Cómo afrontar el impacto de la movilidad empresarial en las reuniones

La movilidad empresarial se ha convertido en una tendencia en constante crecimiento. Según algunas estadísticas recientes, el 70% de las empresas ha implementado políticas de trabajo remoto, lo que ha llevado a un aumento significativo en la movilidad de los empleados. Como consecuencia, se ha producido un impacto en la forma en que se llevan a cabo las reuniones empresariales.

Por ejemplo, la capacidad de mantener una colaboración fluida y eficiente se ha convertido en un desafío para muchos responsables del departamento de Organización. Estos deben adaptarse a las nuevas dinámicas y encontrar soluciones efectivas para asegurar que las reuniones sean productivas, sin importar la ubicación física de los participantes.

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Consejos para afrontar el impacto de la movilidad empresarial en las reuniones

Toma nota:

• Establecer una infraestructura tecnológica sólida

La tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión de reuniones en un entorno de movilidad empresarial. Asegúrate de contar con herramientas de comunicación y colaboración online, como videoconferencias y aplicaciones de mensajería instantánea, que faciliten la interacción en tiempo real y la participación activa de todos los asistentes, independientemente de su ubicación geográfica. Aprovecha para descargar la presentación de Microsoft Office 365 completa y conoce las principales herramientas de trabajo colaborativo y productividad en la nube para las empresas: Exchange, OneDrive for Business. SharePoint, Teams y mucho más.

• Promover la comunicación clara y efectiva

En un entorno virtual, es crucial establecer pautas claras de comunicación. Fomenta el uso de agendas previas a las reuniones, así como la distribución de documentos y materiales relevantes de antemano. Además, es importante establecer normas sobre turnos de palabra, tiempos asignados a cada punto de la agenda y la posibilidad de realizar preguntas o comentarios a través de herramientas de chat o correos electrónicos durante la reunión.

• Utilizar un Gestor de Comités eficiente

Contar con una herramienta especializada en la gestión de comités puede facilitar el proceso de planificación, seguimiento y documentación de las reuniones. Una opción destacada es el Gestor de Comités de Grupo Cibernos, una solución integral que ayuda a agilizar la gestión de las reuniones de órganos de gobierno, facilitando la coordinación entre participantes, gerentes y otros responsables. Con esta herramienta, podrás optimizar la toma de decisiones, mejorar la trazabilidad de los acuerdos y simplificar la generación de actas y documentos relacionados.

• Adapta tus herramientas de colaboración 

La movilidad empresarial ha cambiado la forma en que las personas se conectan y colaboran durante las reuniones. Para afrontar este impacto de manera efectiva, es importante adaptar tus herramientas de colaboración a la movilidad. Utiliza plataformas de videoconferencia o colaboración online que sean accesibles desde dispositivos móviles, como smartphones y tablets. Asegúrate de que todos los participantes, tanto aquellos que se encuentren en la oficina como los que estén fuera, puedan unirse y participar activamente en la reunión sin problemas. Esto garantizará una comunicación fluida y una colaboración efectiva, sin importar la ubicación de los participantes.

• Establece expectativas claras y flexibles

La movilidad empresarial implica que los empleados pueden estar en movimiento y realizar sus tareas desde diferentes ubicaciones. Esto puede afectar los horarios de disponibilidad y la asistencia a las reuniones. Para afrontar este impacto, es importante establecer expectativas claras y flexibles en cuanto a la participación. Por ello, te recomendamos comunicar con anticipación las fechas y horas de las reuniones y asegurarte de que todos los participantes estén al tanto de los cambios de horario, si los hay. Asimismo, sé flexible en cuanto a las opciones de participación. Si un miembro del equipo no puede asistir físicamente a una reunión, considera permitir la participación a través de videoconferencia u otras formas de comunicación remota. Esto permitirá que todos puedan estar presentes y contribuir, sin importar su ubicación geográfica.

Da de alta asuntos por las personas autorizadas e incrementa la productividad laboral 

Dado el alto impacto de la movilidad empresarial en la gestión de reuniones entre Consejos de Administración, Patronatos, Comités Comerciales o Producción, Juntas de Gobierno, etc., el Gestor de Comités se ha convertido en una solución clave para:

• Agilizar y normalizar la toma de decisiones.
• Ahorrar desplazamientos y viajes.
• Aportar trazabilidad en la tramitación.
• Generar y publicar las actas.
• Controlar las tareas solicitadas.

Para cada tipo de asunto a tratar, se determina el circuito de aprobación que pasa por uno o varios

comités. Una vez dado de alta el asunto, se agenda y se comparte la información remitida entre los

participantes.

¿Has pensado en el tiempo perdido por falta de sincronización de la documentación? Descubre cómo funciona el Gestor de Comités de Cibernos a través de este eBook. 

Ebook Gestor de Comités

Herramienta tecnológica para facilitar la organización de toma de decisiones y el seguimiento de los temas acordados.

Encontrarás toda la información sobre esta solución ideal para mejorar la coordinación entre los participantes: promotores, secretarios, decisores, consultores e informados, sin necesidad de que estén físicamente y a la vez en la misma ubicación.

¡Optimiza el tiempo de tus directivos y el control de las tareas solicitadas!

¿Quieres saber más? 

Si deseas obtener más información sobre cómo nuestro Gestor de Comités puede ayudarte a optimizar la gestión de reuniones en un entorno de movilidad empresarial, puedes solicitar una demostración personalizada para ver cómo esta solución puede adaptarse a las necesidades específicas de tu organización.

No dejes que la movilidad empresarial afecte negativamente tus reuniones. Adopta estrategias efectivas y aprovecha las herramientas disponibles. ¡Te esperamos!