¡Alerta! 5 costes ocultos del Business Intelligence

Las tecnologías y software ligados a la Inteligencia de Negocio o Business Intelligence (BI) se han convertido en el Santo Grial para muchas empresas.

Bajo la promesa de proporcionar una fácil e intuitiva gestión de datos y visualización de informes, el mercado se ha llenado de suministradores que prometen el mayor número de prestaciones al precio más competitivo.

Sin embargo, la falta de transparencia en torno a los costes reales que supone la implantación y utilización de las soluciones de BI se ha convertido en un problema endémico.

¿Cuál es el problema?

Estas herramientas no son precisamente baratas. Muchos proveedores intentan persuadir a los clientes ofreciendo una visión parcial de los verdaderos costes de utilización del producto o servicio, indicando únicamente los costes por licencia.

La realidad es que existe toda una batería de costes añadidos y variables que multiplican el precio estimado originalmente.

Costes de personalización

Ningún negocio es igual a otro. Muy a menudo, el software de BI elegido necesita de una serie de modificaciones para adaptarse a los requisitos y necesidades específicas del cliente.

Esto puede implicar modificaciones en la interfaz de usuario y demás aspectos del front-end, o bien requerir alteraciones de back-end, que afectan al procesamiento interno de los datos. Todo este proceso supone un notable incremento de los costes finales de implantación.

¡Pero eso no es lo peor!

Este tipo de software, especialmente las herramientas propietarias, se caracteriza por el lanzamiento de nuevas versiones actualizadas, las cuales deben ser instaladas para continuar con el servicio.

Estas nuevas versiones deben ser personalizadas de acuerdo con los requerimientos del cliente, por lo que este gasto se vuelve recurrente.

Por fortuna existen algunas opciones que incluyen la posibilidad de llevar a cabo tu propia personalización. Sea cual sea la elección, conviene tener en cuenta este factor a la hora de estimar los verdaderos costes de la herramienta.

Costes del Data Warehouse y la herramienta ETL

La implementación de cualquier herramienta de Business Intelligence requiere de un proceso previo mediante el cual la información contenida en las múltiples bases de datos del cliente sea reunida y formateada de manera homogénea. Sólo así, la herramienta de Business Intelligence será capaz de asimilar y utilizar los datos, para crear los informes y aplicaciones que tu negocio precise.

¿La solución?

Es necesario disponer de dos elementos claves:

• un Data Warehouse o estructura de almacenamiento centralizado de datos;
• una herramienta de ETL (“Extract, Transform and Load”), que extraiga la información de todas las bases de datos utilizadas, la procese y la cargue en el Data Warehouse con un formato uniforme y adecuado.

El coste de una herramienta ETL puede fácilmente duplicar el precio de un software de BI.

Los costes de almacenamiento de los datos

De acuerdo con EMC, el volumen de información creada por nuestra civilización se duplica cada 2 años. Esto es algo especialmente acuciante en el ámbito empresarial, donde las necesidades de almacenamiento de información están en continua expansión.

Ya se trate de una solución en la nube, in-house o ambas, los costes de almacenamiento de la información suponen una importante parte del presupuesto.

Costes de entrenamiento del personal

Las mejores herramientas de BI hacen especial hincapié en que la interfaz de usuario sea lo más intuitiva posible. Sin embargo, no conviene cometer el error de creer que los empleados serán capaces de utilizar el software sin ningún tipo de preparación previa.

¿Qué ocurre si prescindes de la formación?

• Costes y oportunidad: si tus empleados no conocen las prestaciones de la herramienta, no la utilizarán para determinadas tareas y proyectos que se verían muy beneficiados por ellas.

• Pérdida de tiempo: la curva de aprendizaje puede ser increíblemente lenta si se obliga a los usuarios finales a comprender por sí mismos el funcionamiento y todas las funcionalidades incluidas en la herramienta.
• Costes de consultoría: si los empleados no saben cómo utilizar la herramienta para determinadas tareas, no les quedará otro remedio que contratar los servicios de alguien que sí lo sepa.
• Riesgo de abandono: tal como veíamos en nuestro artículo sobre los desafíos en la implantación de una solución de BI, uno de los mayores peligros del proceso es no lograr la aceptación por parte de los usuarios finales. Si éstos no logran utilizar la herramienta de forma eficiente, lo más probable es que renuncien a ella para regresar a sus antiguos métodos y recursos.

Costes de mantenimiento y soporte

Los costes de mantenimiento suelen ser publicados por las empresas suministradoras, por lo que suelen ser incluidos en los presupuestos.

El problema radica en la calidad de dicho mantenimiento.

No es lo mismo disponer de un equipo dedicado específicamente a la cuenta de tu empresa y capaz de responder rápidamente a las incidencias surgidas, que tener que lidiar con un departamento subcontratado de atención al cliente, cuya asistencia disponga de la misma o menos preparación que tu propio personal de IT.