Automatización del cumplimiento normativo empresarial

El cumplimiento normativo juega un papel fundamental en las organizaciones actuales. Sin embargo, mantenerse al día de todas las regulaciones y normativas que surgen constantemente puede ser un auténtico desafío, especialmente si no se dispone de los recursos necesarios para ello. En este sentido, la automatización juega un papel fundamental para facilitar y agilizar los procesos de cumplimiento. No sólo permite la optimización y simplificación de tareas, sino que libera tiempo y recursos valiosos para que puedas centrarte en otras áreas críticas de tu negocio.

En este artículo, vamos a hablar sobre la automatización en el cumplimiento normativo empresarial y todas las ventajas que puede aportar a tu organización.

¿Por qué es importante la automatización en el cumplimiento normativo?

El cumplimiento normativo supone un reto importante para las organizaciones modernas. El Estudio sobre Riesgos de Cumplimiento de Accenture subraya esta realidad, ya que revela que el 95% de las empresas están cultivando activamente una cultura de cumplimiento.

Entre las normativas en constante cambio, los presupuestos ajustados y las amenazas a la seguridad, mejorar tu grado de cumplimiento puede parecer un interminable juego de ponerse al día.  Ante este panorama, la automatización del cumplimiento se ha vuelto un imperativo por muchas razones:

• El compliance tradicional es tedioso y requiere mucho tiempo. Las organizaciones necesitan ayuda para equilibrar las operaciones diarias, los problemas de seguridad, los riesgos, los presupuestos y las exigencias de los proveedores. Esto dificulta que los empleados se centren en tareas importantes.
• La falta de certificaciones de cumplimiento puede obstaculizar los acuerdos comerciales. Conseguir y mantener las certificaciones de compliance puede ser un obstáculo importante para el crecimiento empresarial. Las herramientas de automatización agilizan el proceso, lo que permite a las organizaciones obtener certificaciones con mayor rapidez.
• El software de automatización del cumplimiento convierte meses de trabajo en semanas. Hace que las organizaciones estén listas para la certificación más rápidamente.

¿Cómo funciona la automatización del cumplimiento normativo?

La automatización del cumplimiento aprovecha la tecnología para transformar procesos de cumplimiento manuales, a menudo engorrosos, en sistemas racionalizados y eficientes. Funciona de la siguiente manera:

• De lo manual a lo automatizado: Tradicionalmente, el cumplimiento dependía en gran medida de comprobaciones y auditorías manuales. La automatización introduce herramientas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (AM) y el análisis avanzado, que sustituyen a estas tareas manuales.
• Análisis inteligente: Gracias a estas herramientas se pueden escanear automáticamente los sistemas y la infraestructura de una organización, identificando de forma proactiva posibles brechas de cumplimiento y vulnerabilidades.
• Racionalización de la corrección: El software de automatización del cumplimiento suele integrar funciones de corrección. Esto significa que cuando se identifica un posible problema de seguridad, el software puede sugerir o incluso iniciar acciones correctivas. Por ejemplo, podría detectar datos sensibles y analizar si faltan las medidas de seguridad requeridas, lo que podría suponer una violación de normativas como ISO 27001 o GDPR. Esto permite una resolución más rápida de los problemas.
• Mayor visibilidad: Los informes automatizados son una característica clave. La automatización proporciona una visión global de la postura de cumplimiento de una organización en todos los departamentos. Esta visibilidad en tiempo real permite tomar decisiones informadas y actuar con rapidez cuando sea necesario.
• Empoderamiento de los equipos: En última instancia, la automatización del cumplimiento tiene como objetivo agilizar los esfuerzos de cumplimiento, liberando tiempo valioso para los equipos de seguridad y cumplimiento. Al automatizar las tareas repetitivas, estos equipos pueden centrarse en las iniciativas estratégicas, la gestión proactiva de riesgos y el fomento de una sólida cultura de cumplimiento dentro de la organización.

Automatización del cumplimiento: Guía paso a paso

Gestionar el cumplimiento normativo manualmente puede ser una tarea laboriosa y que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, la automatización del cumplimiento ofrece una solución más inteligente. He aquí un desglose de los pasos clave para automatizar el cumplimiento normativo en tu empresa:

• Evaluación de necesidades

El primer paso consiste en realizar un análisis exhaustivo de las políticas y controles existentes. Este examen en profundidad ayuda a identificar las lagunas y vulnerabilidades de tus sistemas actuales. Al señalar las áreas específicas que requieren atención inmediata, puedes adaptar el proceso de automatización para abordar estos puntos críticos. Recuerda tener en cuenta los requisitos de cumplimiento más recientes al tiempo que agilizas los procesos existentes.

Para hacer esta tarea mucho más sencilla, Cibernos ofrece un Diagnóstico de Compliance completo y sin coste alguno para tu empresa. Este diagnóstico mide el grado de automatización del cumplimiento normativo en la empresa para establecer un punto base sobre el que se podrán aplicar las medidas necesarias para mejorar el compliance en tu organización.

• Integración de sistemas

Una vez tengas una idea clara de tus necesidades, el siguiente paso es integrar todos los sistemas existentes con el software de automatización del cumplimiento elegido. Una plataforma de automatización sólida puede ir más allá de la simple integración. Busca un sistema que te permita crear y perfeccionar políticas, mejorar las evaluaciones de riesgos y mejorar los mecanismos de respuesta y los tiempos de entrega.

Motor de Cumplimiento de Cibernos es una opción ideal porque permite la recogida manual o automática de datos y evidencias a través de la integración con los sistemas de gestión existentes en cada entidad.

• Elaborar un plan táctico

Una vez integrados los sistemas y evaluadas las necesidades, es hora de crear un plan estratégico que pueda aplicarse en toda la organización. Este plan podría consistir en traducir los requisitos de certificación en medidas prácticas para los empleados y los distintos sistemas. También es esencial tener en cuenta los programas de formación de los empleados, aplicar estrategias de gestión del cambio y establecer planes de mitigación y recuperación para garantizar una sólida preparación.

• Auditorías internas

Las auditorías internas desempeñan un papel fundamental a la hora de evaluar la eficacia de los sistemas recién implantados. Estas auditorías verifican si los controles del sistema funcionan correctamente, si los informes son precisos y si las áreas de riesgo identificadas se abordan adecuadamente. Las auditorías internas frecuentes ayudan a medir la preparación de tu organización para las auditorías de certificación externas.

• Certificación

Una plataforma de automatización del cumplimiento bien diseñada puede acelerar significativamente todo el proceso de certificación. Esto se consigue agilizando los flujos de trabajo, automatizando la recopilación de pruebas y presentando los datos en un formato claro y conciso para que los revisen los auditores. Esto no solo mejora la transparencia y la precisión, sino que también reduce el tiempo y los recursos necesarios para la certificación.

• Supervisión continua

El cumplimiento es un proceso continuo, no un hecho aislado.  El seguimiento de vigilancia es una parte esencial del proceso, ya que garantiza el cumplimiento de las normas establecidas a largo plazo. Esto incluye el seguimiento periódico de los controles, la realización de observaciones y la resolución de cualquier problema de incumplimiento detectado durante las auditorías.

Motor de Cumplimiento permite la evaluación continua del cumplimiento en tu organización, actuando como un sistema centralizado que te permite estar al día de todas las nuevas normativas que surgen en el contexto actual y, posteriormente, tomar las medidas necesarias para aplicarlas en tu empresa.

Automatiza tu compliance con Motor de Cumplimiento

En última instancia, la automatización del cumplimiento no es solo una herramienta para simplificar procesos, sino un motor para el éxito empresarial. Al adoptar un enfoque proactivo y estratégico hacia el cumplimiento, las organizaciones pueden navegar con confianza por el panorama regulatorio en constante cambio, impulsando la eficiencia, la credibilidad y el crecimiento sostenible a largo plazo.

Cibernos, como líder en soluciones tecnológicas, ofrece Motor de Cumplimiento, una solución integral que permite a tu organización automatizar de manera eficiente y segura todos los procesos de cumplimiento, para que puedas enfocarte en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación de tu negocio.

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