5 motivos por los que tu BPM no genera buenos resultados

Las soluciones de gestión por procesos (BPM) tienen un gran potencial para mejorar las cuentas de resultados de las empresas. La lista de beneficios que supone para una organización es extensa. Y sin embargo, más del 50% de estos proyectos de implementación acaban en fracaso, o no proporcionan los resultados esperados.

¿Es el caso de tu organización? ¿Teméis que pueda llegar a serlo? Entonces os interesa conocer los motivos más comunes por los que algunas implementaciones de gestión por procesos no genera buenos resultados. Y eso es lo que me dispongo a explicarte en este post.

A pesar de las altas cifras de implementaciones que no llegan a buen puerto, los datos son elocuentes para cualquier empresa cuando el proyecto sale bien. Una solución de gestión por procesos puede ahorrar hasta un 80% de tiempo en la gestión de pedidos, puede reducir los costes operativos hasta en un 60% y supone mejoras en la capacidad de procesamiento que están alrededor del 100%.

¿Cuál es el problema entonces? ¿Por qué de forma tan frecuente estas implementaciones no generan los resultados previstos?

Los principales motivos por los que un BPM no genera buenos resultados

El primer paso para evitar malas experiencias con el Business Process Management de la empresa es conocer qué suele fallar. ¿Cuáles son los motivos por los que tu BPM no genera buenos resultados? Es decir, cuál es la razón por la que un BPM no arroja los resultados deseados. Solo así conseguiréis obtener el máximo ROI para el BPM en tu empresa.

1. Una auditoría deficiente previa a la implementación

El conocimiento de los procesos previos a la implementación es fundamental. Es lo que permite especificar los requerimientos que tendrá que cubrir el software.

Tener localizados los aspectos menos eficientes en cada proceso, las duplicidades y las tareas que no aportan valor y que son más susceptibles de ser automatizadas es fundamental.

Por esa razón es tan importante realizar una auditoría previa en la que se analice el funcionamiento de los procesos y su estado antes de la implementación. Y sobre todo conocer los tiempos empleados, plazos de ejecución habituales y recursos empleados.

2. Falta de alineación de los procesos con los objetivos de negocio

Este punto es consecuencia directa del anterior. Un conocimiento insuficiente del funcionamiento de la organización y sus procesos puede provocar desajustes posteriores entre la tecnología y el negocio.

La gestión de procesos debe estar perfectamente alineada con los objetivos de negocio. Si no hay una buena sinergia entre ellos, la solución de BPM no puede “hacer su magia”. Es improbable que pueda generar los resultados que toda organización espera de una inversión semejante en un sistema de gestión de procesos.

3. Resistencia al cambio por parte del personal

La baja adopción de la tecnología es el talón de Aquiles de innumerables proyectos de implementación de un BPM, porque afecta a la línea de flotación de los empleados: implica cambios en cómo hacen su trabajo.

En algunos casos, el personal no solo entorpece la transición hacia el nuevo sistema, sino que directamente la boicotea. Sin embargo, la responsabilidad no suele recaer solo en los empleados.

Para evitar un problema de resistencia al cambio que pueda llevar a parte del personal a prescindir de la nueva plataforma, es importante:

•      Ejercer el liderazgo: esto supone tomar las riendas de la gestión del cambio, ejercer un papel proactivo y predicar con el ejemplo.
•      Comunicarse con los empleados: es importante atender sus réplicas y tratar de disipar su inquietud cuando se les presenta el proyecto.
•      Buscar apoyos: conseguir que directivos, ejecutivos, directores de departamento y cualquier otro perfil con responsabilidades de mando en la empresa se impliquen en el proyecto.
•      Proporcionar formación: el training es imprescindible para garantizar que la transición hacia el nuevo sistema sea lo menos traumática posible.
•      Proporcionar soporte: la formación no es suficiente; también hay que ayudar a los empleados a resolver sus dudas durante las primeras etapas posteriores a la implementación. ¡Prestando especial atención a los no-nativos digitales por ejemplo con ayuda de tutores!

En resumen, se trata de implementar la solución de software no solo en la empresa, sino en la cultura corporativa de la organización.

4. Falta de escalabilidad (en usuarios y funcionalidad)

En algunos casos, las dificultades para obtener buenos resultados de una solución de BPM se detectan a medio-largo plazo. El ROI de un proyecto tecnológico como este raras veces se percibe de inmediato.

¿Cuál es el problema?. Que a menudo una solución de gestión por procesos era la adecuada para un momento determinado, pero no era lo suficientemente escalable.

La implementación de una solución de BPM siempre debe tener unas expectativas que permitan el crecimiento de la empresa, y contar con la tecnología que mayor agilidad y escalabilidad permita. El alcance en número de usuarios puede variar sustancialmente simplemente si queremos incluir en los procesos a empresas colaboradoras, clientes o proveedores.

5. No crear una solución BPM lo suficientemente ágil y flexible

Aumentar la agilidad en la ejecución y el despliegue de los procesos es uno de los beneficios que suele aportar el BPM a una organización.

Pero si la tecnología no es la adecuada o no se alinea completamente a los objetivos de negocio, o el proceso de desarrollo no logra crear una plataforma lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios con rapidez, el proyecto tiene fecha de caducidad, o difícilmente puede proporcionar buenos resultados en el tiempo.

En un mercado repleto de agentes disruptores, el time to market exige estar preparados para los cambios abruptos. Una solución BPM debe proporcionar la flexibilidad necesaria para adaptarse al entorno cambiante.

Y hasta aquí los principales motivos por los que el BPM de tu empresa no genera buenos resultados. Si estáis pensando en aventuraros en un proceso de implementación de una solución orientada a la gestión por procesos,  o estáis teniendo problemas para rentabilizar la inversión que hicisteis en un BPM, en AgilePlan podemos ayudaros. Consúltanos tu caso, podemos asesorarte con nuestra experiencia.

¿Quieres conocer más sobre BPM?