5 Problemas de implementación de un ERP y cómo solucionarlos

De acuerdo con las estimaciones de los últimos años ofrecidas por Gartner, entre el 55% y el 75% de los proyectos de implementación de un ERP han fallado en el cumplimiento de sus objetivos.

Las expectativas para el futuro son incluso más preocupantes. Según esta misma consultora, hasta el 2018, el 80% de las empresas carecen de la capacidad para tener éxito en su estrategia de despliegue de los ERPs.

Como representante de un proveedor de soluciones de negocio entre las que se encuentran los ERPs, estas estadísticas me preocupan.

Quizá otros suministradores opten por ocultártelas, con la esperanza de cerrar un trato que tiene escasas probabilidades de llegar a buen puerto.

En mi caso, prefiero adoptar una posición distinta. Si acometemos juntos un proyecto de implantación de un ERP en tu empresa, quiero asegurarme de que formamos parte del 25% que sí tiene éxito.

Por esa razón, voy a poner de relieve los problemas que, desde mi experiencia, están detrás del fracaso de tantos y tantos proyectos similares.

#1 Deficiente planificación

Desgraciadamente, son muchos los gestores de negocio que se dejan llevar por la presión de implantar un ERP en el negocio, sin contar con la debida estrategia.

La planificación previa es imprescindible para conocer los procesos internos propios del negocio y aprovechar el potencial del ERP.

Para ello, se ha de crear un equipo que cuente con representantes de todos los ámbitos de la empresa, y llevar a cabo una auditoría interna de sus procesos. No descartes, contar con la ayuda de un consultor externo, en el caso de que no dispongas de los recursos necesarios.

#2 Ausencia de una debida due diligence del proveedor

No todos los proveedores de ERPs son iguales, ni deberías fiarte ciegamente de la palabra de su equipo de ventas.

¡Te lo dice un director comercial!

Según el informe “Report on ERP systems and Enterprise software”, publicado en 2016 por Panorama Consulting, el 74% de los encuestados seleccionarían un software distinto, si volviesen a empezar.

Antes de tomar ninguna decisión, solicita cuantas referencias estimes oportunas, para asegurarte de que estás apostando por un caballo ganador.

En el caso del ERP Openbravo de Cibernos, disponemos de múltiples casos de éxito e información contrastada, la cual compartimos abiertamente con nuestros clientes.

#3 Subestimación de los requerimientos de implantación

Buena parte de los proyectos referidos a un ERP fracasan como consecuencia del agotamiento de los recursos económicos previstos o un excesivo prolongamiento de los plazos de ejecución.

En realidad, este factor podría integrarse dentro del apartado de planificación al que ya he aludido. No obstante, su incidencia es tal que he considerado oportuno mencionarlo de forma individualizada.

De acuerdo con el ya citado informe de Panorama Consulting las organizaciones invierten una media de:

• 6,5% de sus ingresos anuales en un proyecto de ERP.
• 21 meses de implantación.

La metodología utilizada para el despliegue de la herramienta suele tener una influencia clave en los costes y plazos de ejecución. Si quieres saber cómo optimizamos estos factores en Cibernos, te recomiendo:

Ebook: Casos de Éxito AgilePlan

#4 Desconocimiento del potencial de la herramienta

Resulta casi absurdo, sin embargo, la mayoría de los usuarios de ERPs desconocen gran parte de las funcionalidades es esta herramienta.

La encuesta realizada por MorganFranklin Corp en 2012 ya advertía del problema, al señalar que sólo el 46% de los usuarios conocían de manera óptima las funcionalidades de su propio ERP.

Los programas de formación son, por tanto, imprescindibles para garantizar el éxito del ERP en tu organización. Además, te sugiero monitorizar periódicamente la utilización de las funcionalidades, para corroborar que se está sacando el máximo rendimiento del software.

En su guía “Your guide to a successful ERP journey,” Deloitte aconseja explícitamente:

• Comprobar las habilidades informáticas de los empleados.
• Proporcionar entrenamiento específico basado en el puesto.
• Crear una estrategia de formación.
• Garantizar la disponibilidad de recursos para el proceso de formación.

Lectura recomendada:

Los 8 beneficios de un ERP para las empresas

#5 Ausencia de priorización

Finalmente, la falta de determinación en el proyecto es otro de los grandes problemas. Si no se da una prioridad adecuada a cada una de las fases de implantación, te garantizo que los plazos se prolongarán indefinidamente y jamás llegaréis a confeccionar un listado definitivo de requerimientos.

Hacer del éxito del ERP una prioridad implica crear un equipo que se encargue de la planificación y despliegue, así como nombrar un responsable de proyecto a cargo de la supervisión y la evangelización dentro de tu empresa.

Esto también afecta a todo lo referente a la personalización de la herramienta y su integración con el resto de infraestructura IT.

No son pocos los casos en los que la necesidad de incorporar algún tipo de funcionalidad ad hoc termina en un callejón sin salida, por no habérsele dado la importancia que requería desde un principio.

A este respecto, te invito a descubrir cómo puedes multiplicar el potencial de tu ERP, mediante capas de desarrollo integradas de forma ágil:

Cómo mejorar tu ERP con una solución de gestión de procesos