Informe del estado del BPM en 2016

Qué soluciones aportamos

Ha llegado a mis manos el informe sobre BPM 2016, elaborado por Paul Harmon y realizado a partir de una encuesta a empresas de América, Europa y Oceanía  sobre conceptos y uso de la tecnología BPM titulado "The State of Business Process Management 2016" y publicado por BPTrends.

De este estudio se deducen varias conclusiones que iremos comentando. Para empezar, los objetivos que las empresas han declarado como prioritarios para una implantación BPM son por este orden:

• Ahorro de costes
• Mejora de la satisfacción del cliente
• Mejora de los productos existentes

Y otro objetivo, que a mí me ha parecido relevante y que se deduce de otras respuestas:

• Adaptar el ERP, u otro producto comercial existente, a las necesidades y la forma de trabajar de la Organización o bien para añadirle alguna funcionalidad no contemplada por él.

Estos objetivos parecen razonables y compartibles por los que estamos en el mundo de la gestión por procesos. En relación al cuarto objetivo, en Cibernos hemos hecho varios proyectos de ampliación de funcionalidad de un ERP y también con el objetivo de ofrecer al usuario una interfaz única para el acceso a varios sistemas.

Desde el punto de vista de su mantenimiento, la encuesta dice que los procesos automatizados se mantienen básicamente con un enfoque que se orienta mayoritariamente al "rediseño de procesos" en vez de a la “mejora continua” de los procesos, es decir en generar nuevas versiones del proceso acumulando varios cambios, que a veces tardan en exceso en implementarse, frente a al enfoque más dinámico de cambiarlos en cuanto hace falta (“versión única”).

La dinámica del rediseño es la forma que normalmente aplican los departamentos TIC al desarrollo de aplicaciones y no es para nada síncrono con las necesidades de la empresa. De ahí que sus usuarios se quejen de:

• Alta inadaptación a sus necesidades, lo que muchas veces convierte  paradójicamente en enemigo a algo que les debería ayudar.
• Disponen de escasa documentación y poco actualizada de los procesos existentes.
• También destacan los usuarios que disponen de poca formación para diseñar y mantener procesos de negocio.

Otra autocrítica que casi todas las empresas comparten es que esta disciplina no la aplican de forma transversal en la empresa, sino que se respetan los ámbitos de competencia existentes (áreas, departamentos, ...) y no se diseña con una visión completa de la cadena de valor.

¿Qué podemos aportar desde Cibernos con nuestra plataforma BPM PLAN para ayudar a estos comentarios y críticas?

Para responder a esta pregunta nos apoyamos  en estos  tres pilares:

AGILIDAD

La Metodología Ágil utilizada, y no solo en el desarrollo de los procesos de negocio, sino también y más importante aplicarla al mantenimiento de procesos con el objetivo de que permanezcan  en constante sincronismo con las necesidades de la entidad.  Esta labor la realizamos de la mano, y de forma muy estrecha, con los usuarios.

Obviamente, para ello hace falta una plataforma BPM adecuada que permita realizar esos cambios de una forma fácil y que las implantaciones puedan ser graduales para el conjunto de usuarios y sin causarles interferencias  en su trabajo.

INDEPENDENCIA

Se logra extrayendo de la programación más  técnica los elementos más volátiles del negocio, de forma que éstos puedan ser mantenidos por los propios usuarios, bien sea con el uso de reglas de negocio o motores de cálculo  "programados" por ellos mismos.

Los usuarios de forma autónoma pueden  adaptar y modificar  textos, etiquetas , fases  y  nombres de decisiones en todos los idiomas utilizados por los procesos.

FLEXIBILIDAD / INTEGRACION

No quiero dejar de comentar que uno de los objetivos que se habían detectado, era el de complementar y/o adaptar el ERP corporativo a las necesidades de la empresa con soluciones BPM. De ahí que muchas veces, el añadir esa transversalidad entre departamentos de la que esos productos carecen, es objetivo muy importante por sí mismo y que se puede plantear fácilmente con plataformas BPM flexibles e integrables con otros productos comerciales o con aplicaciones corporativas.

Otro aspecto que me ha llamado la atención de este estudio es el alto porcentaje (65%) de empresas que diseñan los procesos con herramientas de dibujo, tipo Visio o PowerPoint. Con este tiempo empleado en dibujar, PLAN facilitaría de forma automática un prototipo operativo con el que dar validez al diseño e ir gradualmente y de forma iterativa, detallando la funcionalidad requerida.

CONCLUSIONES

Las mejoras organizativas y de eficiencia, que lleva consigo la automatización de procesos de negocio, son evidentes.

Por ello hay que intentar que estos beneficios no se circunscriban exclusivamente a un departamento  o área. Identifiquemos la cadena de valor, lo más  completa posible,  y automaticémosla. Si ésta discurre por varias áreas o departamentos, entonces mucho mejor porque la Organización ganará en normalización y en cohesión.

Por supuesto, no debemos olvidar la gran importancia de la metodología y de las herramientas utilizadas para asegurar, con especial relevancia en este punto, el constante alineamiento entre los procesos y las necesidades del negocio en cada momento, para que los procesos automatizados se conviertan en los mejores aliados de los usuarios y, por ende, de la Organización.

Eliseo Martín

Innovación y Desarrollo Tecnológico (Cibernos)

Diagrama BPM