¿Aún gestionas carpetas para tramitar expedientes?

Si la respuesta a esta pregunta es ‘sí’, entonces es importante que conozcas cómo ha cambiado este proceso y las posibilidades actuales que tienes a tu disposición. La tecnología ha alcanzado a todos los sectores de la sociedad, y el de la tramitación de expedientes no podía ser menos. ¿Sois conscientes de la cantidad de Administraciones Públicas y empresas que todavía prescinden de estos avances?, ¿cómo están gestionando sus trámites?

Hoy, queremos compartir contigo un tema tan importante como peculiar: la gestión de expedientes. Un expediente suele estar compuesto por un conjunto ordenado de subprocesos de tramitación, un conjunto estructurado de datos y documentos, un titular representado por una persona física o jurídica plenamente identificada y un conjunto de gestores que participan en las diferentes fases de su tramitación. Además se publica en cada momento el “estado” administrativo del expediente para su consulta por el titular o para todo el público según su tipología.

Las nuevas formas de gestionar los documentos

Las formas de trabajar han cambiado durante los últimos años. A nadie nos cabe duda. Las razones vienen de la mano de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC), así como de su incorporación en las empresas e instituciones.

Como consecuencia, este proceso de cambio y actualización ha repercutido positivamente en los servicios de información y documentación.

¿Todavía no lo creéis?, ¿en qué nivel de importancia situaríais la información interna y externa de vuestro organismo? La transparencia ahora ya es una exigencia y constituye en la actualizada uno de los objetivos de gestión a conseguir.

Por eso, muchos organismos buscan la inclusión de una aplicación o sistema de gestión electrónica capaz de aportar un elemento clave y estratégico.

Ha surgido, así, la Gestión Electrónica de Expedientes, lo que ya es entendido como un proceso global, corporativo e integral de las organizaciones.

La gestión electrónica de los expedientes es capaz de controlar la producción, el almacenamiento y custodia, la circulación y la recuperación de cualquier tipo de información. Teniendo en cuenta los tiempos que corren, no es, precisamente, algo de lo que se pueda prescindir.

Ahora además, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ya es aplicable, no admite prórrogas y la gestión electrónica de los expedientes tiene que tener en cuenta su cumplimiento.

¡Controla tu información!

El adiós a las fuentes de información estáticas

Los documentos, carpetas o trámites, se han convertido en un elemento clave en la toma de decisiones, lo que le sitúa en el punto más alto dentro del nivel de importancia. Decimos adiós a las fuentes de información soportadas en papel y dar  la bienvenida a datos,  texto, imágenes estáticas, vídeo, voz, audio, planos, posición, etc.

La pregunta que ahora nos hacemos es la siguiente: ¿qué ventajas puede aportarme la gestión electrónica? Sin ir más lejos, os mencionamos algunas de ellas:

• Facilidad para manejar la información de los expedientes o documentos. Sabemos que, con el paso del tiempo, el contenido puede cambiar de soporte, de manera que la gestión electrónica permite que este proceso sea rápido, fácilmente reproducible y añadir unos documentos a otros, entre otras cosas.

• Permiten la adaptación de las Administraciones Públicas y de las empresas a la evolución lógica requerida al día de hoy por el administrado o cliente.

Las ventajas que pueden aportar estos servicios son numerosas, pues van desde lo estratégico y financiero hasta el carácter más operativo. Dicho de otro modo, los beneficios pueden verse en la propia operación del organismo, la reducción de sus costes, la agilización de plazos, la mejora de la interacción con los administrados/clientes y el no requerir la presencia física del titular para cualquier gestión.

Gestiona todo tipo de expedientes

Como ya podéis imaginar, los expedientes pueden ser de muy diversa índole. Pueden ir desde lo personal hasta los expedientes de contratación, licencias de actividad, concesiones, de proyectos de urbanización, jurídicos, etc. Sin embargo, ¿cuántos de ellos son gestionados correctamente?

Cuando se trata de una cantidad pequeña, es posible que a los organismos les sea suficiente con utilizar sistemas tradicionales: una bitácora electrónica como registro y una carpeta física para cada expediente.

Por ello, los organismos públicos encuentran una oportunidad perfecta en las herramientas electrónicas para ser capaces de actuar con agilidad y brindar una solución a las demandas de los ciudadanos: información actualizada de cómo va lo suyo, tramitación remota, entrega electrónica de documentos, registro y notificación electrónica,…. ¿Cuánto tiempo hemos perdido tratando de acceder, consultar o recuperar un documento? ¡Cómo!, ¿que se ha traspapelado un expediente? Ahora, es posible ahorrarse todo esto.

Ya no hay ‘peros’ que sirvan ante tales ventajas, pues ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia, aumentar el control de los procesos, la flexibilidad, integrar los procesos, y mejorar el servicio que ofrecemos a nuestros administrados/clientes son garantías de nuestro éxito.

La digitalización, clasificación y extracción son importantes en tu empresa. ¡No los dejes de lado!

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