Cómo pasar del eMail&Excel a la gestión por procesos
Es hora de ser prácticos y subirse al tren de la transformación digital con decisión. Y eso...
En esta ocasión, en lugar de hablar de teoría, voy a plantearte un caso práctico y totalmente real con uno de nuestros clientes.
Por motivos de confidencialidad, hay detalles que no puedo revelarte. No obstante, la problemática que resolvimos es tan frecuente, que seguro que te sientes identificado.
Una empresa financiera en apuros
Érase una vez una empresa financiera que dependía de una hoja de Excel.
[vc_text_separator title="¿Te suena la historia?" el_width="90"]
Esta empresa llevaba a cabo el cálculo de la rentabilidad de la construcción en suelos, implementando 3 sofisticados métodos (cálculo rápido, intermedio y avanzado), mediante el uso de una compleja hoja de Excel.
Los resultados permitían evaluar la viabilidad económica de la construcción o comercialización del suelo.
El gran problema: la multiplicación de los Excel
Este valioso Excel era compartido con los múltiples analistas del departamento de Riesgos –Real Estate y Cobranzas–, para su utilización habitual.
Eso suponía un gran problema operativo, dado que, cada vez que se hacía una modificación en la programación del Excel original -o si el departamento de Dirección Financiera enviaba nuevos inputs-, se originaban múltiples desajustes entre las versiones utilizadas por cada uno de los analistas.
Se trataba del clásico problema de la multiplicación de las versiones de un mismo documento corporativo, con el agravante de que, en este caso, dicho documento era una importante herramienta de cálculo financiero.
Un desafío para AgilePlan
Nuestro cliente deseaba contar con un software que fuese utilizado por todo su departamento de Riesgos –Real Estate y Cobranzas–, evitando los desajustes que tenían lugar por los cambios introducidos en la hoja de Excel empleada hasta ese momento.
[vc_text_separator title="¿Cuáles eran los problemas?" el_width="90"]
Valioso know-how del cálculo de riesgos financieros
Nuestro cliente se enfrentaba a un grave dilema.
Contaba con una compleja hoja de cálculo diseñada en Excel, cuya programación interna representaba un importante know-how atesorado por la organización.
Todo parecía indicar que si querían contar con un software avanzado de cálculo de riesgos, tendrían que compartir sus valiosos algoritmos y fórmulas con la empresa que se encargase de desarrollar la solución.
Por supuesto, siempre existía la posibilidad de firmar un acuerdo de confidencialidad. No obstante, el riesgo inherente a la cesión del know-how está siempre presente y es muy difícil de contener.
Dependencia del suministrador del desarrollo para futuras modificaciones
¿Conoces la expresión “solucionar un problema creando otro”?
Ésta era otra de las problemáticas que planteaba el desarrollo de un software a medida para la gestión de riesgos.
Gracias a la utilización de una hoja de cálculo de Excel, el departamento de riesgos de nuestro cliente disponía de una gran autonomía a la hora de hacer modificaciones y mejoras en su sistema de cálculo por parte de sus analistas y financieros.
Tan sólo tenían que modificar la programación del Excel y compartir la nueva versión con los usuarios.
Sin embargo, el cambio a una aplicación desarrollada a medida suponía que, cada vez que necesitaran hacer alguna modificación, tendrían que recurrir a nosotros (o al suministrador escogido) para proceder a alterar la programación del nuevo software.
Esa situación implicaba, además, que su operatividad pasaría a depender de nuestra velocidad de respuesta para hacer los cambios en la programación.
Sopesando las alternativas
Nuestro cliente estuvo valorando la posibilidad de contratar desarrollos a medida del 100 % de la funcionalidad requerida.
En su defecto, también podía continuar como hasta ese momento, utilizando carpetas compartidas entre los usuarios o bien realizando intercambios, mediante el envío de correos electrónicos.
... hasta que llegó AgilePlan.
Integrando un Excel financiero en un software a medida
Nuestra solución fue (aparentemente) sencilla e ingeniosa.
Sugerimos conservar la hoja de Excel como motor de cálculo e integrarla con el nuevo software desarrollado por nuestra factoría AgilePlan.
Dicho software volcaría en el Excel los datos ingresados por los analistas y devolvería los resultados ofrecidos por la hoja de cálculo, y todo de forma absolutamente desasistida.
[vc_text_separator title="¿Cuáles son las ventajas?" el_width="90"]
- El cliente consigue una herramienta que permite a sus analistas realizar los cálculos de riesgo de una forma ágil, sabiendo que están utilizando unos parámetros de cálculo correctos y permanentemente actualizados.
- El cliente sigue manteniendo una completa autonomía a la hora de hacer las modificaciones necesarias en sus sistemas de cálculo, pues tan sólo tiene que modificar la hoja de Excel que está integrada con el software.
- Y además todos utilizan la misma versión constantemente actualizada.
Problemas de implementación: macros de Excel y tiempos de cálculo
Obviamente, no todo fue un camino de rosas. Entre los variados imprevistos, éstos fueron los más problemáticos:
Integración con las macros de Excel
En la integración hubo problemas con algunas macros de Excel que estaban diseñadas para interactuar con el usuario. Lo solucionamos creando macros automatizadas que se invocaban desde la interfaz de integración.
Excesivo tiempo de ejecución de las macros de Excel
El mayor problema radicaba en que los procesos de cálculo en el Excel tardaban demasiado tiempo en ejecutarse. Para resolverlo, desarrollamos la solución de forma que pudiera ejecutar a la vez, en varios hilos independientes, un número configurable de excels. De esa forma, una sola instancia de nuestro integrador ejecutaba en paralelo varios cálculos, controlando la ejecución de cada uno, priorizando instantáneamente unos cálculos sobre otros y manteniendo siempre la independencia de cada uno.
[vc_text_separator title="¿Cuál fue el resultado?" el_width="90"]
Logramos reducir el tiempo de ejecución de cálculo de modalidad avanzada, de un intervalo inicial de entre 30 y 60 minutos, a un intervalo final de alrededor de 2 minutos.
Un caso de éxito: una solución financiera ágil y autónoma
Gracias al desarrollo creado por AgilePlan, nuestro cliente logró:
- Eliminar los problemas de duplicación de una herramienta crítica de cálculo financiero.
- Eliminar los consiguientes desajustes en los análisis del cálculo de la rentabilidad de la construcción en suelos.
- Conservar su know-how de valoración.
- Mantener su autonomía para modificar sus parámetros de cálculo.
- Reducir los tiempos de ejecución del cálculo avanzado hasta en un 97 %.
¿Qué te ha parecido este caso?
Estoy convencido de que, en tu empresa, contáis con un problema parecido.
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Sobre el autor: Carlos Fernández de la Vega
