Beneficios de organizar el trabajo con un gestor de tareas

En los tiempos que corren, mantener la organización y la calma es un gran reto. Sobre todo, teniendo en cuenta el cambio y la adaptación que supone el teletrabajo en las empresas. Conocer el estado de los asuntos, reunirse con proveedores, empleados, socios o clientes, elaborar documentos, almacenarlos, repetir tareas… ¿Te resulta familiar?

En este post queremos contarte los beneficios de organizar el trabajo con un gestor de tareas.

¿Qué es un gestor de tareas?

Es una herramienta utilizada para coordinar y hacer seguimiento de las actividades de una empresa, algo así como la gestión de prioridades, asuntos, plazos y responsabilidades. Existen numerosos gestores de tareas potentes para 2021, entre ellos el de Cibernos. Esta herramienta es conocida como Tareas GTD y permite asignar y coordinar tareas entre iguales, garantizando el control del cumplimiento de los plazos. 

Las distintas posibilidades de usar un gestor de tares en distintos soportes, como el Smartphone o el ordenador, aportan mayor flexibilidad para realizar las tareas en cualquier momento y lugar. Trello es otro ejemplo de gestor de tareas, cuya ventaja principal es la de controlar el equipo. Permite crear tarjetas y paneles de actividad para proyectos concretos. Pero no es el único.

3 gestores de tareas populares

El teletrabajo está en auge. Ha llegado de sopetón y parece que va a quedarse durante mucho tiempo. Es normal tener dudas a la hora de trabajar en remoto: ¿Cómo voy a gestionar los recursos humanos? ¿Cómo trabajar de forma colaborativa? ¿Cumplen los equipos de los empleados con los estándares de ciberseguridad? ¿Cómo nos vamos a organizar? Y así, sucesivamente.

Aunque no lo creas, hoy en día siguen existiendo empresas que prescinden de sistemas de gestión de coordinación de tareas. Hoy queremos hablarte de 3 herramientas de gestión:

1. Trello. Permite que los equipos puedan organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Sus principales funcionalidades son: mover tareas en las listas, registrar tareas pendientes, en curso o completadas, añadir participantes o miembros, poner etiquetas para encontrar las tareas fácilmente, etc.
2. Todoist. Este gestor de tareas está basado en el método GTD. Permite gestionarlas y dividirlas en subtareas, así como etiquetarlas. Algunas de sus principales funcionalidades son: recordatorios programables, sincronización multi dispositivo, interfaz minimalista basada en la simplicidad, tablas y gráficos por plazos y fechas de vencimiento. 
3. Timerloop. Está basado en la metodología Pomodoro y garantiza la organización de los bloques de trabajo a través de distintos periodos definidos. El sistema utiliza alarmas y notificaciones para marcar el principio y el final. Entre sus funcionalidades encontramos: la configuración de las secuencias de trabajo, atajos de teclado, gestión simultánea de tareas y el uso de Android como recurso.

¿Has utilizado alguno de ellos? ¿Qué buscas en un gestor de tareas? ¿Qué técnicas empleas para organizar tu trabajo?

El gestor de tareas y el trabajo colaborativo

Dice un proverbio africano que “si quieres ir rápido, ve solo, pero si quieres llegar lejos, ve acompañado”. No te sorprenderá saber que esta frase está directamente relacionada con el trabajo colaborativo. Comunicación, acuerdos, metas colectivas, toma de decisiones y mucha interacción emergen en esta modalidad.

Cuando se trata de compartir documentos generados entre compañeros para permitir el trabajo colaborativo, el gestor de tareas permite avanzar más rápido y sin errores. Si seguimos el método GTD, podremos gestionar tareas impredecibles, controlar su ejecución, determinar el punto en el que se encuentran y favorecer el teletrabajo. 

¿Los beneficios? Un equipo de trabajo mejor gestionado, más eficiente y motivado. Y como resultado, mayores beneficios para la empresa. Asegurarás destinar el tiempo necesario para cada tarea y sin contratiempos. Ahora, también es posible trabajar de forma colaborativa desde casa. Lo único que necesitas es equiparte con el software adecuado. 

¿Qué problema resuelve el gestor de tareas en las empresas?

Los miembros pueden conocer el estado de las tareas, priorizar de manera automática, agilizar y normalizar las actividades, entre otras cosas. Esos son los principales beneficios de organizar el trabajo con un gestor de tareas. Comprueba si estás cometiendo estos errores:

1. Asuntos sin priorizar. Al no identificar o declarar de forma correcta los asuntos, la tarea genera ruido. Puede que se olvide o que se envíe a un lugar equivocado. Como consecuencia, se genera el caos administrativo.
2. Escasa agilidad. La tramitación de asuntos puede convertirse en una tarea compleja si no se gestionan los asuntos desde el primer momento. 
3. Falta de seguimiento en las tareas. Puede suceder que los gestores soliciten tareas por inconcreción o para requerir información complementaria, pero ¿saben en qué punto se encuentran esas tareas?
4. Presencia física de los participantes. Con la crisis sanitaria de la COVID-19 hemos dicho adiós a las largas reuniones presenciales en nuestra oficina, con los consecuentes problemas con los miembros de localizaciones, ciudades y países distintos. 
5. Falta de gestión estructurada de actas. El mensaje de texto o el envío físico de documentos son mecanismos poco o nada estructurados. Con un gestor de tareas, este problema desaparece. 

¿Sabes cuánto dinero estás perdiendo al prescindir de un gestor de tareas? ¿Te gustaría organizar el trabajo de forma segura y automática? ¡Te estamos esperando!