7 razones que hacen que las reuniones no sean eficaces

Resolución de una crisis, estrategia, elección de directivos… Toda decisión importante viene acompañada de una reunión. 

Y no es para menos, ya que la toma de decisiones es un proceso vital a través del que se elige una opción entre varias en el momento de afrontar un problema y solucionarlo. Este proceso pasa por el análisis de la situación, análisis de las alternativas, valoración del impacto y la efectividad, definición de criterios para la toma de decisiones, selección de alternativas, implantación, evaluación de resultados y realización de un informe.

Cuando las reuniones no son eficaces, la toma de decisiones corre peligro. Por este motivo, queremos contarte cuáles son las principales causas que afectan a tus reuniones. Acompáñanos y comprueba si tu empresa está experimentando alguna de estas situaciones. ¿Estás preparado?

¿Qué son las reuniones eficaces?

Entendemos la reunión eficaz como un instrumento de trabajo en equipo en el que diferentes personas se reúnen para tratar un tema a través de la comunicación directa. El problema es que estos encuentros no siempre son eficaces, bien porque la compañía no cuenta con un espacio óptimo para organizarlos, bien porque falla la comunicación, bien porque los participantes se encuentran en diferentes zonas geográficas y no pueden acceder, bien por la falta de claridad en los objetivos definidos o bien por otros motivos.

En cualquier caso, las organizaciones necesitan maximizar el rendimiento y mejorar la productividad. Y para ello, también necesitan aprender a gestionar las reuniones eficazmente, especialmente aquellas que se realizan con altos cargos y que conllevan un coste elevado. La eficacia y el buen gobierno requieren un arduo trabajo de coordinación. 

No hay excusas que valgan cuando se trata de reunir a los participantes para tomar decisiones.

Tipos de decisiones empresariales

¿Sabías que una reunión eficaz permite optimizar el tiempo y aumentar la productividad y la responsabilidad de los equipos?

Son muchos los motivos que pueden llevar a las empresas a organizar una reunión de toma de decisiones, pero los hemos recopilado para que los tengas a mano:

• Decisiones estratégicas. Son las que ponen el foco en el futuro de la compañía, ya que se toman para obtener resultados a medio y largo plazo.
• Decisiones de dirección. En ellas se eligen los directivos o gerentes de la empresa.
• Decisiones operativas. Están relacionadas con la gestión diaria del negocio, así como los objetivos a alcanzar a corto plazo.
• Decisiones programadas. Son aquellas que se toman habitualmente en base a un procedimiento que ya está definido.
• Decisiones de riesgo. Solo se toman ante una crisis o cualquier otro tipo de contexto crítico.
• Decisiones individuales. Las toma cualquier empleado en su día a día y son fundamentales.

Si bien es cierto que los motivos por los que fallan las reuniones pueden variar en función de la empresa, por lo general existen algunas causas comunes.

7 causas de una reunión ineficaz

Si repasamos las últimas reuniones a las que has asistido, seguramente concluimos en que podrían mejorarse de muchas maneras. Cada minuto cuenta en los resultados de tu empresa. Por ello, es crucial conocer los motivos por los que no está organizando reuniones eficaces:

1. Falta de claridad en los objetivos.
2. Escasa planificación de las reuniones y de los temas a tratar en ellas.
3. Desconocimiento del rol de cada participante.
4. Falta de consistencia en los datos de apoyo presentados.
5. Excesiva duración de la reunión.
6. Falta de un foco principal.
7. Escasa priorización de los asuntos a tratar.

Ahora bien, ¿qué necesitas para celebrar reuniones eficazmente? Aunque cada vez son más las soluciones tecnológicas que se desarrollan con este objetivo, no todas resuelven las mismas necesidades. En general, existe una serie de requisitos que deberían cumplir y que te presentamos a continuación:

• Priorización automática de los asuntos. Esto permite conocer en todo momento las órdenes del día, ya que cada asunto conlleva una prioridad.
• Alta de los asuntos solo por las personas que están autorizadas para ello (promotores). Esto evita la filtración previa para comprobar si se trata de un asunto prioritario o no, así como el ahorro de tiempo.
• Generación automática de las órdenes del día según las prioridades o el nivel de antigüedad de los asuntos que están pendientes de resolver.
• Enviar y recibir avisos. Esto es posible a través del envío de correos electrónicos a cada uno de los participantes.
• Garantía de actuación en función del rol. Son muchos los perfiles que pueden intervenir en las reuniones, desde promotores y secretarios hasta decisores o asesores, entre otros.
• Celebración de reuniones en remoto. Es muy beneficioso, especialmente durante la pandemia del COVID-19, así como entre participantes con ubicación geográfica y horarios diferentes.
• Automatización y gestión de actas. Si la reunión es física, siempre podrá hacerse la firma en una impresión del acto. Si no son presenciales, se enviará a cada decisor para que pueda firmar fácilmente a través del sistema.
• Alimentación automática de los asuntos. Puede que algunos clientes tengan productos a medida que, finalmente acaban en una reunión decisiva.

A menudo, muchas empresas invierten un tiempo excesivo en sus reuniones que no es recompensado. Si este es tu caso, es el momento de hacer una parada, pensar y plantearse el cambio.

Organizar reuniones eficaces es sinónimo de ahorro, flexibilidad, coordinación y eficiencia.