En esta ocasión, voy a compartir contigo un caso de éxito mediante la aplicación de uno de las plataformas más conocidas de AgilePlan: nuestro BPM Plan.
Aunque en nuestra empresa llevamos a cabo desarrollos totalmente a medida, también contamos con soluciones estandarizadas que pueden ser modificadas para adaptarse a la idiosincrasia de cada organización.
De esa forma, garantizamos plazos de desarrollo y despliegue mucho más breves, sin que por ello se perjudique el nivel de personalización.
Hoy te contamos un caso de éxito: 4 líneas de negocio y 1 sola gestión por procesos
Geocisa es una empresa participada de Dragados, perteneciente a su vez al grupo ACS. Cuenta con oficinas en España, Reino Unido, Perú y Estados Unidos.
Su ámbito de actividad es extraordinariamente amplio y diversificado, puesto que abarca:
Semejante amalgama de servicios implicaba para Geocisa unos considerables problemas en la gestión de sus procesos, dado que tenía que afrontar:
El presupuesto de los contratos puede oscilar entre los 60 euros del coste de un servicio de laboratorio hasta los 30 millones de euros correspondientes a grandes obras.
Los periodos de ejecución de los proyectos y servicios pueden requerir años o bien limitarse a unos pocos días.
La logística propia de sus actividades en zonas urbanas contrasta con la falta de oficinas e incluso accesos en áreas no urbanas.
Determinadas situaciones de emergencia pueden requerir una planificación en apenas unas horas; sin embargo, los grandes contratos con las administraciones públicas implican semanas o meses de planificación.
Mientras que determinados servicios de ingeniería y asistencia técnica se limitan fundamentalmente al suministro de mano de obra especializada, la ejecución de obras y los servicios de laboratorio suponen la movilización de equipos y materiales, junto con el personal correspondiente.
Finalmente, la empresa también diferencia entre presupuestos con precio cerrado y los precios unitarios de determinados productos o servicios.
La falta de una herramienta centralizada que les permitiera gestionar y monitorizar los múltiples procesos de todas sus actividades suponía una notable pérdida de productividad. Éstas eran algunas de la problemáticas más evidentes:
Además, la complejidad interna de la propia empresa, así como la resistencia al cambio por una parte de sus empleados suponían una dificultad añadida a la hora de buscar e implantar una solución eficaz.
Con el fin de encontrar una solución a medida para la gestión de sus procesos, la cual se ajustara a las particularidades de su organización, Geocisa estableció una serie de requerimientos indispensables.
La plataforma BPM de AgilePlan fue la escogida como solución de gestión por procesos, gracias no sólo a que sus características respondían a los requisitos de Geocisa, sino que también contaba con la flexibilidad para adaptarse de forma totalmente específica y escalar sus prestaciones conforme el cliente pudiera necesitarlo.
Resultó indispensable para la integración con los sistemas previamente implantados, como el ERP (Navision) o el gestor para recursos humanos (Meta4) utilizados por Geocisa.
Tuvo un impacto clave en muchos de los procesos de Geocisa, especialmente en lo concerniente a las ofertas y las compras.
Incluso compartiendo datos provenientes de aplicaciones externas, como el mencionado ERP.
Este aspecto resultó crítico, dado que Geocisa cuenta con oficinas en España, Reino Unido, Perú y Estados Unidos. Todas sus sedes utilizan ahora la misma interfaz de gestión de procesos.
Lo cual supuso una gran mejora en los niveles de productividad, gracias a la posibilidad de trabajar de manera remota y a través de cualquier dispositivo.
Desde que en 2009 comenzáramos con la primera fase de implantación del BPM de AgilePlan, Geocisa no ha cesado de constatar continuas mejoras en la gestión de sus procesos.
A día de hoy, seguimos desarrollando nuevos módulos dentro del software con el objetivo expandir y dar uniformidad a toda su estructura IT de gestión procesal, lo que sin duda generará mayores sinergias.
Me gustaría cerrar este artículo, haciendo hincapié en las mejores lecciones aprendidas por nuestro cliente.
Si quieres tener éxito en el desarrollo y despliegue de cualquier solución IT dentro de una organización, toma nota.
¿Has tenido alguna experiencia buscando e implantando una solución de gestión por procesos a medida en tu empresa?
Como puedes ver, el proyecto –aún siendo de largo plazo– no tiene porqué resultar traumático para tu organización. Además, se pueden lograr resultados notables a corto plazo, si la planificación y el despliegue son los adecuados.
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