5 costes ocultos en la implantación de un BPM

Un 32% de empresas reconoce abiertamente tener dificultades para medir el retorno de la inversión (ROI) de su Business Process Management (BPM). Y una de las dificultades para determinar en qué medida una solución de gestión de procesos está proporcionando los beneficios esperados se deben a los costes ocultos en la implementación de un BPM. Pero los sobrecostes no previstos pueden tener consecuencias peores para las empresas que las dificultades para calcular el ROI: pueden conducir el proyecto de implementación al fracaso. ¿Cómo se puede evitar esta situación?.

El gran problema de los proyectos de implementación de software empresarial como el BPM es la gran complejidad a la que nos enfrentamos. De no ser por los beneficios que supone para las empresas la optimización de sus procesos y el impacto positivo que tienen en la cuenta de resultados, nadie se embarcaría en proyectos como estos.

Pero si las cosas salen bien, los beneficios para la organización son sustanciales y permiten a la empresa ser más competitiva en mercados cada vez más competitivos e inestables.

La mejor forma de evitar los costes ocultos en la implantación de un BPM es conocer su origen y es lo que me gustaría explicarte hoy.

Los costes ocultos en la implantación de un BPM, ¿cuáles son?

Como verás, la mayoría de problemas que acaban en sobrecostes ocultos pueden prevenirse desde las primeras fases del proyecto una vez se conoce su origen. Pero no quiero precipitarme; veámoslo paso a paso.

1. Tiempo y recursos de personal de la empresa

Además del equipo de técnicos de tu socio tecnológico, tendrás que destinar recursos y personal propios.

Este es un coste que no aparece en la factura de la empresa que va a llevar a cabo la implantación del BPM de la empresa, aunque lo lógico es que te informen de ello en la fase de consultoría.

2. Incidencias y problemas técnicos que retrasan el proyecto

Que surjan problemas técnicos e incidencias durante la implantación del nuevo sistema es normal. En estos proyectos siempre se aplica un porcentaje extra para cubrir el tiempo de demora y los costes añadidos de las incidencias que puedan surgir. Puede ser un 10 o un 15%, etc., depende de las características de la empresa y del proyecto.

Pero si las previsiones no se cumplen, los imprevistos pueden aumentar fatídicamente el coste total del proyecto.

La experiencia es la única vacuna para este tipo de problemas de salud en un proyecto de implementación de software empresarial. Si has elegido bien al proveedor del servicio, las probabilidades de que los costes ocultos se incrementen en una incidencia tras otra es mucho menor.

3. Atrasos en el proyecto

El tiempo es quizá la mayor fuente de costes ocultos en un proyecto de implantación de un BPM. Los atrasos, las incidencias, los ajustes…

Para cualquier negocio, el tiempo es oro y el time to market es fundamental.

Que los tiempos se dilaten es hasta cierto punto normal, pero en esto, tu socio en la implementación debe ser lo más realista y transparente posible.

4. Incremento de personal técnico para cumplir plazos

Una vez sumidos en un escenario de retrasos importantes en el proyecto, la tentación de meter a más gente en el proyecto para agilizarlo puede producir justo el efecto contrario. Es decir, atrasar todavía más la implementación del BPM y, por tanto, aumentar notablemente los sobrecostes.

Este fenómeno es conocido en el mundo de los proyectos informáticos como la Ley de Brooks.

Aunque no es una ley física como la de la gravedad, la Ley de Brooks se cumple en muchos casos, por dos razones:

• El personal que se incorpora al proyecto necesita tiempo para ponerse al día, y al hacerlo retrasan a sus compañeros.
• El trabajo de coordinación y gestión del trabajo aumenta con el número de personas, y eso también consume tiempo.

En la mayoría de los casos, lo mejor es resistir la tentación de ampliar el equipo, o incorporar los refuerzos antes de que se hayan cumplido los plazos y no después.

5. Formación insuficiente

El entrenamiento de los empleados es una de esas cosas que a menudo hacemos por ahorrar, y que acaban convirtiéndose en un coladero por donde se fugan el dinero en forma de costes ocultos.

La formación insuficiente es uno de los principales motivos de la baja adopción de las plataformas y sistemas de software empresarial por parte del personal de la empresa.

Los empleados deben recibir toda la instrucción y el apoyo necesarios para que la transición hacia el nuevo sistema sea lo menos “traumática” posible. De lo contrario, muchos empleados no utilizarán el software BPM y en el peor de los casos podrían boicotear todo el proyecto.

Ahora ya conoces los costes ocultos que suelen producirse en la implantación de un BPM, y cómo puedes evitarlos. Pero hay algo más que puedes hacer: confiar en las metodologías agile de desarrollo rápido de software.

Con ellas recibirás software funcional de forma periódica que podrás ir validando mientras tiene lugar la implementación final, mejorarás notablemente la alineación entre lo especificado y lo programado y reducirás significativamente el tiempo de desarrollo, que de uno u otro modo es la principal fuente de costes ocultos para todo proyecto de implantación de software.

Y si tienes alguna duda sobre la implementación de BPM con metodologías agile, no dudes en consultarme. El desarrollo de soluciones BPM es una de nuestras especialidades en AgilePlan.