Aspectos básicos para organizar reuniones eficaces

¿Qué necesitas para que tus reuniones decisorias sean eficaces? ¿Es una de tus asignaturas pendientes? En este post queremos compartir contigo algunos aspectos básicos para organizar tus reuniones, así como las ventajas de hacerlo. ¿Listo para empezar?

Cómo organizar reuniones de comités de forma eficaz

Cada minuto cuenta. Las empresas van incorporando nuevo personal en su plantilla con el paso del tiempo, organizan reuniones, etc. Sin embargo, es fundamental optimizarlas para incrementar la productividad. Atento a los siguientes consejos:

• Dar de alta los asuntos o propuestas solo por las personas autorizadas en función de cada tipo de asunto. Gracias a esta acción, evitarás tener que hacer filtros previos para identificar si realmente es un asunto para una reunión decisoria o no y enviada por las personas autorizadas.
• Priorizar automáticamente los asuntos. Queda claro que cada uno de ellos puede llevar implícita una prioridad para que la generación de órdenes del día lo tenga en cuenta. 
• Generar de forma automática órdenes del día, en función de la antigüedad o de las prioridades de los asuntos que se hayan dado de alta o que hayan derivado de otro comité.
• Actuar en función del rol de cada uno. Estos roles pueden ser aplicables a distintos perfiles profesionales, desde el Promotor y el Secretario, hasta el Decisor, el Participante y el Informado, recibiendo cada uno de ellos la información adecuada en el momento preciso con el fin de participar o para recibir sus conclusiones.
• Enviar y recibir notificaciones y avisos lanzados a través del correo electrónico. Son avisos que corresponden a cada labor del usuario. 
• Reuniones remotas síncronas. El decisor recibe para cada convocatoria una ventana horaria de toma de decisión de cada ítem del orden del día. La última decisión de cada ítem se calcula en función de los pasos de cada decisor.
• Generar de forma automática las actas de cada reunión con las decisiones y comentarios recibidos en cada asunto.
• Se puede hacer la firma física en una impresión del acta. Sin embargo, cuando se trata de reuniones no presenciales, se envía el acta a cada Decisor para que a través del propio sistema firme su conforme. También se puede hacer de forma electrónica.
• Completa trazabilidad de las intervenciones y del estado de los asuntos, compartido por todos. 
• En caso de que la aprobación del asunto lleve consigo la publicación automática en otro sistema, es relevante añadir una pestaña al asunto que contenga aquellos campos de negocio relevantes para el catálogo que se desea alimentar. 
• Llevar a cabo la alimentación automática de asuntos. Puede que muchos de tus clientes cuenten con productos o desarrollos que generen asuntos que van a parar a reuniones decisorias. Esta alimentación podría hacerse de forma automática.

Todos estos puntos pueden lograrse fácilmente con soluciones de organización de comités que permiten organizar reuniones eficaces y disponer de un repositorio con las actas y el acceso al estado de cada tarea. Por tanto, se facilita el control y el seguimiento de los asuntos.

Las ventajas de organizar reuniones 

Gracias a estos consejos, las empresas pueden conseguir un plus de eficiencia otorgado por la automatización de la gestión de los asuntos, las tareas, las actas, la toma de decisiones, etc. Además, obtienen trazabilidad y flexibilidad para gestionar asuntos y comités, coordinación del trabajo entre los distintos participantes sin necesidad de reunirse físicamente, y ahorro en viajes y desplazamientos.

Las reuniones eficaces son aquel instrumento de trabajo en equipo en el que distintos miembros se reúnen para tratar una cuestión a través de la comunicación directa y de forma eficiente. No obstante, no siempre son efectivas, ya que, en muchas ocasiones, las empresas no cuentan con espacios óptimos para celebrar estos encuentros, o los participantes están en diferentes lugares geográficos, no hay claridad en los objetivos marcados, etc. 

Contar con instrumentos de organización permite a las empresas aumentar la eficiencia de su actividad, pero ni todas las herramientas son iguales ni tampoco cubren las mismas necesidades ni problemas. Por eso, te animamos a que nos cuentes cuáles son tus preocupaciones. 

Organización ágil en las empresas

Aunque es una tarea complicada, no es imposible conseguir una organización ágil. Es algo que se puede conseguir si se toman las decisiones adecuadas en el negocio, pero, para ello, es importante invertir en herramientas específicas. Una organización ágil está basada en la estabilidad y en el dinamismo, y la tecnología facilita la toma de decisiones. Es una especie de modelo donde es posible reconfigurar personas, procesos, estrategias y tecnologías con mayor eficiencia y rapidez. Sin duda, se trata de una gran ventaja competitiva. Invierte en soluciones profesionales. Si quieres conseguir una organización ágil, tus comités también deben serlo.

Cuéntanos todos tus inconvenientes y solicita ayuda antes de dar el paso. Si te animas, podemos identificar juntos lo que tu compañía necesita.