5 errores típicos al implementar Business Intelligence

Teniendo en cuenta el semejante incremento que está teniendo lugar en la contratación de software y herramientas de Business Intelligence (BI), cabría esperar una mejora semejante en la capacidad analítica de las empresas, ¿verdad?

Sin embargo, las estadísticas indican que el fracaso en los procesos de implantación de este tipo de soluciones aún ronda el 70%.

¿Cuál es el problema?

La realidad es que existen múltiples problemáticas que terminan por interferir en el proceso inmediatamente posterior a la contratación de la herramienta de BI en cuestión.

A veces puede deberse a unas expectativas desmesuradas sobre las capacidades de este tipo de herramientas. No obstante, la mayor parte de los problemas radica en la falta de preparación por parte de la empresa, tanto antes, como después de la llegada del nuevo software.

No se ajusta a las necesidades y requerimientos del negocio

Aunque pueda parecer sorprendente, muchas empresas se aventuran a la contratación de una sofisticada herramienta de BI, sin antes haber evaluado las verdaderas necesidades y objetivos que la justifiquen.

Con frecuencia, se procede a la contratación bajo el pretexto de incrementar la capacidad analítica de la empresa de forma generalizada.

Se trata de un grave error que puede terminar costando enormes sumas de dinero y la imposibilidad de obtener un retorno positivo de la inversión.

Antes de realizar la contratación, es fundamental identificar los cuellos de botella desde el punto de vista analítico que sufre la organización. La herramienta escogida debería atacar prioritariamente dichos ámbitos y, sólo después, sopesar las sinergias que se puedan obtener mediante su utilización generalizada en el resto de la empresa.

No es utilizada por los usuarios finales

Cuando la solución de BI es escogida y contratada únicamente siguiendo los criterios del departamento de IT y las expectativas del CIO y demás cuerpo ejecutivo, es muy probable que los niveles de aceptación interna de la misma terminen siendo muy bajos.

No se puede esperar que los usuarios finales de la herramienta –sean del departamento que sean– acepten la llegada de un nuevo instrumento de trabajo de una forma impositiva.

Después de todo, ellos ya han estado desarrollando su trabajo anteriormente sin necesidad del nuevo programa.

¿Por qué no la quieren utilizar?

• No les gusta la interfaz: la interfaz de usuario es un elemento clave para conseguir la aceptación mayoritaria por parte de los empleados. Si no se ha valorado previamente, la personalización del front-end puede convertirse en uno de los mayores costes ocultos de la implantación de una solución de B.I.
• Se resisten a cambiar de herramienta: los seres humanos somos criaturas de hábitos y, como tales, nos resistimos al cambio de forma instintiva. Si no se argumenta de forma práctica y concreta los beneficios de la herramienta, será poco probable convencer al personal de que la utilicen.

Este es, de hecho, uno de los mayores retos de la implantación de una solución de BI.

• Les resulta confusa y abrumadora: el exceso de funcionalidades puede suponer un gran detrimento a la hora de lograr una rápida asimilación por parte de los empleados.

El entrenamiento ha sido insuficiente o se ha carecido de él

El entrenamiento puede contribuir a solucionar gran parte de los problemas de aceptación por parte de los usuarios finales, máxime si estos no fueron consultados previamente acerca de la herramienta a elegir.

Si se prescinde de un suficiente y continuado entrenamiento práctico acerca de las funcionalidades de la herramienta, lo más probable es que la implantación termine generando un ROI negativo, debo a la falta de productividad conseguida.

La calidad de los datos es insuficiente

La calidad de los datos que son suministrados a la herramienta de BI tiene una importancia radical y, aún así, es una de las principales causas del fracaso en la implantación de soluciones de Business Intelligence.

De acuerdo con una encuesta elaborada por Informationweek en el 2010, el 55% de los CIOs consideran que la calidad de los datos es la barrera más significativa que impide el éxito en la implantación de soluciones de BI.

Igualmente, la consultora Gartner ha confirmado la existencia de este problema en multitud de ocasiones.

La implementación se ha realizado precipitadamente

Determinadas soluciones de BI pueden requerir meses o incluso años hasta lograr una completa implementación.

Todo depende de las características de la empresa, así como del nivel de preparación previa que se haya llevado a cabo, para evitar retrasos innecesarios.

Sea como fuere, la precipitación en la implementación sólo puede perjudicar y disminuir las posibilidades de éxito de la misma.

• Debe asignarse el tiempo y los recursos necesarios al entrenamiento de los usuarios y la capacitación del personal encargado del mantenimiento.
• Así mismo, es recomendable proceder a una implantación progresiva que sea asimilada con facilidad por los empleados de la empresa y el departamento de IT.
• Finalmente, deben priorizarse aquellas funcionalidades que refuercen aspectos estratégicos del negocio y, por tanto, generen resultados en el plazo más corto de tiempo.