Beneficios de implementar la tecnología RPA en el sector público

En el sector público, la gestión de trámites como la solicitud de ayudas, el pago de impuestos o la renovación de documentos ha estado tradicionalmente marcada por un entramado de papeleos y procedimientos. Esta realidad conlleva que los funcionarios se vean inmersos en numerosas tareas repetitivas y tediosas, lo que consume un tiempo valioso que podría utilizarse en actividades de mayor valor.

Afortunadamente, la automatización robótica de procesos, o Robotic Process Automation (RPA), se ha convertido en una solución revolucionaria que promete desatar el potencial del sector público. En este artículo, hablaremos de los beneficios de esta tecnología en la administración.

¿Cuál ha sido el impacto del RPA en el sector público?

Los procesos burocráticos en los ayuntamientos y otras administraciones, a menudo, involucran una serie de tareas repetitivas y rutinarias que consumen tiempo y recursos. En la siguientes líneas mencionamos algunos ejemplos de procesos que podrían ser automatizados utilizando la tecnología RPA en el sector público:

Gestión de solicitudes y trámites administrativos

La automatización podría utilizarse para recopilar y procesar solicitudes de permisos, licencias, registros y otros documentos. Gracias a los bots RPA, es posible recolectar la información necesaria de los solicitantes, verificar los documentos adjuntos y generar respuestas o notificaciones automáticas.

Procedimiento de facturas y pagos

Los ayuntamientos manejan numerosas facturas y pagos, como tasas municipales, impuestos o servicios públicos. Los procesos de verificación, registro y seguimiento de estos pagos pueden ser automatizados para mejorar la eficiencia y minimizar los errores. 

Gestión de recursos humanos

La automatización con RPA en el sector público también puede facilitar la incorporación de nuevos empleados, gestionar nóminas, actualizar los registros de personal y procesar solicitudes de permisos y vacaciones. 

Gestión de inventario y suministros

Las administraciones suelen tener inventarios de suministros y materiales, pero los procesos manuales para llevar un registro de estos, hacer pedidos y gestionar las existencias, pueden ser propensos a errores. 

Seguimiento de expedientes y documentos

La automatización puede ayudar a rastrear la ubicación y el estado de expedientes y documentos en sistemas de archivo o gestión documental, lo que permite agilizar la búsqueda y recuperación de información. 

Generación de informes y estadísticas

La recopilación de datos para informes regulares o estadísticas puede ser un proceso que requiere tiempo. Los bots RPA pueden extraer, combinar y formatear datos automáticamente para generar informes consistentes y precisos.

Atención al ciudadano

La automatización puede ser utilizada para gestionar solicitudes y consultas de los ciudadanos a través de formularios en línea, proporcionando respuestas automáticas y canalizando las consultas a los departamentos correspondientes.

Actualización de bases de datos

Mantener bases de datos actualizadas con información sobre ciudadanos, propiedades y otros registros puede ser un proceso laborioso. RPA podría automatizar la actualización de estas bases de datos a partir de fuentes externas.

Automatización de tareas repetitivas en smart cities

La tecnología RPA o Robotic Process Automation puede ayudar a las ciudades a mantener un entorno seguro y objetivo. El diseño de bases de datos no sesgadas y un marco legal claro para las máquinas o robots promueven la equidad y evitan la discriminación en el acceso y uso de los servicios urbanos. Además, el RPA automatiza tareas digitales repetitivas en los ayuntamientos, tales como la gestión de permisos y licencias, procesamiento de facturas y pagos, actualización de bases de datos de población, seguimiento de solicitudes de servicios urbanos, y generación de informes estadísticos, entre otras. De esta forma, se mejora la eficiencia y se libera tiempo para proyectos más estratégicos.

Estos son solo algunos ejemplos de procesos burocráticos que pueden ser automatizados con RPA en el sector público. Al hacerlo, las administraciones pueden liberar recursos humanos para tareas más estratégicas, como el desarrollo de políticas innovadoras o la planificación a largo plazo.

¿Cuáles son las ventajas del RPA en el sector público?

La tecnología RPA ha surgido como un faro de esperanza en medio de un océano de trámites burocráticos, lo que trae un sinfín de beneficios a las organizaciones del sector público: 

• Mayor productividad: la automatización de procesos a través de RPA en el sector público acelera la ejecución de tareas repetitivas y permite a los empleados concentrarse en labores estratégicas y creativas que requieren su experiencia.
  
  
• Mejora en la atención al ciudadano: los bots pueden responder a consultas ciudadanas de manera rápida y precisa, lo que mejora la satisfacción al recibir la información oportuna.
  
  
• Mayor satisfacción de los funcionarios: al liberar a los empleados de tareas tediosas, se fomenta su motivación y compromiso, dedicando tiempo a actividades que aportan más valor.
  
  
• Reducción de errores en la recogida de datos: la automatización minimiza la intervención humana en la recopilación de datos, lo que disminuye las posibilidades de errores en la entrada y manipulación de información.
  
  
• Mejora en la realización de consultas: los bots RPA pueden acceder con rapidez a bases de datos y sistemas, agilizando la búsqueda de información y mejorando la eficacia en la respuesta a consultas.
  
  
• Versatilidad: los bots pueden interactuar con una amplia gama de aplicaciones y sistemas, lo que permite automatizar múltiples procesos independientemente de la plataforma utilizada.
  
  
• Implementación eficiente: la rápida capacitación de los robots de software y la escalabilidad de las automatizaciones permiten una implementación ágil y efectiva en diversos procesos. 
  
  
• Adaptación y continuidad en tiempos de crisis: en situaciones de crisis, la capacidad del sector público para mantener sus operaciones se convierte en un desafío fundamental. El RPA emerge como un aliado confiable, aliviando la presión en momentos de aumento de la carga de trabajo o cuando la capacidad de los empleados disminuye. 

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3 problemas de las empresas que pueden solucionar con RPA

En el entorno empresarial actual, enfrentar ciertos desafíos se ha vuelto inevitable. Sin embargo, la automatización robótica de procesos se erige como una herramienta eficaz para superar muchos de estos problemas y desencadenar mejoras notables en la operación diaria. A continuación, exploramos algunos de los obstáculos más comunes que las empresas pueden resolver a través de la implementación de RPA:

Falta de coordinación entre áreas departamentales: urbanismo, servicios públicos, atención ciudadana…

La falta de coordinación y colaboración efectiva entre diferentes áreas puede ralentizar los procesos internos, dar lugar a malentendidos y dificultar la consecución de objetivos comunes. Aquí es donde el RPA puede desempeñar un papel transformador. Al automatizar procesos transversales que implican varias áreas, el RPA puede unir fuerzas de manera fluida y asegurar que la información y los datos fluyan sin problemas entre departamentos. Esto conduce a una mayor sincronización, eficiencia y comunicación interna, eliminando los cuellos de botella creados por la falta de coordinación.

Reducción de la productividad

La reducción de la productividad es un desafío persistente que muchas empresas enfrentan debido a tareas manuales repetitivas y propensas a errores humanos. Aquí es donde entra en juego el RPA. Automatizando tareas rutinarias y repetitivas, esta tecnología libera a los empleados de la carga de trabajo monótona y les permite concentrarse en tareas que requieren habilidades humanas únicas, como el análisis de datos, la toma de decisiones estratégicas y la interacción con los clientes. Esto no solo aumenta la productividad general, sino que también fomenta un entorno en el que los empleados puedan prosperar y aportar un valor más significativo.

Falta de rapidez en las gestiones

Los procesos manuales pueden ser intrínsecamente lentos y propensos a retrasos en las administraciones. Sin embargo, la automatización a través de RPA puede acelerar las gestiones al eliminar la necesidad de intervención humana en tareas repetitivas, y los robots de software pueden ejecutar tareas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin cometer errores. Esto se traduce en tiempos de respuesta más cortos, procesos más ágiles y una mayor satisfacción tanto para los clientes como para los empleados del sector público. 

Casos de uso de RPA en el sector público

El RPA encuentra aplicaciones valiosas en diversos ámbitos del sector público que hemos recopilado en las siguientes líneas:

• Servicio al cliente a través de la automatización de la gestión de datos y solicitudes de los ciudadanos, lo que proporciona mayor agilidad en la comunicación.

• Abastecimiento y adquisiciones por medio de la correcta gestión de proveedores, soporte de abastecimiento y administración de compras.

• Gestión de finanzas mediante automatización de tareas como el libro mayor, facturación y transacciones financieras.

• Recursos Humanos y nóminas mediante procesos de reclutamiento, gestión ágil de recursos humanos.

Por tanto, la implementación de RPA en el sector público representa una oportunidad transformadora. Desde la mejora en la atención al ciudadano hasta la eficiencia operativa inquebrantable, el RPA no solo reduce la carga de tareas repetitivas, sino que también impulsa la innovación y la excelencia en el servicio. 

Si deseas obtener más información, no te pierdas el siguiente contenido sobre las soluciones RPA para el sector público. También puedes contactar con nuestros expertos para resolver dudas a través del formulario o escribiéndonos al correo marketing@cibernos.com. 

Soluciones RPA
(Robotic Process Automation)

Presentación de soluciones RPA para ayudar a las empresas a aumentar la eficiencia y liberar a los empleados.