportaría ese componente al ERP?

Los ERP están orientados a la introducción de datos y su compartición, con un objetivo muy claro: evitar duplicidades. Y evidentemente se pueden introducir las decisiones que se vayan tomando. Pero, y ¿qué pasa con los procesos que han soportado esa decisión y cómo se han compartido los datos y documentos entre los participantes?.

Este componente debe cubrir el soporte de estas actividades y además proporcionar la trazabilidad de cada una de las participaciones de los usuarios en ellas.

Nuestra forma de trabajar en AgilePlan permite reducir al máximo el tiempo de implementación mediante el desarrollo rápido de software.

Trabajamos con prototipos sobre funcionalidades específicas que el cliente testea y que perfeccionamos posteriormente.

Además de reducir el tiempo, el desarrollo ágil minimiza los riesgos de fracaso y reduce los costes, tanto en la fase de estimación como en los posibles imprevistos durante la implementación del ERP.

Si estás interesado en implementar una solución de ERP en tu empresa y deseas conocer más a fondo el proceso, estoy a tu disposición para aclararte cualquier duda. ¿Hablamos?