5 preguntas antes de implantar un BPM en tu organización

El éxito en la implantación de un BPM tiene tanto que ver con la ejecución de la misma, como con la preparación de todo el proceso.

Esto es algo en lo que insisto reiteradamente durante las reuniones con los clientes.

A menudo, su atención está exclusivamente fijada en los costes y el retorno económico que la nueva herramienta de gestión de procesos pueda suponer. Sin embargo, no prestan suficiente atención a cada uno de los factores que influyen en estas métricas económicas y, en último término, el éxito del proyecto.

Si estás planteándote implantar un software de gestión para la automatización de procesos en tu organización, te recomiendo responder primero a cada una de estas preguntas. Te permitirán adoptar una perspectiva global y tomar mejores decisiones.

¿Cuáles son los objetivos específicos que pretendes conseguir con la implantación del BPM?

La “mejora en la eficiencia de los procesos” es una expresión vacía, que necesita de contenido si se quiere orientar el proyecto en la dirección adecuada.

• Por un lado, es imprescindible identificar aquellos indicadores de rendimiento de mayor relevancia, y cuya variación afecte en mayor medida a la productividad de la empresa.
• Por otro lado, hay procesos que resultan más críticos que otros, ya sea porque están sometidos a una regulación concreta de seguridad o calidad, o bien porque están más ligados al núcleo de la actividad del negocio.

¿Cuál es el presupuesto disponible para el proyecto?

La determinación previa de un presupuesto estimado puede contribuir en gran medida a acelerar el proceso de filtrado y selección de las diversas opciones disponibles en el mercado.

Por supuesto, también hay que tener en cuenta los requerimientos logísticos y operativos de tu organización, pero lo que no tiene sentido es examinar opciones que no estén a tu alcance, o perder el tiempo sopesando soluciones mediocres que no se adapten a tu organización.

• Si el presupuesto es limitado, el espectro de alternativas quedará reducido a las típicas soluciones “plug & play”. Si la estructura de tu negocio es capaz de adaptarse a ellas, son alternativas razonables. En caso contrario, quizá valga la pena posponer el proyecto, tratando de reunir los recursos económicos necesarios o comenzar de una forma suave y progresiva.
• Precisamente, aquellas alternativas que tienden a generar un mayor ROI implican también un considerable nivel de adaptación y personalización, especialmente cuando los procesos de la organización suponen cierto nivel de complejidad, o bien existe un mayor riesgo de fracaso por falta de aceptación por parte de los usuarios. Atención:  la gestión del cambio suele ser una de las principales piedras que encontrarás en el camino.

¿Cuál es el ROI que se espera conseguir?

Obviamente, el retorno de la inversión generado por implantar un BPM en tu organización debería ser un factor determinante.

Paradójicamente, y una vez comienza el proceso de determinación de los requerimientos, este factor parece diluirse.

Es un grave error.

• Asegúrate de solicitar a cada uno de los proveedores candidatos toda la información que puedan proporcionar de cara a la estimación del ROI del proyecto.
• Analiza los principales ámbitos de mejora que se verán optimizados.
• Pondera el valor aportado al cliente final.
• Solicita casos de estudio con anteriores clientes, en los que se refleje un impacto positivo sobre los procesos.

Si no sabes calcular el ROI a obtener con una formulación claramente medible, es difícil que

puedas defender el proyecto y sus posteriores mejoras y evoluciones.

Lectura recomendada:

6 claves para conseguir el máximo ROI de un BPM

¿Cuáles son las opciones de despliegue de la herramienta?

Dependiendo de cuál sea la infraestructura propia de tu organización, así como la previsión de requerimientos futuros, el despliegue de la herramienta BPM podrá tener lugar de una manera u otra.

• On premise, especialmente indicado para aquellas organizaciones que disponen de sus propios servidores e infraestructura IT, así como aquellos negocios que requieran el máximo control sobre la información.
• Appliance, mediante el cual el proveedor proporciona y mantiene el hardware y software en las propias instalaciones del cliente.
• On cloud, en cuyo caso el despliegue se realiza mediante un hosting albergado y mantenido por el propio proveedor.

No todos los suministradores y desarrolladores pueden proporcionar las 3 alternativas. En Cibernos, por ejemplo, sí que disponemos de la capacidad y experiencia para hacerlo.

¿Cuál es el nivel de usabilidad de la herramienta?

La usabilidad es uno de los factores que más influyen en el éxito de la adopción de cualquier software corporativo, incluyendo un BPM.

De hecho, no es raro que los empleados terminen utilizando alternativas no autorizadas ni controladas por el departamento de IT. Éste es un fenómeno conocido como “shadow IT” y según la consultora Gartner supone tanto un peligro para la seguridad, como un sobrecoste para las organizaciones.

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