5 errores frecuentes en la gestión de Comités

A pesar de que muchas medianas y grandes empresas utilizan la figura de Comités para la toma de decisiones, tienden a producirse ciertos errores que pueden evitarse.

En este artículo analizaremos los errores más frecuentes a la hora de celebrar Comités en las empresas. Si alguno de ellos te suena o directamente quieres evitarlo, desde Cibernos podremos ayudarte siempre que lo necesites.

Errores que se producen en los Comités de las empresas

Conozcamos los principales errores:

Falta de agilidad

En muchos casos la tramitación de asuntos se eterniza y se producen retrasos que tienen consecuencias fatales para la empresa y que podrían haberse evitado si se hubieran gestionado correctamente desde sus comienzos. Porque los retrasos en la toma de decisiones por parte de los comités puede implicar por ejemplo un time to market más elevado, por ello una de las consecuencias más graves, está relacionado con las pérdidas económicas o de oportunidad por no ser ágiles en la toma de decisiones.

Asuntos de libre generación sin priorizar

Si no está bien regulada la identificación y declaración de asuntos, o éstos se inician sin los documentos de acompañamiento necesarios, se comporta como un generador de ruido. A veces son enviados al lugar equivocado o no procede,  lo que genera trabajo administrativo y pérdidas de tiempo de los comités si llega a ellos.  Como el tiempo de los consejeros o participantes en los comités es escaso y caro, la priorización de los asuntos es clave. Así pues declarar los requisitos y criterio óptimo de tramitación para cada tipo de asunto resulta muy relevante para optimizar el tiempo.

Exigir presencia física y concurrente de los participantes

A lo que estamos acostumbrados es a reuniones presenciales con un binomio fijo formado por lugar-hora.  ¿Pero qué pasa con los participantes en otras localizaciones, ciudades, países…? El problema del lugar se puede resolver a través de videoconferencia y algún mecanismo complementario de firma diferida. Pero… ¿y la hora entre participantes de varios continentes?

Gestión no estructurada de Actas

El correo electrónico, y ya no quiero pensar si se usa el envío físico de documentos, es un mecanismo poco estructurado que requiere que cada gestor organice su propia  documentación. Pero ahora ya podemos dotar a los gestores de sistemas que organizan esta documentación y en relación a los asuntos tramitados  por comité decisor.

Falta de seguimiento de tareas y de memoria de tramitación

Un “capricho“ habitual de los gestores es solicitar tareas por inconcreción del asunto o bien por requerir información complementaria para su tramitación. Hasta aquí, todo bien, pero… ¿quién sabe en qué estado está cada una de esas tarea solicitadas?.

La respuesta habitual es “eso lo sabe el señor/a X”. Pero,…¿ qué pasa cuando está ausente , no localizable, de vacaciones,…. o ya jubilado?  Y…  ¿se asocian automáticamente los resultados de estas tareas al asunto tratado? ¿Dónde reside la memoria de tramitación?

Si no utilizas un Sistema de Gestión de Comités estás perdiendo dinero

En Cibernos siempre ofrecemos soluciones a las empresas con el objetivo de afrontar diferentes problemáticas. En esta ocasión, queremos que conozcas la importancia de hacer una correcta gestión de los comités en las empresas.

Sistema de Gestión de Comités

¿Por qué afirmamos que si no utilizas un Sistema de Gestión de Comités estás perdiendo dinero?  Porque en la mayoría de los casos no se realiza una correcta gestión de los mismos.

En Cibernos ofrecemos a nuestros clientes las mejores soluciones y somos líderes en la implantación de esta solución que ofrece soluciones concretas para evitar los errores enumerados.

¿Por qué nuestra propuesta es la mejor solución?

Disponemos de distintas soluciones colaborativas enfocadas a resolver las problemáticas de las empresas, como es el caso de nuestro producto de Gestor de Comités. Se trata de una solución pensada para la toma de decisiones en grandes empresas, donde los asuntos se pueden generar manualmente o incluso estar generados por otro sistema informático.

¿Por qué se mejora la gestión de asuntos y comités?

Con  nuestra metodología se establece un entorno estructurado de trabajo colaborativo que aporta las siguientes ventajas:

• El propio sistema se constituye en memoria de tramitación de la organización
• Se elimina en gran manera la dependencia de personas concretas.
• Se agilizan los procesos.
• Se tramitan de forma
• La documentación y actas está organizada para su fácil localización y consulta.
• Los participantes tienen más alternativas a “lugar-hora” que generan un gran ahorro en desplazamientos, viajes y coste personal.
• Facilita el seguimiento de las tareas en relación a asuntos pendientes de decisión.
• Y se facilita y automatiza el flujo de asuntos entre comités.

En Cibernos queremos que los comités de tu empresa se gestionen sin esos errores, que se pueden evitados con una metodología adecuada y un adecuado sistema de soporte. 

Si quieres obtener más información sobre nuestras soluciones colaborativas y cómo pueden ayudarte en tu empresa, pulsa este enlace.

¿Podemos ayudarte? Cuéntanos tu caso y en Cibernos te asesoraremos sin compromiso.